Công văn 1727/TCT-QLRR hướng dẫn Quy chế mẫu trao đổi thông tin hóa đơn điện tử

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Căn cứ quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Quy trình quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) ban hành theo Quyết định 1447/QĐ-TCT ngày 05/10/2021, Tổng cục Thuế hướng dẫn áp dụng Quy chế mẫu về việc trao đổi thông tin HĐĐT với các Cơ quan/Tổ chức bên ngoài, cụ thể như sau:

1. Về căn cứ pháp lý: tại Luật Quản lý thuế và Nghị định hướng dẫn Luật đã có quy định về việc Cơ quan thuế có trách nhiệm tổ chức việc thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) HĐĐT; CSDL này phục vụ công tác quản lý thuế và được cung cấp cho các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để thay thế hóa đơn giấy trong công tác quản lý, cụ thể như sau:

- Khoản 1 và khoản 4 Điều 93 về Cơ sở dữ liệu về HĐĐT tại Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019 quy định:

“1. Cơ quan thuế có trách nhiệm tổ chức xây dựng, quản lý và phát triển cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật của hệ thống thông tin về hóa đơn; tổ chức thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn và bảo đảm duy trì, vận hành, bảo mật, bảo đảm an ninh, an toàn hệ thống thông tin về hóa đơn; xây dựng định dạng chuẩn về hóa đơn.

Cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử được sử dụng để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho tổ chức, cá nhân có liên quan.

...

4. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập, tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.”.

- Khoản 1 Điều 46 về Đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ quy định như sau:

“1. Tổng cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương. Cục Thuế, Chi cục Thuế cung cấp thông tin đối với đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp.”.

- Điều 17 Quy trình quản lý hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 1447/QĐ-TCT ngày 05/10/2021 của Tổng cục Thuế quy định về quản lý và cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân sử dụng thông tin trên Cổng thông tin HĐĐT có nêu việc phê duyệt quy chế cung cấp thông tin HĐĐT giữa Cơ quan thuế và đơn vị/tổ chức theo đề nghị của các đơn vị/tổ chức.

2. Về mục đích ban hành Quy chế mẫu: Quy chế mẫu nhằm hướng dẫn Cơ quan thuế các cấp thực hiện thống nhất việc cung cấp thông tin HĐĐT theo quy định tại Luật, Nghị định và Quyết định 1447/QĐ-TCT về việc ban hành Quy trình quản lý hóa đơn điện tử; đồng thời, tổ chức triển khai công tác thu thập thông tin về sai phạm liên quan đến HĐĐT từ các Cơ quan/Tổ chức bên ngoài phục vụ công tác quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

3. Hướng dẫn áp dụng Quy chế mẫu

Căn cứ theo quy định tại Luật, Nghị định và Quy trình quản lý hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 1447/QĐ-TCT , Cơ quan thuế áp dụng quy chế mẫu theo hướng dẫn sau:

- Khi Cơ quan/Tổ chức bên ngoài có yêu cầu cung cấp thông tin HĐĐT, Cơ quan thuế xem xét các quy định liên quan về chức năng nhiệm vụ, mục đích sử dụng thông tin HĐĐT của Cơ quan/Tổ chức bên ngoài. Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin HĐĐT phù hợp theo quy định, Cơ quan thuế và Cơ quan/Tổ chức bên ngoài trao đổi thống nhất nội dung cụ thể liên quan đến thông tin trao đổi theo các mục nêu tại Quy chế mẫu, đảm bảo phù hợp yêu cầu quản lý nhà nước, chức năng, nhiệm vụ, mục đích sử dụng và phù hợp với điều kiện về hệ thống CNTT, điều kiện trao đổi thông tin hiện tại.

- Khi dự thảo quy chế trao đổi thông tin HĐĐT với Cơ quan/Tổ chức bên ngoài, Cơ quan thuế lưu ý các nguyên tắc sau:

+ Đưa cụ thể tên các Cơ quan/Tổ chức bên ngoài áp dụng Quy chế vào nội dung dự thảo.

+ Giữ theo khung nội dung của Quy chế mẫu (phần chữ đứng); Điền thông tin phù hợp theo phần chữ in nghiêng trong ngoặc nhọn (<>).

+ Khi đưa nội dung vào quy chế cần lưu ý tuân theo các quy định nêu tại ghi chú cuối trang (footnote).

+ Để đảm bảo có chức năng đáp ứng việc tra cứu thông tin qua Cổng thông tin HĐĐT, Cục Thuế/Chi cục Thuế/Chi cục Thuế khu vực có trách nhiệm rà soát thực trạng ứng dụng và gửi dự thảo Quy chế tới Tổng cục Thuế (Cục CNTT, Ban QLRR) trước khi ký Quy chế.

Tổng cục Thuế gửi kèm Quy chế mẫu để các Cục Thuế nghiên cứu, thực hiện./.

QUY CHẾ MẪU

về việc trao đổi thông tin Hóa đơn điện tử giữa Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế/Chi cục Thuế khu vực và Cơ quan/Tổ chức bên ngoài1

Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019;

Căn cứ quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ;

Căn cứ quy định tại Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của Cơ quan Nhà nước;

Căn cứ quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ;

Căn cứ Quyết định số ... quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế/Chi cục Thuế khu vực...;

Căn cứ Quyết định số ... quy định chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan/Tổ chức bên ngoài;

Căn cứ nhu cầu hợp tác giữa Cơ quan Thuế và Cơ quan/Tổ chức bên ngoài trong việc phối hợp công tác và trao đổi thông tin hóa đơn điện tử;

Cơ quan Thuế và Cơ quan/Tổ chức bên ngoài thống nhất Quy chế về việc trao đổi thông tin Hóa đơn điện tử với những nội dung như sau:

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc cung cấp thông tin Hóa đơn điện tử và thu thập thông tin sai phạm liên quan đến Hóa đơn điện tử (sau đây gọi tắt là HĐĐT) giữa Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế/Chi cục Thuế khu vực (sau đây gọi chung là Cơ quan Thuế) và Cơ quan/Tổ chức bên ngoài2, gồm:

1. Trao đổi thông tin HĐĐT do Cơ quan Thuế cung cấp và thông tin sai phạm liên quan đến HĐĐT do Cơ quan/Tổ chức bên ngoài cung cấp.3

2. Phối hợp công tác giữa hai Cơ quan trong quá trình thực hiện quản lý nhà nước theo quy định.4

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế/Chi cục Thuế khu vực và Cơ quan/Tổ chức bên ngoài.

Điều 3. Nguyên tắc áp dụng

1. Việc phối hợp, trao đổi, cung cấp thông tin giữa hai cơ quan căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý của Cơ quan Thuế và Cơ quan/Tổ chức bên ngoài theo quy định của pháp luật.

2. Thông tin HĐĐT do Cơ quan Thuế cung cấp để phục vụ các hoạt động quản lý của Cơ quan/Tổ chức bên ngoài theo đúng chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu phục vụ người dân, doanh nghiệp, tuân thủ quy định của pháp luật trong việc quản lý và sử dụng thông tin HĐĐT.

3. Cơ quan/Tổ chức bên ngoài không thực hiện thu thập, tổ chức thu thập lại thông tin HĐĐT hoặc yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp thông tin HĐĐT trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính nếu những thông tin này đã được Cơ quan Thuế cung cấp theo tiêu chuẩn, quy chuẩn thống nhất từ hệ thống quản lý hóa đơn điện tử, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Thông tin, dữ liệu trao đổi giữa hai Cơ quan phải đảm bảo tính cập nhật, chính xác và đầy đủ theo quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về hóa đơn điện tử. Thông tin được sử dụng đúng mục đích nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của hai Cơ quan, không cung cấp thông tin cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của bên chủ quản thông tin.

5. Hai Cơ quan thực hiện công tác bảo mật thông tin theo quy định tại Điều 99 Luật quản lý thuế.

Chương II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Nội dung trao đổi thông tin

1. Thông tin do Cơ quan Thuế cung cấp:

a) Cơ quan Thuế cung cấp thông tin HĐĐT gồm các thông tin sau: ...5

6. Ví dụ như sau:

> 

b) Thời gian sử dụng: ...7

2. Thông tin do Cơ quan/Tổ chức bên ngoài cung cấp cho Cơ quan Thuế, bao gồm:

a) Thông tin sai phạm liên quan đến HĐĐT: ...

a.1) Hàng hóa lưu thông trên thị trường không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ;

a.2) Hàng hóa lưu thông trên thị trường không đúng theo thông tin trên hóa đơn về số lượng, loại hàng hóa, đơn giá, giá trị,....;

a.3) Sử dụng không hợp pháp hóa đơn/sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo kết luận của Cơ quan có thẩm quyền.>

b) Thông tin liên quan đến HĐĐT khác: ...

b.1) Giá trên các hóa đơn của cùng một mặt hàng có sự chênh lệch lớn;

b.2) Thông tin DN có hành vi bán hàng không xuất hóa đơn;

b.3) Thông tin DN có dấu hiệu mua bán hóa đơn (doanh thu bán hàng tăng gấp nhiều lần vốn điều lệ đăng ký), hàng hóa không phù hợp với ngành nghề đã đăng ký...>

3. Phạm vi thông tin: 8

a) Phạm vi thông tin HĐĐT Cơ quan Thuế cung cấp cho Cơ quan/Tổ chức bên ngoài: ...

a.1) Đối với Cơ quan Công an: theo phạm vi NNT thuộc chức năng quản lý thuế theo địa bàn, có thể giới hạn tra cứu theo phạm vi thời gian đối với một số nội dung theo quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 4 Quy chế này.

a.2) Đối với Cơ quan Quản lý thị trường: phạm vi toàn quốc, giới hạn thời gian tra cứu phù hợp với mục đích “kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường”.

a.3) Thông tin liên quan thực hiện theo hồ sơ, vụ việc theo quy định tại khoản 2, Điều 99 Luật Quản lý thuế về hoạt động tố tụng: tra cứu cụ thể theo số HĐĐT.>

b) Phạm vi thông tin sai phạm liên quan đến HĐĐT Cơ quan/Tổ chức bên ngoài cung cấp cho cơ quan Thuế: ...

Điều 5. Hình thức trao đổi thông tin

1. Cơ quan Thuế cung cấp thông tin HĐĐT cho Cơ quan/Tổ chức bên ngoài qua hình thức:

a) Sử dụng tài khoản truy cập tra cứu trên Cổng thông tin HĐĐT hoặc tra cứu trên ứng dụng HĐĐT qua điện thoại.9 123/2020/NĐ-CP và chi tiết tại mẫu số 01/CCTT-ĐK về đăng ký mới hoặc bổ sung tài khoản truy cập được kèm theo quy chế này.>

b) Hình thức khác:10 ... 123/2020/NĐ-CP .>

2. Cơ quan/Tổ chức bên ngoài cung cấp thông tin cho Cơ quan Thuế theo hình thức:

a) Trao đổi điện tử qua hệ thống công nghệ thông tin: ... 11

b) Trao đổi trực tiếp: ...

Điều 6: Đầu mối trao đổi, cung cấp thông tin

1. Các đầu mối của Cơ quan Thuế, bao gồm: ...

- Ban QLRR là đơn vị đầu mối của các đơn vị/tổ chức cấp Trung ương.

- Bộ phận tiếp nhận dữ liệu (đối với Cục Thuế và Chi cục Thuế/Chi cục Thuế khu vực) là đơn vị đầu mối của các đơn vị/tổ chức đồng cấp.>

2. Các đầu mối của Cơ quan/ Tổ chức bên ngoài, bao gồm: ...

Điều 7: Đăng ký và sử dụng thông tin

1. Việc đăng ký, bổ sung, chấm dứt sử dụng thông tin HĐĐT của Cơ quan/Tổ chức bên ngoài thực hiện theo quy định tại Điều 49 Mục 2, Chương IV Nghị định số 123/2020/NĐ-CP .

2. Việc tra cứu, cung cấp, khai thác và sử dụng thông tin HĐĐT của Cơ quan thuế thực hiện theo quy định tại Điều 44, Điều 45, Điều 46, Điều 47, Điều 48 và Điều 51 Mục 2, Chương IV Nghị định số 123/2020/NĐ-CP .

3. Tổng cục Thuế thực hiện việc thu hồi tài khoản truy cập, chấm dứt việc cung cấp thông tin HĐĐT cho Cơ quan/Tổ chức bên ngoài theo quy định tại Điều 50 Mục 2, Chương IV Nghị định số 123/2020/NĐ-CP .

4. Việc thu thập, tra cứu, sử dụng thông tin sai phạm liên quan đến HĐĐT do các Cơ quan/Tổ chức bên ngoài cung cấp cho Cơ quan thuế thực hiện theo quy định về quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

Điều 8. Thời hạn cung cấp thông tin.12

1. Việc cung cấp thông tin hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 51 Mục 2, Chương IV Nghị định số 123/2020/NĐ-CP .

2. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi ký Quy chế này, Cơ quan Thuế cung cấp thông tin tài khoản, quyền sử dụng tài khoản để tra cứu thông tin HĐĐT trên Cổng thông tin HĐĐT.

3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi xác định thông tin sai phạm liên quan đến HĐĐT, Cơ quan/ Tổ chức bên ngoài cung cấp cho Cơ quan Thuế theo các hình thức tại Điều 5 Quy chế này.

Điều 9. Xử lý sự cố thông tin

1. Trường hợp có sự cố gây ảnh hưởng đến việc cung cấp, trao đổi thông tin HĐĐT qua Cổng thông tin HĐĐT, Cơ quan/Tổ chức bên ngoài có trách nhiệm thông báo cho Cơ quan Thuế qua hình thức trao đổi trực tiếp phù hợp (văn bản, thư điện tử, tin nhắn điện thoại).

2. Trường hợp hệ thống cung cấp thông tin sai phạm liên quan đến HĐĐT của Cơ quan/Tổ chức bên ngoài (nếu có) gặp sự cố, Cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo cho Cơ quan/Tổ chức bên ngoài chủ quản thông tin để khắc phục sự cố qua hình thức trao đổi trực tiếp phù hợp (văn bản, thư điện tử, tin nhắn điện thoại).

3. Trong thời gian sự cố chưa được xử lý, hai Cơ quan thống nhất hình thức trao đổi thông tin phù hợp theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 5 để đảm bảo đáp ứng yêu cầu công tác.

Chương III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của Cơ quan Thuế

1. Cơ quan Thuế có trách nhiệm trao đổi, cung cấp thông tin HĐĐT cho Cơ quan/Tổ chức bên ngoài theo quy định tại Điều 52 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP .

2. Trường hợp nhận được thông tin sai phạm liên quan đến HĐĐT, Cơ quan Thuế có trách nhiệm thông báo, phối hợp với Cơ quan Thuế các cấp và Cơ quan/Tổ chức bên ngoài để xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Trách nhiệm của Cơ quan/Tổ chức bên ngoài

1. Cơ quan/Tổ chức bên ngoài có trách nhiệm thực hiện theo quy định về trách nhiệm của bên sử dụng thông tin tại Điều 53 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP .

2. Cơ quan/Tổ chức bên ngoài có trách nhiệm cung cấp kịp thời các thông tin sai phạm liên quan đến HĐĐT cho Cơ quan Thuế nhằm thực hiện chức năng phân tích rủi ro trong quản lý thuế theo quy định.

Điều 12. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

2. Thủ trưởng các đơn vị liên quan thuộc Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế/Chi cục Thuế khu vực và Cơ quan/Tổ chức bên ngoài chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này./.