Quyết định 2423/QĐ-TCT ban hành Quy trình quản lý hóa đơn

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN

-----------

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 106/2010/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 108/2010/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế thuộc Tổng cục Thuế;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tài vụ Quản trị, Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình Quản lý hóa đơn, thay thế Quy trình nghiệp vụ quản lý, sử dụng hóa đơn ban hành tại Quyết định số 1126 TCT/QĐ/AC ngày 12/7/2001 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế và các nội dung về quản lý hóa đơn nêu tại Quy trình Quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính ban hành kèm theo Quyết định số 44 TCT/QĐ/TVQT ngày 25/01/2005 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2011. Thủ trưởng các Vụ và đơn vị tương đương thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ HÓA ĐƠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2423/QĐ-TCT ngày 23/11/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần thứ nhất. QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH

- Tăng cường tính hiệu quả đối với việc quản lý hóa đơn, góp phần đề cao ý thức tự giác chấp hành pháp luật về thuế và chế độ kế toán của các tổ chức, cá nhân khi mua, bán hàng hóa, dịch vụ.

- Quy trình quản lý hóa đơn áp dụng thống nhất trong toàn quốc, góp phần cải cách thủ tục hành chính thuế.

II. YÊU CẦU

- Phân định rõ trách nhiệm quản lý, kiểm tra theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ quan thuế đối với công tác quản lý hóa đơn.

- Quy định các bước công việc cụ thể trong quy trình Quản lý hóa đơn để cán bộ thuế thực hiện thống nhất, đúng trách nhiệm, đúng quyền hạn.

III. PHẠM VI ÁP DỤNG:

- Quy trình quản lý hóa đơn được áp dụng thống nhất trong cơ quan Thuế các cấp (Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế).

- Các bộ phận trong cơ quan Thuế tham gia thực hiện Quy trình:

1. Phòng Quản lý ấn chỉ thuộc Vụ Tài vụ - Quản trị - Tổng cục Thuế, Bộ phận Ấn chỉ thuộc Đại diện Văn phòng Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh; Phòng Quản lý ấn chỉ thuộc Cục Thuế thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh; Bộ phận Ấn chỉ thuộc Phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Cục Thuế; Bộ phận Ấn chỉ thuộc Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế (Bộ phận ấn chỉ).

2. Phòng Kế hoạch Tài chính, Phòng Tài vụ thuộc Vụ Tài vụ - Quản trị - Tổng cục Thuế, Bộ phận Hành chính - Quản trị thuộc Đại diện Văn phòng Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh; Phòng Tài vụ thuộc Cục Thuế thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh; Bộ phận Tài vụ thuộc Phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Cục Thuế; Bộ phận Tài vụ thuộc Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế (Bộ phận Tài vụ).

3. Bộ phận Hành chính thuộc Phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Cục Thuế; Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế. Phòng Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế thuộc Cục Thuế; Đội Tuyên truyền và hỗ trợ người nộp thuế thuộc Chi cục Thuế (Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế).

4. Phòng Thanh tra Thuế, Phòng Kiểm tra Thuế, Phòng Kiểm tra nội bộ thuộc Cục Thuế; Đội Kiểm tra Thuế, Đội Kiểm tra nội bộ thuộc Chi cục Thuế (Bộ phận Kiểm tra).

5. Cục Công nghệ Thông tin thuộc Tổng cục Thuế; Phòng Tin học thuộc Cục Thuế; Đội Kê khai - Kế toán thuế và Tin học thuộc Chi cục Thuế (Bộ phận Tin học).

- Nguyên tắc phối hợp quản lý:

Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh có chi nhánh ở khác địa phương (khác quận, huyện hoặc tỉnh) thì cơ quan Thuế nơi tổ chức, cá nhân đó đóng trụ sở chính có trách nhiệm liên hệ với các cơ quan thuế liên quan để cung cấp, trao đổi thông tin, phối hợp quản lý. Cơ quan Thuế nơi tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt chi nhánh có trách nhiệm phối hợp cùng cơ quan Thuế quản lý trực tiếp các tổ chức, cá nhân kinh doanh nêu trên trong việc cung cấp thông tin về sử dụng hóa đơn theo các quy định tại Quy trình này.

- Các mẫu hóa đơn, chứng từ, các biểu mẫu báo cáo, sổ sách theo dõi tình hình in ấn, phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn được thực hiện theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính và theo Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định ban hành Quy trình này.

IV. CÁC NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH:

1. Quản lý hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in do cơ quan Thuế phát hành.

2. Quản lý hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in do các tổ chức, cá nhân kinh doanh phát hành.

3. Quản lý hoạt động nhận in hóa đơn của các doanh nghiệp in.

4. Theo dõi hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mang theo.

5. Xác minh nguồn gốc phát hành hóa đơn, phối hợp thanh tra, kiểm tra hóa đơn.

Phần thứ hai. NỘI DUNG QUY TRÌNH

A. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐẶT IN, TỰ IN DO CƠ QUAN THUẾ PHÁT HÀNH

I. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐẶT IN

1. Lập danh mục hóa đơn

Tổng cục Thuế xây dựng danh mục hóa đơn sử dụng thống nhất cho Cục Thuế các tỉnh thành phố. Danh mục loại hóa đơn là 6 ký tự đầu của ký hiệu mẫu hóa đơn, tên loại hóa đơn.

Cục Thuế căn cứ danh mục loại hóa đơn do Tổng cục Thuế quy định, xây dựng danh mục ký hiệu mẫu hóa đơn để sử dụng chung cho Cục Thuế và các Chi cục Thuế trực thuộc. Danh mục mẫu hóa đơn bao gồm: Ký hiệu mẫu hóa đơn (Mẫu số hóa đơn), tên hóa đơn, đơn vị tính, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn/ký hiệu, giá bán, giá thanh toán với Cục Thuế, loại ấn chỉ (bán).

2. Lập kế hoạch sử dụng hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Chi cục Thuế thực hiện:

- Căn cứ số lượng hóa đơn các loại còn tồn kho đầu năm; số lượng hóa đơn nhận 9 tháng đầu năm; số lượng hóa đơn đã bán 9 tháng đầu năm; số lượng hóa đơn tồn kho đến ngày 30/9 để ước tính nhu cầu sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân (thuộc diện được mua hóa đơn) cho năm sau. Lập kế hoạch sử dụng cho năm sau (mẫu số: KH01/AC), trình lãnh đạo Chi cục Thuế phê duyệt và gửi Cục Thuế chậm nhất là ngày 05/10.

- Trường hợp trong năm sau có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng hóa đơn của các tổ chức, hộ kinh doanh (thuộc diện được mua hóa đơn) thì căn cứ số lượng hóa đơn các loại còn tồn kho 6 tháng đầu năm sau để lập kế hoạch sử dụng (bổ sung) theo mẫu số KH01/AC trình lãnh đạo Chi cục Thuế ký duyệt trước ngày 05/7.

- Nhập kế hoạch sử dụng hóa đơn cho năm sau và kế hoạch bổ sung vào chương trình Quản lý hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc lập và truyền kế hoạch sử dụng, kế hoạch sử dụng hóa đơn bổ sung năm sau lên Cục Thuế.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Việc lập kế hoạch sử dụng hóa đơn tại Văn phòng Cục Thuế cho năm sau và kế hoạch bổ sung được thực hiện tương tự cấp Chi cục Thuế.

- Nhập kế hoạch sử dụng hóa đơn cho năm sau và kế hoạch bổ sung của toàn tỉnh vào chương trình Quản lý hóa đơn.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc lập và tổng hợp kế hoạch sử dụng, kế hoạch sử dụng hóa đơn bổ sung năm sau của toàn Cục Thuế.

3. Lập kế hoạch in hóa đơn

3.1. Các loại hóa đơn, sổ quản lý hóa đơn do Cục Thuế đặt in:

- Hóa đơn giá trị gia tăng: 01GTKT3/001.

- Hóa đơn bán hàng: 02GTTT3/001.

- Các loại hóa đơn khác (tem, vé, thẻ, …), chứng từ khác (Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: 03XKNB; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: 04HGDL) nếu các tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc diện được mua hóa đơn có nhu cầu.

- Sổ mua hóa đơn, mẫu số: ST22/AC.

Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: 03XKNB; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, mẫu số: 04HGDL do Cục Thuế in và phát hành được in thống nhất: 03 liên/số, 50 số/quyển, mỗi ký hiệu hóa đơn gồm 2.000 quyển (100.000 số).

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Căn cứ số lượng hóa đơn các loại tồn kho tại Cục Thuế, Chi cục Thuế; kế hoạch sử dụng hóa đơn của các Chi cục Thuế và Văn phòng Cục Thuế, xác định nhu cầu in các loại hóa đơn cho năm sau.

- Nhập số liệu về kế hoạch in hóa đơn của năm sau vào chương trình Quản lý hóa đơn. Chương trình hỗ trợ người sử dụng lập kế hoạch in hóa đơn, mẫu số: KH02/AC trình lãnh đạo Cục Thuế phê duyệt và truyền kế hoạch in hóa đơn năm sau lên Tổng cục Thuế. Thời gian lập và gửi kế hoạch in về Tổng cục Thuế chậm nhất là ngày 25/10.

- Trường hợp trong năm sau có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng hóa đơn, tổng hợp kế hoạch in hóa đơn (bổ sung) theo mẫu số KH02/AC trình lãnh đạo Cục Thuế ký duyệt, nhập vào chương trình Quản lý hóa đơn và gửi về Tổng cục Thuế chậm nhất là ngày 15/7.

Phòng Quản lý ấn chỉ (Vụ Tài vụ Quản trị) Tổng cục Thuế thực hiện:

- Tổng hợp kế hoạch in hóa đơn và kế hoạch in hóa đơn bổ sung của các Cục Thuế, xác định nhu cầu bổ sung kinh phí in hóa đơn trình lãnh đạo Tổng cục Thuế quyết định.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ tổng hợp kế hoạch in và kế hoạch in hóa đơn bổ sung của các Cục Thuế theo mẫu số KH02/AC.

3.2. Kế hoạch cấp kinh phí in ấn chỉ:

- Kinh phí in hóa đơn được cấp để các Cục Thuế tổ chức in hóa đơn, bán hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân thuộc diện được mua hóa đơn và thu hồi kinh phí in.

- Trường hợp có sự thay đổi tăng về nhu cầu sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân thuộc diện được mua hóa đơn làm số kinh phí in hóa đơn đã được cấp bị thiếu hụt, Chi cục Thuế lập Kế hoạch sử dụng hóa đơn (bổ sung), mẫu KH01/AC và gửi Cục Thuế. Cục Thuế tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn và kinh phí in của Văn phòng Cục và các Chi cục Thuế; từ Kế hoạch sử dụng hóa đơn (bổ sung), mẫu KH01/AC để lập biểu Kế hoạch cấp kinh phí in, mẫu KH02/AC và gửi Tổng cục Thuế.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc lập và gửi biểu Kế hoạch cấp kinh phí in, mẫu KH02/AC lên Tổng cục Thuế.

- Thời gian lập và gửi kế hoạch cấp kinh phí in, mẫu KH02/AC cùng thời gian với việc lập kế hoạch in hóa đơn bổ sung của từng cấp cơ quan Thuế.

Phòng Quản lý ấn chỉ (Vụ Tài vụ Quản trị) Tổng cục Thuế thực hiện:

Kiểm tra việc sử dụng, thu hồi kinh phí in hóa đơn và tổng hợp tình hình kinh phí in hóa đơn cần bổ sung của các Cục Thuế, lập các thủ tục cần thiết để trình Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính cấp bổ sung kinh phí, đảm bảo cho việc, phát hành hóa đơn của cơ quan Thuế.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc tổng hợp Kế hoạch cấp kinh phí in của các Cục Thuế theo mẫu số KH03/AC.

4. Chuẩn bị hợp đồng in hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ, Bộ phận tài vụ Cục Thuế thực hiện:

- Căn cứ kế hoạch in hóa đơn đã được lãnh đạo Cục Thuế phê duyệt để triển khai in theo các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

- Tham mưu cho lãnh đạo Cục Thuế về việc in hóa đơn theo đúng quy định:

+ Bộ phận Ấn chỉ có trách nhiệm tham mưu về kỹ thuật: Mẫu hóa đơn, giấy in, kích thước hóa đơn, kỹ thuật in, các biện pháp chống giả …, giá đặt in hóa đơn; dự thảo hợp đồng in, kiểm tra chất lượng hóa đơn đã in, nhập kho hóa đơn và thanh lý hợp đồng in.

+ Bộ phận Tài vụ có trách nhiệm thanh toán tiền theo thỏa thuận tại hợp đồng in hóa đơn.

- Nếu trong năm giá đặt in một loại hóa đơn thay đổi, hợp đồng in hóa đơn mới phải bắt đầu từ ký hiệu hóa đơn mới.

Ví dụ: Năm 2011, tại Cục Thuế tỉnh Bình Dương:

+) In lần 1: Giá đặt in 20.000đ/quyển, bắt đầu từ số 0000001 của ký hiệu 37AA/11P.

+) In lần sau trong cùng năm: Giá đặt in 25.000đ/quyển, bắt đầu từ số 0000001 của ký hiệu 37AB/11P.

- Phòng Quản lý ấn chỉ (Vụ Tài vụ Quản trị) có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra theo kế hoạch đối với các Cục Thuế trong công tác triển khai in hóa đơn theo đúng các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

5. Quản lý Hợp đồng in hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Nhận hợp đồng in vào chương trình Quản lý hóa đơn.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc ghi Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng in, mẫu số: HĐ01/AC.

- Căn cứ hợp đồng in, hóa đơn trả hàng, biên bản kiểm tra sản phẩm … Bộ phận Ấn chỉ cùng nhà in lập biên bản thanh lý hợp đồng trình lãnh đạo Cục Thuế duyệt và nhập vào chương trình Quản lý hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ in Sổ theo dõi ký hiệu ấn chỉ đã in, mẫu số: HĐ02/AC, Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, mẫu số: HĐ03/AC, Biểu tổng hợp số lượng ấn chỉ đã in, mẫu số: HĐ04/AC.

6. Thông báo phát hành hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Sau khi nhập kho hóa đơn đã in, lập Thông báo phát hành hóa đơn, mẫu số TB 02/AC (Phụ lục 3, ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính) trừ chương trình Quản lý hóa đơn, trình lãnh đạo Cục Thuế ký duyệt. Thời hạn thông báo phát hành hóa đơn: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ký thông báo phát hành và 05 ngày trước khi bán, cấp cho các tổ chức, cá nhân.

- Nhập ngày Thông báo phát hành vào chương trình Quản lý hóa đơn, chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ đưa Thông báo phát hành hóa đơn lên Trang Thông tin điện tử của ngành Thuế (Trang thông tin chung).

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế Cục Thuế thực hiện:

Trường hợp chưa được thực hiện việc đưa Thông báo phát hành hóa đơn lên Trang Thông tin điện tử của ngành Thuế thì Cục Thuế phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn do Cục Thuế đặt in, phát hành cho tất cả các Cục Thuế trong cả nước và các Chi cục Thuế trong tỉnh, thành phố trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày thông báo phát hành. Niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn tại các cơ sở trực thuộc Cục Thuế trong suốt thời gian Thông báo phát hành hóa đơn còn hiệu lực.

Phòng Quản lý ấn chỉ (Vụ Tài vụ Quản trị)/Cục Công nghệ thông tin Tổng cục Thuế thực hiện:

Phối hợp đưa các thông tin của Thông báo phát hành hóa đơn lên Trang Thông tin điện tử của ngành Thuế và Trang Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Trang thông tin nội bộ).

Trường hợp sau khi đã đưa thông tin Thông báo phát hành hóa đơn lên Trang thông tin điện tử của ngành thuế và trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, nếu phát hiện thông báo phát hành hóa đơn sai sót về loại, ký hiệu, từ số … đến số hóa đơn thì thực hiện:

- Lập biên bản ghi rõ lý do sai sót;

- Đánh dấu xóa bỏ thông báo phát hành đã đưa lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế và trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;

- Lập thông báo phát hành mới thay thế toàn bộ thông báo phát hành đã đánh dấu xóa bỏ theo đúng loại, ký hiệu, từ số … đến số hóa đơn cơ quan thuế đã lập hợp đồng in;

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ:

+ Đánh dấu xóa bỏ và cập nhật thông báo phát hành đã đưa lên Trang thông tin điện tử ngành Thuế và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

+ Lập Thông báo phát hành hóa đơn thay thế Thông báo phát hành, hóa đơn đã xóa bỏ theo đúng loại, ký hiệu, từ số … đến số do cơ quan thuế đã thông báo.

+ Truyền thông tin xóa bỏ thông báo phát hành đã đưa lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và các thông tin của Thông báo phát hành hóa đơn thay thế lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

7. Xác định giá bán hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Căn cứ để xác định giá bán hóa đơn do Cục Thuế đặt in: Khoản 1, Điều 10, Nghị định số 51/2010 ngày 14/5/2010 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Khoản 2, Điều 11, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ nêu trên quy định: "Hóa đơn do Cục Thuế đặt in được bán theo giá bảo đảm bù đắp chi phí gồm: giá đặt in và phí phát hành".

- Giá bán hóa đơn = Giá đặt in + Phí phát hành

- Phí phát hành = Giá đặt in x 25%, tương đương 20% giá bán hóa đơn.

- Giá đặt in hóa đơn ghi trong hợp đồng in là giá doanh nghiệp in hóa đơn giao hàng tại kho của Cục Thuế.

Trường hợp giá đặt in hóa đơn ghi trong hợp đồng in là giá giao hàng tại kho của doanh nghiệp in thì giá đặt in làm căn cứ để tính giá bán hóa đơn bao gồm: Giá đặt in trong hợp đồng và các chi phí vận chuyển hóa đơn từ kho doanh nghiệp in về kho cơ quan Thuế (Phải có chứng từ hợp lệ kèm theo).

- Giá bán hóa đơn được làm tròn số theo đơn vị: "Nghìn đồng". Nếu giá bán có số lẻ từ 500 đồng trở lên, được làm tròn thành 1.000 đồng. Nếu giá bán có số lẻ dưới 500 đồng thì không tính vào giá bán.

Ví dụ:

+) Giá bán tính được: 15.564 đ/quyển sẽ được làm tròn thành 16.000 đ.

+) Giá bán tính được: 15.464đ/quyển sẽ được làm tròn thành 15.000đ

8. Thông báo giá bán hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Giá bán hóa đơn do Bộ phận Ấn chỉ xác định.

- Lập Thông báo giá bán hóa đơn trình lãnh đạo Cục Thuế ký duyệt. Thông báo giá bán phải nêu cụ thể: Giá bán hóa đơn (đồng/quyển và đồng/số), ký hiệu hóa đơn và số thứ tự đầu tiên của số lượng hóa đơn áp dụng giá bán trong Thông báo. Thông báo giá bán hóa đơn phải được niêm yết công khai tại nơi bán hóa đơn của cơ quan Thuế các cấp.

- Nếu giá bán hóa đơn có thay đổi so với lần thông báo liền trước, phải lập tờ Thông báo giá bán hóa đơn (mới) trình lãnh đạo Cục Thuế ký.

- Giá bán hóa đơn từng loại được thực hiện thống nhất tại Cục Thuế và các Chi cục Thuế trực thuộc.

Phòng Quản lý ấn chỉ (Vụ Tài vụ Quản trị) thực hiện:

Kiểm tra việc lập thủ tục in hóa đơn, xác định giá bán hóa đơn các loại … thông qua việc kiểm tra trực tiếp các hợp đồng in hóa đơn tại Cục Thuế theo kế hoạch kiểm tra ấn chỉ hoặc phối hợp kiểm tra được lãnh đạo Tổng cục Thuế phê duyệt.

9. Nộp thuế cho hoạt động bán hóa đơn đặt in.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Căn cứ số lượng hóa đơn các loại đã bán trong tháng, chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc xác định số lượng hóa đơn, tiền bán hóa đơn hàng tháng của Văn phòng Cục Thuế và các Chi cục Thuế.

Bộ phận Tài vụ Cục Thuế thực hiện:

Đối chiếu số liệu liên quan, xác định số thuế phải nộp và kê khai, nộp thuế theo quy định.

10. Nhập kho hóa đơn

10.1. Nhập hóa đơn từ doanh nghiệp nhận in về kho Cục Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Căn cứ hóa đơn xuất trả hàng của doanh nghiệp in để lập Phiếu Nhập ấn chỉ, mẫu số: CTT23/AC với đầy đủ các thông tin về hợp đồng in, hóa đơn trả hàng, chi tiết về hóa đơn đặt in (loại, ký hiệu, số lượng, số thứ tự hóa đơn) vào Kho chính.

- Căn cứ Phiếu Nhập ấn chỉ đã lập để nhập kho. Trường hợp số liệu trên Phiếu Nhập ấn chỉ sai lệch với thực tế thì phải kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh lại Phiếu Nhập ấn chỉ và thông báo cho doanh nghiệp nhận in hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn xuất trả hàng.

- Những người có liên quan đến việc nhập hóa đơn vào kho ký xác nhận trên các liên của Phiếu Nhập ấn chỉ. Phiếu Nhập ấn chỉ được in 3 liên: Liên 1 - Bộ phận Ấn chỉ; Liên 2 - Thủ kho ấn chỉ; Liên 3 - Người giao ấn chỉ.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi thông tin phiếu nhập kho vào Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ, mẫu số: ST12/AC và Thẻ kho, mẫu số: TK01/AC tương ứng.

10.2. Nhập hóa đơn trả lại từ Chi cục Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Hóa đơn do Chi cục Thuế trả lại phải là loại còn giá trị sử dụng và là hóa đơn còn nguyên quyển, không bị rách, mối mọt …

- Căn cứ Phiếu xuất ấn chỉ, mẫu số: CTT24/AC của Chi cục Thuế, lập Phiếu nhập ấn chỉ CTT23/AC theo loại hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn vào Kho chính.

- Căn cứ Phiếu Nhập ấn chỉ CTT23/AC để nhập kho. Trường hợp số liệu trên Phiếu nhập ấn chỉ sai lệch với thực tế thì phải kiểm tra, điều chỉnh lại Phiếu nhập ấn chỉ và thông báo cho Chi cục Thuế có hóa đơn trả lại để điều chỉnh Phiếu xuất ấn chỉ.

- Những người có liên quan đến việc nhập hóa đơn vào kho ký xác nhận trên các liên của Phiếu Nhập ấn chỉ. Phiếu Nhập ấn chỉ được in 3 liên: Liên 1 - Bộ phận Ấn chỉ; Liên 2 - Thủ kho ấn chỉ; Liên 3 - Người giao ấn chỉ.

Chương trình Quản lý hóa đơn tự động ghi Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền, mẫu số: ST11/AC (theo dõi thanh toán với cơ quan Thuế cấp dưới) và Thẻ kho tương ứng.

10.3. Nhập hóa đơn từ Cục Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Chi cục Thuế thực hiện:

- Căn cứ Phiếu xuất ấn chỉ CTT24/AC của Cục Thuế để lập phiếu Nhập ấn chỉ CTT23/AC vào kho chính.

- Căn cứ Liên 2 của Phiếu Nhập ấn chỉ để nhập kho. Trường hợp số liệu trên phiếu Nhập ấn chỉ sai lệch với thực tế thì phải kiểm tra, điều chỉnh lại Phiếu Nhập ấn chỉ.

- Những người có liên quan đến nhập hóa đơn vào kho ký xác nhận trên các liên của Phiếu Nhập ấn chỉ. Phiếu Nhập ấn chỉ được in 3 liên: Liên 1 - Bộ phận Ấn chỉ; Liên 2 - Thủ kho ấn chỉ; Liên 3 - Người giao ấn chỉ.

Chương trình quản lý hóa đơn tự động ghi Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST11/AC (mở theo dõi thanh toán với cơ quan Thuế cấp trên) và ghi Thẻ kho tương ứng.

11. Xuất kho hóa đơn

11.1. Xuất kho Chi cục Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

Căn cứ giấy giới thiệu kèm Bảng kê các loại hóa đơn cần lĩnh của Chi cục Thuế để lập Phiếu xuất ấn chỉ CTT24/AC.

- Căn cứ Phiếu xuất ấn chỉ để xuất hóa đơn cho Chi cục Thuế. Trường hợp số liệu trên Phiếu xuất ấn chỉ sai lệch với thực tế thì phải kiểm tra, điều chỉnh lại Phiếu xuất ấn chỉ.

- Những người có liên quan đến việc xuất kho ký vào 3 liên Phiếu xuất ấn chỉ. Phiếu xuất ấn chỉ được in 3 liên: Liên 1 - Bộ phận Ấn chỉ; Liên 2 - Người nhận ấn chỉ; Liên 3 - Thủ kho ấn chỉ.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST11/AC (theo dõi thanh toán với cơ quan Thuế cấp dưới) và ghi Thẻ kho tương ứng.

11.2. Xuất chuyển kho nội bộ

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế  thực hiện:

- Các loại hóa đơn bị mối mọt, ẩm mốc, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng được kiểm kê chi tiết về loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng, số thứ tự hóa đơn và đề nghị lãnh đạo duyệt cho chuyển sang Kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng.

- Căn cứ Biên bản kiểm kê kho ấn chỉ (đã được lãnh đạo cơ quan thuế duyệt), lập Phiếu xuất ấn chỉ để xuất các loại hóa đơn không còn giá trị sử dụng từ Kho chính sang Kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng.

- Những người có liên quan đến việc xuất kho nội bộ ký vào 3 liên Phiếu xuất ấn chỉ. Phiếu xuất ấn chỉ được in 3 liên: Liên 1 - Bộ phận Ấn chỉ; Liên 2 và Liên 3 - Thủ kho ấn chỉ.

Chương trình Quản lý hóa đơn sẽ hỗ trợ ghi Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC (thực chất là giảm tồn kho của Kho chính, tăng tồn kho của Kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng) và ghi Thẻ kho tương ứng.

11.3. Xuất hóa đơn để hủy

11.3.1. Các trường hợp hóa đơn được hủy của cơ quan Thuế

- Hóa đơn do Cục Thuế đặt in còn tồn trong kho của cơ quan Thuế nhưng không còn giá trị sử dụng do thay đổi mẫu, thay đổi các chỉ tiêu trong mẫu hoặc do hư hỏng vì mối mọt, thiên tai.

- Các trường hợp khác do các nguyên nhân khách quan bất khả kháng đã được Cục Thuế thông báo hết giá trị sử dụng.

11.3.2. Phân cấp hủy hóa đơn

- Cục Thuế tổ chức việc hủy số hóa đơn không còn giá trị sử dụng còn tồn trong kho của Cục Thuế.

- Chi cục Thuế tổ chức việc hủy số hóa đơn không còn giá trị sử dụng còn tồn trong kho của Chi cục Thuế.

11.3.3. Lập hồ sơ hủy hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế  thực hiện:

- Lập Bảng Kiểm kê chi tiết loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng, số thứ tự của số lượng hóa đơn cần hủy.

- Trình lãnh đạo cơ quan Thuế ký Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Thành phần của Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm: Lãnh đạo cơ quan Thuế, phụ trách Bộ phận Quản lý ấn chỉ, Kế toán ấn chỉ, thủ kho ấn chỉ, đại diện phòng/Đội Kiểm tra nội bộ.

- Sau khi Hội đồng hủy hóa đơn đã kiểm tra, đối chiếu giữa Bảng kê chi tiết với thực tế; nếu có sai lệch, phải xác định nguyên nhân và lập báo cáo xin ý kiến lãnh đạo xử lý trước khi tiến hành hủy; nếu khớp đúng thì tổ chức hủy.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc lập Bảng kê số hóa đơn cần hủy.

11.3.4. Xuất hóa đơn để hủy

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế  thực hiện:

- Căn cứ quyết định về việc hủy hóa đơn tại cơ quan Thuế, lập Phiếu xuất ấn chỉ đối với các loại hóa đơn không còn giá trị sử dụng từ Kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng.

- Căn cứ Phiếu xuất ấn chỉ để xuất kho các hóa đơn cần hủy giao cho Hội đồng thanh hủy hóa đơn. Những người có liên quan đến việc xuất hóa đơn để hủy ký vào 3 liên Phiếu xuất ấn chỉ. Phiếu xuất ấn chỉ được in 3 liên: Liên 1 - Bộ phận Ấn chỉ; Liên 2 - Lưu hồ sơ thanh hủy và Liên 3 - Thủ kho ấn chỉ.

Chương trình Quản lý hóa đơn tự động ghi Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST11/AC, ghi Thẻ kho tương ứng.

11.3.5. Tổ chức hủy hóa đơn

Hội đồng hủy hóa đơn Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng, phải tổ chức hủy hóa đơn.

- Hóa đơn không còn giá trị sử dụng được hủy tại nơi lưu trữ của cơ quan Thuế. Trường hợp cần hủy ở địa điểm khác, Hội đồng hủy hóa đơn quyết định địa điểm, biện pháp bảo đảm an toàn và phương tiện vận chuyển hóa đơn đến địa điểm hủy.

Phương pháp hủy hóa đơn:

Hội đồng hủy hóa đơn quyết định hủy hóa đơn theo một trong hai cách:

- Đốt toàn bộ số hóa đơn cần hủy dưới sự giám sát của các thành viên trong Hội đồng thanh hủy.

- Cắt, xé từng tờ hóa đơn cần hủy thành nhiều phần trước khi bán hoặc ngâm trong các bể hóa chất xử lý nguyên liệu của các cơ sở sản xuất giấy dưới sự giám sát của các thành viên trong Hội đồng thanh hủy.

11.3.6. Lập thông báo hủy hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế  thực hiện:

- Lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn, mẫu số: TB03/AC. Nội dung Thông báo kết quả hủy hóa đơn gồm: Loại hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự của hóa đơn đã hủy, lý do hủy, thời điểm hết hiệu lực sử dụng của các hóa đơn đã hủy. Chương trình hỗ trợ lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn, mẫu số: TB03/AC.

- In Thông báo kết quả hủy hóa đơn và niêm yết tại các điểm bán, cấp hóa đơn của cơ quan Thuế trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày ký thông báo.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ đưa thông báo này lên Trang Thông tin điện tử ngành Thuế.

11.3.7. Hủy hóa đơn và lập thông báo hủy hóa đơn của các tổ chức, cá nhân kinh doanh thuộc diện được mua hóa đơn của cơ quan Thuế

- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải tổ chức hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn mua tại cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản b, Điểm 2, Điều 27 Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Nhận Thông báo kết quả hủy hóa đơn, mẫu số: TB03/AC của các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh, đóng dấu "Ngày nhận" và chuyển ngay trong ngày cho Bộ phận ấn chỉ.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế  thực hiện:

- Tiếp nhận Thông báo kết quả hủy hóa đơn, mẫu số: TB03/AC của các tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh và nhập vào Chương trình quản lý hóa đơn.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ đưa thông báo này lên Trang Thông tin điện tử ngành Thuế và Trang Thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

12. Bán hóa đơn đặt in tại cơ quan Thuế

- Cục Thuế bán hóa đơn cho các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp thuộc diện được mua hóa đơn kê khai tại Cục Thuế.

- Chi cục Thuế bán hóa đơn cho các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, kinh doanh có cơ sở kinh doanh tại địa bàn thuộc diện được mua hóa đơn kê khai tại Chi cục Thuế.

12.1. Bán hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân thuộc diện được mua hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế  thực hiện:

- Nhận hồ sơ mua hóa đơn của tổ chức, cá nhân thuộc diện được mua hóa đơn. Kiểm tra lại các thông tin trong hồ sơ, nếu phát hiện sai sót phải thông báo ngay cho tổ chức, cá nhân đề nghị mua hóa đơn để bổ sung.

- Hồ sơ mua hóa đơn bao gồm:

+) Đơn đề nghị mua hóa đơn (mẫu số 3.3, phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính);

+) Giấy chứng minh nhân dân của người trực tiếp đến mua hóa đơn (người có tên trong đơn hoặc người được chủ hộ kinh doanh ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật) còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật về giấy chứng minh nhân dân.

+) Sổ mua hóa đơn do cơ quan Thuế cấp, mẫu số: ST22/AC (nếu mua từ lần thứ 2 trở đi).

- Thực hiện việc cấp Sổ mua hóa đơn và bán hóa đơn ngay trong ngày cho tổ chức, cá nhân nếu đủ điều kiện, ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn (loại, ký hiệu, số thứ tự đầu - cuối …) vào Sổ mua hóa đơn ST22/AC, ngày tháng bán hóa đơn và ký sổ.

- Loại hóa đơn được bán căn cứ vào phương pháp nộp thuế của tổ chức, cá nhân.

- Khi bán hóa đơn, phải lập Hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế), mẫu số: 02GTTT3/002 do Cục Thuế phát hành. Trường hợp số lượng hóa đơn bán trong một lần gồm cả hai loại giá cũ và giá mới: Phải ghi chi tiết ký hiệu, số thứ tự và số lượng hóa đơn theo từng mức giá vào Hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ thuế) và Sổ mua hóa đơn ST22/AC.

- Bộ phận ấn chỉ trực tiếp thu tiền bán hóa đơn và đóng dấu "Đã thu tiền" lên Liên 2 và Liên 3 của Hóa đơn bán hàng tự in của cơ quan Thuế. Cuối ngày, in Bảng kê bán ấn chỉ, mẫu số: BK03/AC và nộp tiền bán hóa đơn cho Bộ phận Tài vụ.

- Căn cứ hóa đơn bán hàng để xuất hóa đơn cho tổ chức, cá nhân được mua hóa đơn, lưu Liên 3 của hóa đơn bán hàng.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc lập hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ thuế) và ghi Sổ theo dõi tình hình mua, sử dụng hóa đơn, mẫu số: ST23/AC, Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST11/AC, Thẻ kho tương ứng và hỗ trợ in Bảng kê bán ấn chỉ BK03/AC.

- Trường hợp mất điện nguồn hoặc Chương trình Quản lý hóa đơn có sự cố, sử dụng Hóa đơn bán hàng, mẫu số: 02GTTT3/001 mua tại cơ quan Thuế để bán hóa đơn. Khi sự cố được khắc phục phải nhập các thông tin của hóa đơn trên vào chương trình.

12.2. Bán hóa đơn cho Bộ phận ấn chỉ

- Bộ phận ấn chỉ Cục Thuế và các Chi cục Thuế mua hóa đơn để cấp hóa đơn lẻ và sử dụng trong trường hợp mất điện hoặc Chương trình quản lý hóa đơn có sự cố. Các thủ tục mua và sử dụng hóa đơn tương tự như một cơ sở kinh doanh.

- Cục Thuế và các Chi cục Thuế bán hóa đơn cho bộ phận Ấn chỉ sử dụng cho việc cấp lẻ hoặc bán ấn chỉ khi mất điện phải lập hóa đơn riêng cho từng trường hợp.

- Cục Thuế, Chi cục Thuế dùng nguồn kinh phí thường xuyên để mua hóa đơn sử dụng trong các trường hợp trên

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Phân công cán bộ thực hiện việc mua hóa đơn và sử dụng hóa đơn trong các trường hợp trên.

- Căn cứ đơn đề nghị mua hóa đơn của cán bộ được phân công, lập hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế). Hóa đơn được in 3 liên: Liên 1 - Bộ phận Ấn chỉ; Liên 2 - Người mua hóa đơn; Liên 3 - Thủ kho ấn chỉ. Chương trình hỗ trợ mở Sổ theo dõi tình hình mua, sử dụng hóa đơn ST 23/AC.

- Bộ phận ấn chỉ trực tiếp thu tiền mua hóa đơn và đóng dấu "đã thu tiền" lên liên 2 và liên 3 của hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ thuế).

- Căn cứ hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ thuế) để xuất hóa đơn cho cán bộ của Bộ phận ấn chỉ được phân công mua và sử dụng hóa đơn.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc ghi Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST11/AC, Sổ theo dõi tình hình mua, sử dụng hóa đơn ST23/AC, Thẻ kho tương ứng và in Bảng kê bán ấn chỉ.

13. Bán hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh

Bộ phận Ấn chỉ Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận hồ sơ mua hóa đơn của hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ. Kiểm tra lại các thông tin trong hồ sơ, nếu phát hiện sai sót phải thông báo ngay cho tổ chức, cá nhân đề nghị mua hóa đơn để bổ sung.

13.1. Hồ sơ mua hóa đơn lẻ bao gồm:

+) Đơn đề nghị mua hóa đơn lẻ (sử dụng mẫu số 3.4, phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính);

+) Giấy chứng minh nhân dân của người trực tiếp đến mua hóa đơn (người có tên trong đơn hoặc người được chủ hộ kinh doanh ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật) còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật về giấy chứng minh nhân dân.

+) Sổ mua hóa đơn do cơ quan Thuế cấp, mẫu số: ST22/AC (nếu mua từ lần thứ 2 trở đi).

- Thực hiện việc cấp Sổ mua hóa đơn và bán hóa đơn lẻ ngay trong ngày cho hộ, cá nhân kinh doanh nếu đủ điều kiện, ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn (loại, ký hiệu, số thứ tự đầu - cuối …) vào Sổ mua hóa đơn ST22/AC, ngày tháng bán hóa đơn và ký sổ.

- Loại hóa đơn bán lẻ: Căn cứ vào phương pháp nộp thuế của hộ, cá nhân kinh doanh.

13.2. Trình tự bán hóa đơn lẻ

- Xuất bán cho Bộ phận ấn chỉ một số quyển hóa đơn (gồm cả loại hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng) để bán lẻ từng số. Thủ tục tương tự hướng dẫn tại khoản 12.2 (Bán hóa đơn cho Bộ phận ấn chỉ), điểm 12, mục A, phần thứ Hai của Quy trình này.

- Khi bán hóa đơn lẻ, phải lập Hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế), mẫu số: 02GTTT3/002 do Cục Thuế phát hành. Nội dung bán phải ghi rõ: Bán lẻ hóa đơn, Ký hiệu: …., số ……

Trường hợp số lượng hóa đơn bán trong một lần gồm cả hai loại giá cũ và giá mới: Phải ghi chi tiết ký hiệu, số thứ tự và số lượng hóa đơn theo từng mức giá vào Hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ thuế) và Sổ mua hóa đơn ST22/AC.

- Bộ phận ấn chỉ trực tiếp thu tiền bán hóa đơn lẻ và đóng dấu "Đã thu tiền" lên Liên 2 và Liên 3 của Hóa đơn bán hàng tự in của cơ quan Thuế. Cuối ngày, in Bảng kê bán ấn chỉ, mẫu số: BK03/AC và nộp tiền bán hóa đơn cho Bộ phận Tài vụ.

- Căn cứ hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ thuế) để xuất hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh được mua hóa đơn lẻ, lưu Liên 3 của hóa đơn bán hàng tại cơ quan Thuế.

- Hướng dẫn hộ kinh doanh có nhu cầu mua hóa đơn lẻ viết đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn trước khi giao hóa đơn lẻ cho mua hóa đơn.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc lập hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ thuế) và ghi Sổ theo dõi bán hóa đơn lẻ, mẫu số ST14/AC và hỗ trợ in Bảng kê bán ấn chỉ BK03/AC.

- Trường hợp mất điện nguồn hoặc Chương trình Quản lý hóa đơn có sự cố, sử dụng Hóa đơn bán hàng, mẫu số: 02GTTT3/001 mua tại cơ quan Thuế để bán hóa đơn. Khi sự cố được khắc phục phải nhập các thông tin của hóa đơn trên vào chương trình.

- Hồ sơ bán hóa đơn lẻ lưu tại Bộ phận Ấn chỉ.

13.3. Giá bán hóa đơn lẻ

Giá bán lẻ từng số hóa đơn được xác định như sau:

- Giá tối thiểu: 1.000 đồng/số hóa đơn.

- Giá bán hóa đơn lẻ được làm tròn số theo hướng dẫn tại điểm 7, mục A, Phần thứ hai (Nội dung quy trình) của Quy trình này.

14. Cấp hóa đơn lẻ

14.1. Cơ quan Thuế cấp hóa đơn lẻ, tổ chức, cá nhân thuộc diện được cấp hóa đơn lẻ và loại hóa đơn cấp lẻ:

Thực hiện theo quy định tại Điều 12, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 15/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

14.2. Cấp hóa đơn lẻ

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ (mẫu số 3.4 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính) và các chứng từ mua bán (hợp đồng hoặc giấy mua bán…).

- Kiểm tra tính hợp lý của các thông tin trong Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ và các chứng từ mua bán kèm theo của người đề nghị được cấp hóa đơn.

- Hướng dẫn người có yêu cầu cấp hóa đơn lẻ kê khai, xác định các khoản thuế phải nộp theo quy định của pháp luật; lập Bảng kê nộp thuế mẫu 01/BKNT (đối với Cơ quan Thuế đã thực hiện dự án kết nối số thu với Kho bạc) hoặc Giấy nộp tiền theo mẫu C1-02/NS (trong trường hợp chưa kết nối với Kho bạc) theo Thông tư số 128/2008/TT-BTC ngày 24/12/2008 của Bộ Tài chính và thực hiện nộp tiền thuế vào Kho bạc Nhà nước.

- Chuyển hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ cho Bộ phận ấn chỉ ngay trong ngày.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ từ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế.

- Ngay sau khi người có yêu cầu cấp hóa đơn lẻ có chứng từ nộp thuế vào ngân sách Nhà nước, hướng dẫn người nộp thuế lập hóa đơn; đóng dấu cơ quan Thuế vào phía trên bên trái của liên 1, liên 2 và giao cho người có yêu cầu cấp hóa đơn lẻ, liên 3 lưu tại cơ quan Thuế.

- Nhập các thông tin trên hóa đơn cấp lẻ vào Chương trình Quản lý hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi Sổ theo dõi cấp hóa đơn lẻ ST13/AC.

- Hồ sơ cấp hóa đơn lẻ lưu tại Bộ phận Ấn chỉ.

Đội Thuế liên xã, phường thuộc Chi cục Thuế thực hiện:

- Chi cục Thuế giao nhiệm vụ cấp hóa đơn lẻ cho các Đội Thuế liên xã, phường có địa bàn rộng, đi lại khó khăn, xa điểm thu của Kho bạc hoặc Ngân hàng do Kho bạc ủy nhiệm thu để cấp cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ.

- Đội Thuế liên xã, phường trong các trường hợp trên được sử dụng biên lai thu thuế để thu các khoản thuế của người đề nghị cấp lẻ hóa đơn và nộp toàn bộ số tiền thuế thu được vào Kho bạc Nhà nước theo quy định.

- Đội Thuế liên xã, phường nhận Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ, hướng dẫn người có yêu cầu cấp hóa đơn lẻ kê khai, xác định các khoản thuế phải nộp theo quy định của pháp luật; lập biên lai thu thuế để thu các khoản thuế của người đề nghị cấp lẻ hóa đơn và hướng dẫn người nộp thuế lập hóa đơn; giao cho người có yêu cầu cấp hóa đơn lẻ liên 1, liên 2 và lưu liên 3 tại cơ quan Thuế.

- Ghi Sổ theo dõi cấp hóa đơn lẻ ST13/AC; chuyển hồ sơ cấp hóa đơn lẻ (Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ và các chứng từ mua bán, quyển hóa đơn cấp lẻ và quyển biên lai thuế sử dụng để thu thuế đối với các trường hợp cấp lẻ hóa đơn đã sử dụng hết), hàng quý lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu số BC26/AC cho Bộ phận Ấn chỉ.

14.3. Báo cáo việc sử dụng hóa đơn để bán lẻ, cấp lẻ và bán hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế (gồm cả các Đội Thuế liên xã, phường) thực hiện:

Hàng quý, tổng hợp số lượng hóa đơn đã mua, đã bán lẻ, đã cấp, số còn lại thực hiện việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để cấp lẻ và để bán hóa đơn theo mẫu BC 26/AC. Báo cáo này được gửi, truyền cho Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế.

Nhận, nhập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC của Bộ phận sử dụng hóa đơn để bán và cấp lẻ hóa đơn vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc lập Báo cáo tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn BC27/AC từ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC.

15. Điều chỉnh hóa đơn

15.1. Các trường hợp điều chỉnh

- Kiểm kê kho phát hiện thừa hóa đơn (đã có quyết định xử lý).

- Phát hiện sai lệch về loại, ký hiệu hoặc số lượng sau khi xuất hóa đơn.

- Phát hiện nhập thừa hóa đơn từ doanh nghiệp in so với Phiếu nhập ấn chỉ (có Biên bản điều chỉnh hóa đơn nhập).

- Phát hiện sai lệch về loại, ký hiệu hoặc số lượng sau khi bán hóa đơn cho Bộ phận ấn chỉ để bán ấn chỉ hoặc để cấp hóa đơn lẻ hoặc đã bán bán cho các tổ chức, cá nhân thuộc diện được mua hóa đơn.

15.2. Quy trình điều chỉnh phiếu nhập/xuất

Bộ phận Ấn chỉ Chi cục Thuế thực hiện:

- Lập Biên bản điều chỉnh ấn chỉ theo thực tế sai lệch.

- Lập Phiếu xuất ấn chỉ để xuất trả Cục Thuế số hóa đơn trong phiếu xuất có nhưng thực tế không có. Trên Phiếu xuất ấn chỉ phải ghi thêm cụm từ “Điều chỉnh”, in 03 liên Phiếu xuất ấn chỉ.

- Căn cứ Phiếu xuất ấn chỉ điều chỉnh của Cục Thuế, lập Phiếu nhập ấn chỉ.

- Căn cứ Quyết định của lãnh đạo Chi cục Thuế, lập Phiếu nhập ấn chỉ để nhập số hóa đơn kiểm kê phát hiện thừa.

Chương trình Quản lý hóa đơn sẽ hỗ trợ ghi Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi thanh toán tiền bán ấn chỉ ST 11AC và ghi Thẻ kho tương ứng.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Căn cứ Biên bản điều chỉnh số hóa đơn kiểm kê phát hiện thừa; nhà in trả thừa được lãnh đạo Cục Thuế phê duyệt và hồ sơ điều chỉnh của Chi cục Thuế (Biên bản điều chỉnh và phiếu xuất điều chỉnh), lập phiếu nhập ấn chỉ điều chỉnh.

- Xác định số hóa đơn sai lệch liên quan đến các đơn vị để thực hiện điều chỉnh.

- Lập Phiếu xuất ấn chỉ để xuất số hóa đơn hiện đang có tại Chi cục Thuế nhưng trong Phiếu xuất ấn chỉ liên quan trước đây không có.

Chương trình Quản lý hóa đơn sẽ hỗ trợ ghi Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST 11AC và ghi Thẻ kho tương ứng.

15.3. Quy trình điều chỉnh hóa đơn bán ấn chỉ lập sai

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Trường hợp phát hiện sai lệch về loại, ký hiệu hoặc số lượng sau khi bán hóa đơn cho Bộ phận ấn chỉ hoặc đã bán cho các tổ chức, cá nhân thuộc diện được mua hóa đơn:

- Căn cứ biên bản điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ) đã lập để lập mới hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ) thay cho hóa đơn xóa bỏ tương ứng với loại, ký hiệu, số lượng đã bán cho các tổ chức, cá nhân.

Chương trình Quản lý hóa đơn sẽ hỗ trợ đánh dấu xóa bỏ hóa đơn lập sai và lập hóa đơn thay thế, ghi các điều chỉnh này trên Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST 11AC, Sổ theo dõi tình hình mua, sử dụng hóa đơn ST23/AC và ghi Thẻ kho tương ứng. Đồng thời đăng tải lại thông tin hóa đơn tổ chức, cá nhân đã mua lên Trang thông tin điện tử ngành Thuế.

Sổ mua hóa đơn ST22/AC được thực hiện thủ công khi ghi điều chỉnh theo thực tế.

16. Điều chuyển hóa đơn

16.1. Các trường hợp điều chuyển

- Điều chuyển hóa đơn từ Chi cục Thuế còn tồn kho nhiều sang Chi cục Thuế còn tồn kho ít;

- Điều chuyển hóa đơn của các tổ chức, cá nhân kinh doanh từ Chi cục Thuế này quản lý sang Chi cục Thuế khác, từ Cục Thuế quản lý chuyển sang Chi cục Thuế quản lý và ngược lại.

- Điều chuyển do điều chỉnh địa bàn hành chính theo quyết định của Chính phủ;

16.2. Quy trình điều chuyển hóa đơn giữa các cơ quan Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Bộ phận Ấn chỉ của Chi cục Thuế có ấn chỉ điều chuyển (căn cứ biên bản bàn giao hoặc quyết định điều chuyển của Cục Thuế) lập Phiếu xuất ấn chỉ cho số lượng hóa đơn điều chuyển lên Cục Thuế.

- Bộ phận Ấn chỉ của Cục Thuế:

+ Lập Phiếu nhập ấn chỉ đối với số hóa đơn của Chi cục Thuế điều chuyển vào Kho chính;

+ Lập Phiếu xuất ấn chỉ từ Kho chính đối với số hóa đơn đó cho Chi cục Thuế nhận hóa đơn được điều chuyển…

- Những người liên quan đến việc nhập kho, xuất kho số hóa đơn điều chuyển mặc dù không phải nhập, xuất kho thực tế nhưng vẫn phải ký xác nhận trên các Phiếu nhập, Phiếu xuất ấn chỉ điều chuyển. Bộ phận Ấn chỉ giữ liên 1, thủ kho ấn chỉ giữ liên 2, người nhận, giao hóa đơn điều chuyển giữ liên 3.

Chương trình Quản lý hóa đơn tự động ghi Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST11/AC và Thẻ kho tương ứng cho từng cơ quan Thuế điều chuyển và nhận điều chuyển hóa đơn.

Bộ phận ấn Chi cục Thuế nhận ấn chỉ điều chuyển lập Phiếu nhập ấn chỉ từ Cục Thuế theo quy trình nhập ấn chỉ của cơ quan Thuế.

Cơ quan Thuế điều chuyển ấn chỉ và cơ quan Thuế nhận điều chuyển ấn chỉ phải ký xác nhận vào Phiếu nhập, Phiếu xuất điều chuyển.

16.3. Quy trình điều chuyển hóa đơn của các tổ chức, cá nhân kinh doanh do thay đổi cơ quan Thuế quản lý

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế nơi tổ chức, cá nhân chuyển đi thực hiện:

- Nhận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, mẫu số BC26/AC và Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng, mẫu số BK 01/AC gửi cơ quan Thuế nơi đi trước ngày gửi cơ quan Thuế nơi đến.

+) Nhập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, mẫu số BC26/AC và Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng, mẫu số BK 01/AC vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

+) Lập Phiếu nhập ấn chỉ thu hồi đối với số hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân vào kho theo dõi riêng.

+) Lập Phiếu xuất số hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức cá nhân từ kho theo dõi riêng cho Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế nếu điều chuyển hóa đơn của tổ chức, cá nhân từ Cục Thuế quản lý xuống Chi cục Thuế.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi trong sổ ST23/AC và ST25/AC. Bộ phận ấn chỉ thực hiện ghi thủ công trên sổ ST22/AC.

Bộ phận ấn chỉ Cục Thuế thực hiện (trong trường hợp điều chuyển hóa đơn của tổ chức, cá nhân từ Chi cục này quản lý sang Chi cục khác quản lý)

+) Căn cứ Phiếu xuất ấn chỉ của Chi cục Thuế để lập phiếu Nhập ấn chỉ vào kho theo dõi riêng.

+) Lập phiếu xuất ấn chỉ từ kho theo dõi riêng cho Chi cục Thuế chuyển đến.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế nơi tổ chức, cá nhân chuyển đến thực hiện:

+) Căn cứ Phiếu xuất ấn chỉ của Cục Thuế để lập phiếu Nhập ấn chỉ vào kho theo dõi riêng.

+) Lập phiếu xuất ấn chỉ từ kho theo dõi riêng cho tổ chức, cá nhân

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi trong sổ ST23/AC. Bộ phận ấn chỉ thực hiện ghi thủ công trên sổ ST22/AC.

Cơ quan Thuế điều chuyển ấn chỉ và cơ quan Thuế nhận điều chuyển ấn chỉ không nhập/xuất thực tế nhưng phải ký xác nhận vào phiếu nhập, phiếu xuất điều chuyển.

17. Thanh toán tiền bán hóa đơn

17.1. Chi cục Thuế thanh toán tiền bán hóa đơn với Cục Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhập chứng từ chuyển tiền bán hóa đơn về tài khoản của Cục Thuế vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

- Hàng tháng, lập Báo cáo quyết toán ấn chỉ bán thu tiền BC20/AC từ Chương trình Quản lý hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ tính số tiền bán hóa đơn của Chi cục Thuế phải nộp, số đã nộp và số còn phải nộp trong kỳ, phí phát hành được để lại Chi cục Thuế theo lịch do Cục Thuế quy định.

- Sau khi đối chiếu số lượng hóa đơn đã bán, số tiền bán hóa đơn do Chi cục Thuế đã nộp, Cục Thuế và Chi cục Thuế lập Biên bản quyết toán số liệu tiền bán hóa đơn.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST11/AC và lập Biên bản quyết toán số liệu tiền bán ấn chỉ hàng quý.

Bộ phận Tài vụ Chi cục Thuế thực hiện:

- Hàng tháng thực hiện chuyển tiền bán hóa đơn vào tài khoản theo dõi tiền bán hóa đơn của Cục Thuế.

17.2. Cục Thuế thanh toán tiền bán hóa đơn với Chi cục Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Nhập chứng từ chuyển tiền của Chi cục Thuế vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

- Đối chiếu Báo cáo quyết toán ấn chỉ bán thu tiền BC20/AC của các tháng trong quý (Bản in của Chi cục Thuế) với Báo cáo quyết toán ấn chỉ bán thu tiền BC20/AC của tháng trước do Chi cục Thuế truyền lên trong Chương trình Quản lý hóa đơn, nếu khớp đúng thì tiến hành thanh toán. Trường hợp có sai lệch về số liệu, yêu cầu Chi cục Thuế kiểm tra và điều chuyển số liệu mới được thanh toán.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ xác định số tiền bán hóa đơn do Chi cục Thuế đã bán trong tháng trước, số phí phát hành được để lại theo quy định, số tiền bán các loại hóa đơn còn nợ kỳ trước (nếu có), số tiền bán hóa đơn đã nộp kỳ này, số tiền bán hóa đơn còn phải nộp.

- Bộ phận ấn chỉ Cục Thuế phải trực tiếp quyết toán số liệu tiền bán hóa đơn hàng quý với các Chi cục Thuế theo lịch. Việc quyết toán số liệu tiền bán hóa đơn giữa Cục Thuế và các Chi cục Thuế phải được lập thành biên bản.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc lập Biên bản quyết toán số liệu tiền bán hóa đơn hàng quý giữa Cục Thuế và các Chi cục Thuế.

Bộ phận Tài vụ Cục Thuế thực hiện:

Cung cấp cho Bộ phận ấn chỉ bản sao kê các chứng từ chuyển tiền tiền bán hóa đơn của các Chi cục Thuế; đối chiếu và xác nhận số liệu chuyển tiền bán hóa đơn trong kỳ của các Chi cục Thuế với Bộ phận ấn chỉ.

18. Theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn do Cục Thuế đặt in

18.1. Theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn tại các Chi cục Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Chi cục Thuế thực hiện:

Hàng tháng, lập và gửi Báo cáo tình hình nhận, xuất bán hóa đơn (mẫu Báo cáo BC8/AC). Thời hạn gửi báo cáo: Trong 10 ngày đầu tháng sau.

Bộ phận Hành chính Cục Thuế thực hiện:

- Nhận Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ BC8/AC do các Chi cục Thuế gửi lên và chuyển ngay trong ngày cho Bộ phận ấn chỉ.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Nhận hoặc nhập dữ liệu Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ BC8AC do các Chi cục Thuế truyền, gửi lên.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn của toàn Cục Thuế (BC8/AC) gửi thông tin lên chương trình Quản lý hóa đơn của Tổng cục Thuế.

18.2. Theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn của người nộp thuế

Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý BC26/AC của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thuộc diện được mua hóa đơn, kể cả hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn lẻ và của Bộ phận ấn chỉ. Thời hạn nộp báo cáo: Trong 20 ngày đầu của tháng đầu quý sau.

- Các trường hợp phải quyết toán hóa đơn, nhận, nhập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26/AC, kèm theo Bảng kê chi tiết số hóa đơn còn lại chưa sử dụng của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh (mẫu BK01/AC).

- Đóng dấu “ngày nhận” và chuyển ngay trong ngày cho Bộ phận ấn chỉ.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận, nhập các loại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC của các tổ chức sử dụng hóa đơn và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC của Bộ phận ấn chỉ vào chương trình Quản lý hóa đơn.

- Nhận, nhập Báo cáo BC26/AC của các tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn do cơ quan thuế khác trong cùng tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý thì thực hiện điều chuyển hóa đơn theo quy định. Trường hợp tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn do cơ quan thuế khác tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý thì lập công văn yêu cầu tổ chức, cá nhân đó thực hiện hủy hóa đơn và gửi thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan Thuế theo quy định.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ lập Báo cáo tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn BC27/AC của Chi cục Thuế, Cục Thuế và truyền lên chương trình Quản lý hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- Trường hợp tổ chức, cá nhân gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in BC26/AC qua mạng thông tin điện tử thì Chương trình Quản lý hóa đơn tự động tiếp nhận.

- Thông qua việc theo dõi số liệu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và số liệu trong các thông báo mất, thông báo kết quả hủy để xác định các sai sót liên quan tới việc quản lý, sử dụng hóa đơn, in thông báo yêu cầu tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn kiểm tra lại và lập báo cáo điều chỉnh. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc phát hiện sai sót các số liệu trên BC26/AC.

- Quá thời hạn quy định, Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ in danh sách các tổ chức, cá nhân đã có báo cáo và chưa có báo cáo BC26/AC.

19. Theo dõi tình hình mất và xử lý mất hóa đơn

19.1. Mất hóa đơn tại kho ấn chỉ cơ quan Thuế:

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn trong kho ấn chỉ của cơ quan Thuế, thủ kho ấn chỉ phải báo cáo lãnh đạo cơ quan Thuế để lập biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong vòng 05 ngày, Thủ kho ấn chỉ lập báo cáo số hóa đơn mất, cháy, hỏng theo mẫu BC21/AC.

- Nhập BC21/AC vào chương trình Quản lý hóa đơn.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi Sổ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất hóa đơn ST21/AC, ghi Sổ theo dõi tình hình sử dụng hóa đơn ST12/AC (phần tổn thất), Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST11/AC và Thẻ kho tương ứng; truyền thông tin lên Trang Thông tin điện tử ngành Thuế và Trang Thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

- Trong thời hạn 10 ngày kể từ khi xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn trong kho ấn chỉ, phải lập biên bản vi phạm hành chính và trong thời hạn 10 ngày tiếp theo phải trình lãnh đạo cơ quan Thuế ban hành quyết định xử lý theo quy định.

- Nhập quyết định xử lý vào sổ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất hóa đơn ST 21/AC trong chương trình Quản lý hóa đơn.

19.2. Mất hóa đơn tại các tổ chức, cá nhân kinh doanh

Bộ phận Hành chính Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập do tổ chức, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn gửi đến theo mẫu BC21/AC. Đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển báo cáo BC21/AC cho Bộ phận ấn chỉ ngày trong ngày.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhập báo cáo BC 21/AC vào chương trình Quản lý hóa đơn.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi sổ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất hóa đơn ST21/AC và truyền thông tin lên Trang Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Trường hợp tổ chức, cá nhân gửi Báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập BC21/AC qua mạng thông tin điện tử thì Chương trình Quản lý hóa đơn tự động tiếp nhận.

- Quá thời hạn 05 ngày kể từ khi xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn hoặc người mua hàng mất hóa đơn (Liên 2), nếu tổ chức, cá nhân kinh doanh không báo cáo, phải lập biên bản vi phạm hành chính và trong thời hạn 10 ngày tiếp theo phải trình lãnh đạo cơ quan Thuế ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền.

- Nhập quyết định xử phạt và các chứng từ nộp tiền phạt vi phạm hành chính vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

Bộ phận Hành chính Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Chuyển ngay Quyết định xử phạt vi phạm hành chính cho các tổ chức, cá nhân vi phạm.

20. Theo dõi tình hình kho hóa đơn

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

20.1. Xác lập danh sách kho hóa đơn:

- Kho chính;

- Kho phụ;

- Kho hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

- Kho theo dõi riêng (sử dụng cho trường hợp “nhập điều chuyển” hóa đơn)

20.2. Theo dõi tồn kho hóa đơn:

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Lập Phiếu nhập ấn chỉ hoặc Phiếu xuất ấn chỉ, Thủ kho xác nhận Phiếu nhập, Phiếu xuất; Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi Thẻ kho. Cuối mỗi tháng, thủ kho ấn chỉ và Bộ phận Ấn chỉ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ sách và thực tế số liệu về nhập, xuất, tồn kho từng loại hóa đơn.

20.3. Kiểm kê kho hóa đơn:

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Lập Quyết định kiểm kê kho hóa đơn trình lãnh đạo cơ quan Thuế ký duyệt. Thành phần Hội đồng kiểm kê kho ấn chỉ: Lãnh đạo cơ quan Thuế, lãnh đạo Phòng/Đội Hành chính phụ trách ấn chỉ; đại diện Phòng/Đội Kiểm tra nội bộ, kế toán ấn chỉ, thủ kho ấn chỉ.

- Thời điểm kiểm kê:

+) Kiểm kê định kỳ vào ngày 30 tháng 6 và ngày 31 tháng 12 hàng năm.

+) Kiểm kê đột xuất: Thực hiện khi có quyết định của các cơ quan có thẩm quyền và trong các trường hợp: Mất, cháy… hóa đơn trong kho.

- Trình tự kiểm kê:

+) Khóa sổ kế toán (Sổ ST12/AC, Thẻ kho). Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ in Bảng kiểm kê kho BC25/AC.

+) Thực hiện kiểm kê chi tiết theo từng loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn (từ quyển – đến quyển). Đối chiếu giữa Bảng kiểm kê kho BC25/AC với Thẻ kho tương ứng. Kiểm tra các điều kiện bảo vệ, bảo quản kho.

+) Thực hiện điều chỉnh số liệu nếu có chênh lệch sau khi đã có ý kiến xử lý của lãnh đạo Cục Thuế. In bảng kiểm kê BC25/AC sau khi đã điều chỉnh.

Biên bản kiểm kê kho (kèm theo Bảng kiểm kê BC25/AC) được lập đủ số lượng để giao cho các thành phần tham gia kiểm kê và những người tham gia kiểm kê kho phải ký tên trong tất cả các bản Biên bản kiểm kê kho.

II. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN TỰ IN

1. Tạo mẫu hóa đơn tự in của cơ quan Thuế

Phòng Quản lý ấn chỉ (Vụ Tài vụ Quản trị) và Cục Công nghệ thông tin Tổng cục Thuế thực hiện:

- Thiết kế mẫu và tạo Hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế), ký hiệu mẫu: 02GTTT3/002 trên Chương trình Quản lý hóa đơn để dùng chung cho toàn ngành Thuế.

- Phân mã hóa đơn để xác định ký hiệu hóa đơn theo từng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính. Mã hóa đơn tự in của Tổng cục Thuế gồm hai ký tự: 00 trước ký hiệu hóa đơn.

- Tổng cục Thuế ban hành Quyết định áp dụng hóa đơn tự in theo quy định tại Điều 6, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ về hóa đơn và Điều 6, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.

2. Thông báo phát hành mẫu hóa đơn tự in của cơ quan Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Tổng cục Thuế thực hiện:

- Phân bổ ký hiệu Hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế), ký hiệu mẫu 02GTTT3/002 cho Phòng Quản lý ấn chỉ (Vụ Tài vụ Quản trị) Tổng cục Thuế tại Hà Nội và Đại diện Văn phòng Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh.

- Phòng Quản lý ấn chỉ (Vụ Tài vụ Quản trị) Tổng cục Thuế tại Hà Nội sử dụng hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế) có ký hiệu AA. Đại diện Văn phòng Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh sử dụng hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế) có ký hiệu AB.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Phân bổ ký hiệu Hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế), ký hiệu mẫu 02GTTT3/002 cho Cục thuế và các Chi cục Thuế trực thuộc.

- Nguyên tắc phân bổ ký hiệu hóa đơn: Mỗi Chi cục Thuế được sử dụng một hoặc một số ký hiệu hóa đơn nhất định và không thay đổi theo thời gian. Tối đa, mỗi ký hiệu hóa đơn có 9.999.999 số, từ số 0000001 đến số 9.999.999.

Bộ phận Ấn chỉ Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Thông báo phát hành hóa đơn tự in (Theo mẫu số 3.6, phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính): Thực hiện theo quy định tại khoản 6, mục I, Phần thứ Hai (Quản lý hóa đơn đặt in của cơ quan Thuế).

- Căn cứ số lượt giao dịch ước thực hiện hàng năm với các tổ chức, cá nhân khi bán hóa đơn, Cục Thuế quyết định số lượng hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế) để phân bổ ký hiệu, số lượng hóa đơn cụ thể cho từng Chi cục Thuế. Các Chi cục Thuế thực hiện thông báo phát hành hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế) theo ký hiệu và số lượng hóa đơn đã được phân bổ.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ lập Sổ theo dõi tình hình phát hành và sử dụng hóa đơn ST25/AC của Bộ phận Ấn chỉ.

3. Lập hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế) tại cơ quan Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhập các thông tin về người mua hóa đơn (tên, mã số thuế, địa chỉ, tên người trực tiếp mua, số chứng minh nhân dân…) và các thông tin về số lượng hóa đơn các loại sẽ bán cho các tổ chức, cá nhân (loại hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự đầu – cuối, đơn giá bán, thành tiền…) vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

- Hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế) được in từ giấy trắng hoặc giấy có in hoa văn, khổ giấy A4. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc in tiêu đề của hóa đơn để đóng dấu cơ quan Thuế vào góc trên, bên trái tại vị trí tên của cơ quan Thuế trước khi in toàn bộ nội dung.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc lập và in hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế).

4. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in của cơ quan Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận, nhập các thông tin về hóa đơn tự in trong Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC do Bộ phận Ấn chỉ (Kế toán bán hóa đơn) sử dụng.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc phát hiện sai sót các số liệu trên BC26/AC và hỗ trợ ghi Sổ theo dõi tình hình phát hành và sử dụng hóa đơn ST25/AC của Bộ phận Ấn chỉ.

5. Thông báo hủy hóa đơn tự in của cơ quan Thuế

Bộ phận Ấn chỉ Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:                 

- Hết năm, căn cứ ký hiệu và số lượng Hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế) đã thông báo phát hành và số hóa đơn đã sử dụng theo Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/AC, Bộ phận ấn chỉ Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện việc thông báo hủy số hóa đơn tự in còn lại chưa sử dụng theo mẫu Thông báo kết quả hủy hóa đơn, mẫu số TB03/AC (Phụ lục 3, ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính).

- Bắt đầu từ ngày 01/01 của năm sau, Chương trình Quản lý hóa đơn tự động quy định mới 02 ký tự quy định năm tạo và phát hành cho các ký hiệu Hóa đơn bán hàng tự in (dùng để bán ấn chỉ thuế) của Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế.

B. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN TỰ IN, ĐẶT IN DO TỔ CHỨC, CÁ NHÂN PHÁT HÀNH  

1. Quản lý thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in của các tổ chức, cá nhân:

Bộ phận Hành chính Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in của tổ chức, cá nhân, có “hóa đơn mẫu” kèm theo qua đường bưu điện, đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển cho Bộ phận Ấn chỉ ngay trong ngày.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in, mẫu số TB01/AC (Phụ lục 3, kèm theo Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính) của tổ chức, cá nhân, có “hóa đơn mẫu” kèm theo từ Bộ phận hành chính.

- Kiểm tra trạng thái của mã số thuế, tính hợp lệ của thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in (các thông tin trong thông báo so với quy định, so sánh giữa mẫu hóa đơn với các thông tin trong thông báo…).

- Trường hợp phát hiện thông tin trong Thông báo phát hành không đủ nội dung theo đúng quy định, trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, cá nhân, phải thông báo các sai sót và yêu cầu tổ chức, cá nhân điều chỉnh.

- Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp các đơn vị trực thuộc, chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức kinh doanh nhận thông báo phát hành hóa đơn tự in của từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh đó.

- Nhập thông tin từ Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in của tổ chức, cá nhân vào Chương trình Quản lý hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi Sổ theo dõi tình hình phát hành và sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, mẫu ST25/AC.

- Trường hợp các tổ chức, cá nhân gửi Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng, Chương trình Quản lý hóa đơn tự động cập nhật.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc cập nhật.

+ Danh sách các tổ chức, cá nhân đã thông báo phát hành hóa đơn.

+ Danh sách các nhà in đã thực hiện Báo cáo nhận in hóa đơn.

+ Kiểm tra các sai sót trong thông báo phát hành khi nhập thông tin.

+ Truyền các thông tin của Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Thông tin nội bộ).

Trường hợp sau khi đã đưa thông tin trong Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, nếu phát hiện Thông báo phát hành hóa đơn sai sót về loại, ký hiệu, từ số… đến số hóa đơn thì thực hiện:

- Lập biên bản ghi rõ lý do sai sót;

- Đánh dấu xóa bỏ thông báo phát hành đã đưa lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế;

- Lập thông báo phát hành mới thay thế thông báo phát hành đã đánh dấu xóa bỏ theo đúng loại, ký hiệu, từ số… đến số hóa đơn tổ chức, cá nhân đã thông báo phát hành với cơ quan Thuế;

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ:

+ Đánh dấu xóa bỏ và cập nhật thông báo phát hành đã đưa lên Trang thông tin điện tử ngành thuế và trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

+ Lập thông báo phát hành hóa đơn thay thế thông báo phát hành hóa đơn đã xóa bỏ theo đúng loại, ký hiệu, từ số… đến số tổ chức, cá nhân đã thông báo phát hành với cơ quan Thuế.

+ Ghi thông tin điều chỉnh vào Sổ theo dõi tình hình phát hành và sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, mẫu ST25/AC.

+ Truyền thông tin xóa bỏ thông báo phát hành đã đưa lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và các thông tin của Thông báo phát hành hóa đơn tự in, đặt in thay thế lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Thông tin nội bộ).

2. Quản lý Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in, đặt in của các tổ chức, cá nhân:

Bộ phận Hành chính Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận các loại báo cáo: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in, đặt in hàng quý BC26/AC của tổ chức, cá nhân. Đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển cho Bộ phận Ấn chỉ ngay trong ngày. Thời hạn tổ chức, cá nhân gửi báo cáo: Trước ngày 20 của tháng liền kề sau kỳ báo cáo.

- Nhận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in, đặt in BC26/AC và Bảng kê chi tiết hóa đơn đến thời điểm quyết toán hóa đơn, mẫu BK01/AC của quý cuối cùng còn hoạt động đối với các tổ chức, cá nhân kinh doanh ngừng hoạt động kinh doanh có thời hạn, ngừng kinh doanh vĩnh viễn hoặc chuyển địa điểm. Đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển cho Bộ phận Ấn chỉ ngay trong ngày. Thời gian tổ chức, cá nhân gửi báo cáo: Ngày cuối cùng tổ chức, cá nhân kinh doanh còn hoạt động.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận, nhập các thông tin về Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC 26/AC và các Bảng kê kèm theo vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

- Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in, đặt in qua mạng thì Chương trình Quản lý hóa đơn tự động cập nhật.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ phát hiện sai sót các số liệu trên BC 26/AC, ghi Sổ theo dõi tình hình phát hành và sử dụng hóa đơn tự in, đặt in ST 25/AC của từng tổ chức, cá nhân.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ tổng hợp Báo cáo tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý BC27/AC của cơ quan Thuế truyền lên cấp trên.

3. Quản lý Thông báo kết quả hủy hóa đơn tự in, đặt in:

Bộ phận Hành chính Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Nhận Thông báo kết quả hủy hóa đơn tự in, đặt in mẫu số TB03/AC (Phụ lục 3, kèm theo Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính) do tổ chức, cá nhân không tiếp tục sử dụng, hóa đơn báo mất nay đã tìm thấy; đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển cho Bộ phận Ấn chỉ ngay trong ngày.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận Thông báo kết quả hủy hóa đơn tự in, đặt in của tổ chức, cá nhân kinh doanh.

- Đối chiếu kết quả hủy hóa đơn tự in, đặt in với số liệu thông báo phát hành hóa đơn, số liệu trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý của tổ chức, cá nhân kinh doanh để phát hiện sai sót, chênh lệch (nếu có). Trường hợp phát hiện thông tin trong thông báo kết quả hủy không đúng quy định, phải thông báo các sai sót và yêu cầu tổ chức, cá nhân điều chỉnh.

- Nhập thông báo kết quả hủy hóa đơn tự in, đặt in của tổ chức, cá nhân nếu hợp lệ vào Chương trình Quản lý hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ truyền thông thông báo kết quả hủy hóa đơn tự in, đặt in lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế, Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Hóa đơn tự in của tổ chức, cá nhân kinh doanh được xác định là hủy xong khi không thể sử dụng phần mềm để tạo được hóa đơn tự in.

- Hóa đơn tự in đã sử dụng, hóa đơn đặt in của tổ chức, cá nhân kinh doanh được xác định là hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ tờ hóa đơn nào hoặc không thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại nguyên bản các số hóa đơn đã thông báo hủy.

- Phát hiện các trường hợp vi phạm về hủy hóa đơn tự in, đặt in trình lãnh đạo cơ quan Thuế kế hoạch kiểm tra, xử lý theo quy định.

4. Quản lý báo cáo hóa đơn mất, cháy, hỏng:

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Nhận Báo cáo hóa đơn mất, cháy, hỏng mẫu BC21/AC của tổ chức, cá nhân. Đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển cho Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế ngay trong ngày.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận, nhập Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn BC21/AC của tổ chức, cá nhân vào Chương trình Quản lý hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi Sổ theo dõi tình hình mất và xử lý mất hóa đơn ST21/AC và truyền thông tin này lên Trang thông tin điện tử ngành Thuế và Trang thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

- Lập quyết định xử lý vi phạm hành chính (nếu có) đối với các tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn, trình lãnh đạo cơ quan Thuế ký duyệt và nhập quyết định xử lý vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

- Cập nhật quyết định xử lý do Bộ phận Kiểm tra chuyển đến vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

- Chương trình hỗ trợ ghi Sổ theo dõi tình hình mất và xử lý mất hóa đơn ST21/AC, tổng hợp Báo cáo tình hình mất và xử lý mất hóa đơn BC 24/AC và truyền lên cơ quan Thuế cấp trên.

5. Điều chuyển hóa đơn khi tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm sang cơ quan thuế khác quản lý

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC 26/AC và Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng, mẫu BK 01/AC của tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh gửi cơ quan Thuế nơi đi trước ngày Thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan Thuế nơi đến.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế chuyển đi thực hiện:

- Nhận, nhập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC 26/AC và Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng, mẫu BK 01/AC của tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh gửi cơ quan Thuế nơi đi trước ngày Thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan Thuế nơi đến.

- Lập Thông báo điều chỉnh số hóa đơn chuyển đi đã Thông báo phát hành trước đây vào Chương trình quản lý hóa đơn. Chương trình quản lý hóa đơn hỗ trợ đưa lên Trang thông tin điện tử của ngành Thuế và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ phát hiện sai sót các số liệu trên BC 26/AC và BK01/AC, ghi Sổ theo dõi tình hình phát hành và sử dụng hóa đơn tự in, đặt in ST 25/AC của từng tổ chức, cá nhân, tổng hợp Báo cáo tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý BC27/AC của cơ quan Thuế truyền lên cấp trên.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế chuyển đến thực hiện:

- Nhận, nhập thông báo phát hành hóa đơn của tổ chức, cá nhân vào hệ thống.

C. QUẢN LÝ TÌNH HÌNH NHẬN IN HÓA ĐƠN CỦA DOANH NGHIỆP IN

1. Quản lý báo cáo về việc nhận in hóa đơn:

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận Báo cáo về việc nhận in hóa đơn, mẫu số BC21/AC của doanh nghiệp in theo định kỳ 6 tháng 1 lần. Thời hạn gửi báo cáo: Lần 1: Trước ngày 20/7. Lần 2: Trước ngày 20/01 năm sau, kể cả đối với trường hợp doanh nghiệp in mới hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Nhận Báo cáo về việc nhận in hóa đơn đặt in của kỳ cuối cùng còn hoạt động đối với tổ chức nhận in hóa đơn ngừng hoạt động nhận in hóa đơn. Thời gian phải báo cáo: Từ đầu kỳ báo cáo cuối cùng đến thời điểm tổ chức nhận in ngừng hoạt động nhận in hóa đơn.

- Đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển ngay trong ngày cho Bộ phận Ấn chỉ.

Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận, nhập Báo cáo về việc nhận in hóa đơn của doanh nghiệp in vào chương trình Quản lý hóa đơn.

Chương trình hỗ trợ đưa danh sách các doanh nghiệp in đã nhận in hóa đơn lên Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Quản lý Hóa đơn đặt in do doanh nghiệp in tự làm thủ tục đặt in:

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế, Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện quản lý như đối với hóa đơn đặt in của các doanh nghiệp khác quy định tại Mục B, Phần thứ Hai (Quản lý hóa đơn tự in, đặt in của các tổ chức, cá nhân) nêu trên.

D. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN DO CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN BỎ TRỐN, TỰ Ý NGHỈ KINH DOANH KHÔNG THÔNG BÁO VỚI CƠ QUAN THUẾ

1. Quản lý hóa đơn do các tổ chức cá nhân bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh không thông báo với cơ quan Thuế.

Bộ phận Kiểm tra Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Kiểm tra và lập Thông báo tổ chức, cá nhân bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh. Xác định số hóa đơn của tổ chức, cá nhân tính đến thời điểm được xác định là bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh đã kê khai trên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra, mẫu số 01-1/GTGT.

- Căn cứ số hóa đơn đã kê khai trên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra, mẫu số 01-1/GTGT do Bộ phận Kiểm tra Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện nhập vào ứng dụng Quản lý hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ xác định số hóa đơn còn tồn của tổ chức, cá nhân này và hỗ trợ lập Thông báo số hóa đơn của tổ chức, cá nhân bỏ trốn, tự ý nghỉ kinh doanh chưa kê khai thuế, không thông báo với cơ quan Thuế.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi Sổ theo dõi hóa đơn không còn giá trị sử dụng, mẫu số ST26/AC và truyền thông tin lên Trang thông tin điện tử ngành Thuế và Trang thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

2. Quản lý hóa đơn do các tổ chức, cá nhân sử dụng có hành vi cho, bán.

Bộ phận Kiểm tra Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Kiểm tra và xác định số hóa đơn đã cho, bán của tổ chức, cá nhân có hành vi cho, bán hóa đơn trái phép.

- Lập Thông báo và trình Lãnh đạo Cơ quan Thuế ký duyệt Thông báo.

- Sau khi lãnh đạo cơ quan Thuế ký và bộ phận văn thư đóng dấu vào thông báo, thực hiện nhập Thông báo do các tổ chức, cá nhân sử dụng có hành vi cho, bán vào Chương trình Quản lý hóa đơn.

Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ ghi Sổ theo dõi hóa đơn không còn giá trị sử dụng, mẫu số ST26/AC và truyền thông tin này lên Trang thông tin điện tử ngành Thuế và Trang thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

E. XÁC MINH, THANH TRA, KIỂM TRA HÓA ĐƠN

I. XÁC MINH HÓA ĐƠN DO CỤC THUẾ TỰ IN, ĐẶT IN

1. Điều kiện để xác minh nguồn gốc phát hành hóa đơn

- Khi đặt in hóa đơn, Cục Thuế và doanh nghiệp nhận in hóa đơn phải tạo ký hiệu nhận dạng hóa đơn. Các ký hiệu nhận dạng hóa đơn phải được ghi văn bản thống nhất giữa lãnh đạo Cục Thuế và lãnh đạo doanh nghiệp in. Số người được biết các ký hiệu nhận dạng hóa đơn này do lãnh đạo Cục Thuế quyết định.

- Tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước có yêu cầu xác minh nguồn gốc hóa đơn do Cục Thuế đặt in phải có công văn yêu cầu xác minh hóa đơn. Nội dung công văn phải ghi rõ: Loại hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và yêu cầu cụ thể về xác minh.

2. Xác minh nguồn gốc phát hành hóa đơn

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế Cục thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận công văn yêu cầu xác minh nguồn gốc hóa đơn của tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước. Đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển Bộ phận ấn chỉ ngay trong ngày.

Bộ phận Ấn chỉ Cục thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Tiếp nhận công văn yêu cầu xác minh hóa đơn của tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước. Nhập các thông tin về hóa đơn cần xác minh vào phần ứng dụng tra cứu hóa đơn. Chương trình Quản lý hóa đơn hỗ trợ việc xác minh nguồn gốc hóa đơn.

- Căn cứ các ký hiệu nhận dạng hóa đơn để xác minh tính thật, giả của hóa đơn do tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước yêu cầu.

- Lập văn bản trả lời yêu cầu xác minh trình lãnh đạo ký duyệt, chuyển Bộ phận Hành chính để chuyển cho tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước có yêu cầu.

Thời hạn trả lời xác minh hóa đơn: Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn yêu cầu.

3. Xác minh nội dung kinh tế của hóa đơn

Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính thuế Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nhận công văn yêu cầu xác minh nguồn gốc hóa đơn của tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước. Đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển Bộ phận Kiểm tra ngay trong ngày.

Bộ phận Kiểm tra Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

- Nếu yêu cầu xác minh nội dung kinh tế của hóa đơn do người bán lập (liên 1) do người mua hoặc tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước yêu cầu, căn cứ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào, mẫu số 01-2/GTGT do tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ nộp cho cơ quan Thuế để kiểm tra, đối chiếu, xác định đúng, sai theo yêu cầu.

- Nếu yêu cầu xác minh nội dung kinh tế của hóa đơn được người mua lưu giữ (Liên 2), căn cứ Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra, mẫu số 01-1/GTGT hoặc kiểm tra trực tiếp liên lưu hóa đơn do tổ chức, cá nhân lưu giữ tại trụ sở để kiểm tra, đối chiếu, xác định đúng, sai theo yêu cầu.

- Lập văn bản trả lời yêu cầu xác minh hóa đơn trình lãnh đạo ký duyệt, chuyển Bộ phận Hành chính để chuyển cho tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước có yêu cầu.

Thời hạn trả lời xác minh hóa đơn: Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn yêu cầu.

II. KIỂM TRA HÓA ĐƠN  

Phòng Quản lý ấn chỉ (Vụ Tài vụ Quản trị, Tổng cục Thuế) thực hiện:

- Chỉ đạo Cục thuế hàng năm xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch kiểm tra về hóa đơn theo các nội dung:

+ In, phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn của người nộp thuế, doanh nghiệp in trên địa bàn quản lý.

+ Kiểm tra Chi cục Thuế về công tác quản lý hóa đơn.

- Lập kế hoạch và trực tiếp kiểm tra cơ quan Thuế các cấp về công tác quản lý hóa đơn.

Bộ phận Quản lý ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Bộ phận Ấn chỉ phối hợp với Bộ phận kiểm tra của Cục Thuế, Chi cục Thuế thực hiện thu thập thông tin để xây dựng kế hoạch kiểm tra hoạt động tạo, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của người nộp thuế tại cơ quan Thuế và tại trụ sở người nộp thuế.

- In kết quả gửi các loại báo cáo chậm; báo cáo của tổ chức, cá nhân có nội dung, số liệu sai lệch so với nội dung, số liệu của cơ quan Thuế quản lý.

- Phân tích rủi ro từ các sai phạm được phát hiện, trình lãnh đạo cơ quan Thuế kế hoạch kiểm tra.

- Các sai phạm có tính rủi ro cao, trình lãnh đạo cho tiến hành kiểm tra đột xuất.

- Căn cứ hồ sơ kiểm tra, tham mưu xử lý các hành vi vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn trên địa bàn quản lý.

Bộ phận Quản lý ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

- Chủ trì xây dựng kế hoạch kiểm tra và phối hợp với Phòng Kiểm tra thuế tổ chức thực hiện kiểm tra việc tạo, phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn của người nộp thuế, hoạt động in của các doanh nghiệp in thuộc phạm vi quản lý.

- Thực hiện kiểm tra, xác minh nguồn gốc phát hành hóa đơn, tính hợp lệ của hóa đơn thuộc phạm vi quản lý.

- Kiểm tra các Chi cục Thuế về công tác quản lý hóa đơn.

- Căn cứ hồ sơ kiểm tra, tham mưu xử lý các hành vi vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn trên địa bàn quản lý.

Bộ phận ấn chỉ Chi cục Thuế thực hiện:

- Phối hợp với Đội kiểm tra thuế xây dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch kiểm tra hoạt động tạo, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của người nộp thuế người nộp thuế; hoạt động in của các doanh nghiệp in trên địa bàn.

- Thực hiện kiểm tra, xác minh nguồn gốc phát hành hóa đơn, tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn thuộc phạm vi quản lý.

- Kiểm tra hoạt động hủy hóa đơn của người nộp thuế theo quy định của Bộ Tài chính.

- Căn cứ hồ sơ kiểm tra, tham mưu xử lý các hành vi vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn trên địa bàn quản lý.

III. THANH TRA HÓA ĐƠN

Bộ phận ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Hàng năm, Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế, Chi cục Thuế có kế hoạch phối hợp với Bộ phận Thanh tra tiến hành thanh tra hoạt động tạo, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn của các tổ chức, cá nhân theo quy định; hoạt động in của các doanh nghiệp in trên địa bàn quản lý theo kế hoạch thanh tra của cơ quan Thuế.

Phần thứ ba.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Vụ Tài vụ Quản trị (Phòng Quản lý ấn chỉ) Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra cơ quan Thuế các cấp thực hiện quy trình này. Vụ Tài vụ Quản trị (Phòng Quản lý ấn chỉ) phối hợp với Cục Công nghệ thông tin Tổng cục Thuế trong việc hướng dẫn, hỗ trợ cơ quan Thuế các cấp triển khai Quy trình quản lý hóa đơn trên hệ thống máy tính và xử lý các vướng mắc trong quá trình thực hiện.

2. Cục trưởng Cục Thuế, Chi cục trưởng Chi cục Thuế chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, kiểm tra các bộ phận trong cơ quan Thuế thực hiện Quy trình này.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo kịp thời về Tổng cục Thuế để được hỗ trợ giải quyết hoặc nghiên cứu để sửa đổi, bổ sung Quy trình quản lý hóa đơn cho phù hợp./.

PHỤ LỤC

CÁC MẪU BIỂU VÀ SỔ SÁCH QUẢN LÝ HÓA ĐƠN
(Kèm theo Quyết định số 2423/QĐ-TCT ngày 23/11/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình quản lý hóa đơn)

1/ Mẫu danh mục ấn chỉ (Hóa đơn)

DANH MỤC ẤN CHỈ (HÓA ĐƠN)

2/ Mẫu Kế hoạch sử dụng hóa đơn

Mẫu số: KH01/AC

KẾ HOẠCH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

Năm …………….

3/ Mẫu: Kế hoạch in hóa đơn

Mẫu số: KH02/AC

KẾ HOẠCH IN HÓA ĐƠN

Năm …………….

- Kinh phí đã cấp:

- Kinh phí in:

- Kinh phí cấp bổ sung:

4/ Mẫu kế hoạch cấp kinh phí in

Mẫu số: KH03/AC

KẾ HOẠCH CẤP KINH PHÍ IN

Năm …………….

5/ Sổ theo dõi hợp đồng in

Mẫu số: HĐ01/AC

SỔ THEO DÕI HỢP ĐỒNG IN

Từ ngày …  tháng … đến ngày … tháng … năm ………….

6/ Sổ theo dõi ký hiệu ấn chỉ thuế đã in

Mẫu số: HĐ02/AC

SỔ THEO DÕI KÝ HIỆU ẤN CHỈ THUẾ ĐÃ IN

Từ ngày …  tháng … đến ngày … tháng … năm ………….

Mẫu số ấn chỉ:

7/ Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng

Mẫu số: HĐ03/AC

SỔ THEO DÕI THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

Từ ngày …  tháng … đến ngày … tháng … năm ………….

8/ Mẫu: Biểu tổng hợp số lượng ấn chỉ đã in

Mẫu số: HĐ04/AC

BIỂU TỔNG HỢP SỐ LƯỢNG ẤN CHỈ ĐÃ IN

Từ ngày …  tháng … đến ngày … tháng … năm ………….

9/ Mẫu Phiếu nhập

Nhập ấn chỉ từ: ……………

Về kho:

Theo hóa đơn (Phiếu xuất ấn chỉ) số: ………. Ngày …/…/…

Ghi

10/ Mẫu Phiếu xuất

Xuất cho: ……………

Từ kho:

Người nhận:

Theo giấy giới thiệu:              Ngày …/…/…

Ghi

11/ Mẫu Hóa đơn bán hàng (dùng để bán ấn chỉ)

Mẫu số: 02GTTT3/002

Tên đơn vị mua:                                                 Mã số thuế:

Địa chỉ:

Tên người mua:

Số CMND người mua:                                       Nơi cấp:                       Ngày cấp:

Đơn đề nghị mua ấn chỉ:                                                                    Ngày:

Hình thức thanh toán:

12/ Mẫu: Sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền

Mẫu số: ST11/AC

SỔ THEO DÕI ẤN CHỈ BÁN THU TIỀN

Từ tháng ….. năm ….. đến tháng ….. năm ………….

13/Mẫu Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ

Mẫu số: ST12/AC

SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH ẤN CHỈ

Từ ngày … tháng ….. đến ngày ….. tháng ….. năm …..

14/ Sổ theo dõi cấp hóa đơn lẻ

Mẫu số: ST13/AC

Tên cơ quan Thuế

SỔ THEO DÕI CẤP HÓA ĐƠN LẺ

15/ Sổ theo dõi bán hóa đơn lẻ

Mẫu số: ST14/AC

Tên cơ quan Thuế

SỔ THEO DÕI BÁN HÓA ĐƠN LẺ

16/ Mẫu sổ mua hóa đơn (trang bìa)

Mẫu sổ mua hóa đơn (trang ruột)

Loại hóa đơn: …………………………… Ký hiệu mẫu: …………………………………………….

17/ Sổ theo dõi mua, sử dụng hóa đơn

Mẫu sổ: ST23/AC

Tên cơ quan Thuế

SỔ THEO DÕI MUA, SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

Từ tháng ……… đến tháng ……… năm …………...

Đơn vị tính: Số

18/ Sổ theo dõi mất và kết quả xử lý mất ấn chỉ

Mẫu sổ: ST21/AC

SỔ THEO DÕI MẤT VÀ KẾT QUẢ XỬ LÝ MẤT ẤN CHỈ

Từ ngày ….. tháng ….. đến ngày ….. tháng ….. năm ……

Hình thức in
Hình thức phát hành
Mẫu ấn chỉ

19/ Sổ theo dõi phát hành, sử dụng hóa đơn 

Mẫu sổ: ST25/AC

Tên cơ quan Thuế

SỔ THEO DÕI PHÁT HÀNH, SỬ DỤNG HÓA ĐƠN

Từ tháng ……… đến tháng ……… năm …………...

Đơn vị tính: Số