Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là gì?
Tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.”. Như vậy, có thể hiểu đơn giản việc chức thực chữ ký là hoạt động của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chứng nhận chữ ký được thể hiện trong các văn bản, giấy tờ được yêu cầu chứng thực là chữ ký thật, không giả mạo.
Lưu ý về các trường hợp được và không được chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là một trong những hoạt động tư pháp được quy định chặt chẽ trong các văn bản pháp luật hiện hành. Theo đó, không phải mọi yêu cầu chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản đều được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện. Dưới đây là một số lưu ý về những trường hợp được và không được chứng thực chữ ký:
Các trường hợp chứng thực chữ ký
Các trường hợp được phép chứng thực chữ ký theo yêu cầu của người yêu cầu được quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và được hướng dẫn cụ thể tại các Điều 14 và Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Cụ thể các trường hợp được phép chứng thực bao gồm:
“ a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Trên đây là 04 trường hợp được áp dụng thủ tục chứng thực chữ ký khi có yêu cầu của người yêu cầu chứng thực. Trong đó, đối với trường hợp chứng thực chữ ký trong tờ khai sơ yếu lý lịch cá nhân và Giấy uỷ quyền được Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết và cụ thể hơn tại các Điều 14 và Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP.
Lưu ý: Việc chứng thực chữ ký cũng được áp dụng trong trường hợp đặc biệt là chứng thực dấu vân tay điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không thể ký được theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Các trường hợp không được chứng thực chữ ký
Như đã trình bày ở trên thì việc chứng thực chữ ký không phải lúc nào cũng được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện khi tiếp nhận yêu cầu. Cụ thể, các trường hợp không được phép thực hiện chứng thực chữ ký khi có yêu cầu được quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP:
“ 1. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình;
2. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo;
3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 của Nghị định này;
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Như vậy, theo quy định trên của pháp luật hiện hành thì những trường hợp không được phép chứng thực chữ ký khi có yêu cầu bao gồm: người yêu cầu không làm chủ nhận thức, hành vi, không xuất trình giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ giả mạo hoặc hết giá trị sử dụng; giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực có nội dung trái pháp luật; giấy tờ, văn bản là hợp đồng hoặc giao dịch mà theo quy định phải thực hiện công chứng mà không phải là chứng thực chữ ký.
Từ những phân tích trên, quý bạn đọc có thể phân biệt rõ những trường hợp nào có thể chứng thực chữ ký và những trường hợp nào không được phép thực hiện chứng thực chữ ký để có thể thực hiện theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực chữ ký
Ngay tại quy định về khái niệm “chứng thực chữ ký” đã nêu rất rõ việc thực hiện chứng thực này được thực hiện bởi “cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP”. Vậy Nghị định này quy định cơ quan, tổ chức nào có thẩm quyền chứng thực chữ ký khi có yêu cầu?
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực chữ ký tại Điều 5 và cụ thể các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền bao gồm:
Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp quận/ huyện/thị xã/ TP thuộc tỉnh (trong đó, người có thẩm quyền ký và đóng dấu chứng thực chữ ký là Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng Tư pháp);
UBND cấp xã/ phường/ thị trấn (trong đó, người có thẩm quyền ký và đóng dấu chứng thực chữ ký là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã/ phường/ thị trấn);
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự hoặc Cơ quan có chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài (trong đó, viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự có quyền ký và đóng dấu chứng thực chữ ký);
Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp/ Văn phòng công chứng tư (trong đó, công chứng viên có quyền ký và đóng dấu chứng thực chữ ký).
Lưu ý: Hiện nay, việc yêu cầu chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Người yêu cầu có quyền yêu cầu chứng thực chữ ký tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào nêu trên miễn là thuận tiện và phù hợp nhất cho việc đi lại.
Mẫu chứng thực chữ ký theo quy định hiện nay
Nội dung của chứng thực chữ ký được thể hiện qua lời chứng của người có thẩm quyền ký và đóng dấu chứng thực theo quy định. Tại khoản 1 Điều 12 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Lời chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng thực”.
Hiện nay, mẫu chứng thực chữ ký đang được thực hiện theo mẫu được ban hành tại Phụ lục kèm theo của Thông tư số 01/2020/TT-BTP.
Trên đây là thông tin về chứng thực chữ ký. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ đến tổng đài: 
19006192 để được tư vấn và hỗ trợ.
Tác giả: Lê Hà Vy 
