Cách ký tên và đóng dấu đúng chuẩn từ ngày 05/3/2020

Ký tên và đóng dấu tưởng chừng là việc dễ dàng, đơn giản, ai cũng có thể làm được, tuy nhiên, khi ký tên và đóng dấu từ ngày 05/3/2020 cần đảm bảo một số yêu cầu theo quy định tại Nghị định 30/2020.

1. Cách ký ban hành văn bản

Căn cứ vào mô hình tổ chức, hoạt động của cơ quan, tổ chức và tình hình thực tế mà thẩm quyền ký ban hành văn bản khác nhau. Cụ thể,

1.1. Ký thay

Áp dụng với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng (như Bộ, cơ quan ngang Bộ, Sở, Phòng, Ban, Ngành của Ủy ban nhân dân…)

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Cấp phó có thể ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Lưu ý:

- Phải ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu.

- Kể cả trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì cũng thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng.

1.2. Ký thay mặt

Áp dụng với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể (như Chính phủ…).

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.

Cấp phó được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Lưu ý: Trước tên tập thể lãnh đạo đó, phải có ghi “TM.”

1.3. Ký thừa ủy quyền

Áp dụng trong trường hợp đặc biệt.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu, cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.

Lưu ý:

- Phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền, được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền;

- Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

1.4. Ký thừa lệnh

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. 

Lưu ý:

- Phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

- Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức;

- Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.

Cách ký tên và đóng dấu đúng chuẩn từ ngày 05/3/2020 (Ảnh minh họa)

2. Cách đóng dấu trên văn bản

Khi đóng dấu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực màu đỏ theo quy định;

- Khi đóng dấu lên chữ ký: Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản;

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Hướng dẫn cách ký tên và đóng dấu này áp dụng đối với các văn bản trong cơ quan Nhà nước. Các đơn vị ngoài Nhà nước có thể căn cứ quy định này để áp dụng theo.

hieuluat.vn