Bài viết sau sẽ cung cấp thông tin về điều kiện mở văn phòng công chứng và hồ sơ, thủ tục thành lập theo quy định của pháp luật.
1. Văn phòng công chứng là gì?
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014:
1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Trong đó, văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng. Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
2. Điều kiện mở văn phòng công chứng
Căn cứ Điều 22 Luật Công chứng, điều kiện để mở văn phòng công chứng bao gồm:
2.1. Điều kiện về loại hình công ty
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động loại hình công ty hợp danh.
Theo quy định tại Điều 177 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty hợp danh là doanh nghiệp, trong đó:
a) Phải có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (sau đây gọi là thành viên hợp danh). Ngoài các thành viên hợp danh, công ty có thể có thêm thành viên góp vốn;
b) Thành viên hợp danh phải là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty;
c) Thành viên góp vốn là tổ chức, cá nhân và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty.
2.2. Điều kiện về thành viên sáng lập
Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.
Theo đó, chỉ có công chứng viên mới được đứng ra thành lập văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng phải có ít nhất 02 thành viên sáng lập. Các thành viên này có trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng toàn bộ tài sản của mình.
Điều 8 Luật Công chứng có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên như sau:
- Là công dân Việt Nam và có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
- Có phẩm chất đạo đức tốt và tuân thủ pháp luật.
- Có bằng cử nhân luật và sau đó đã công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
- Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
- Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
- Đảm bảo đủ sức khỏe để hành nghề.
2.3. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là trưởng văn phòng công chứng. Người này phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
2.4. Điều kiện về tên gọi
Tên gọi của văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “văn phòng công chứng”, kèm theo là họ tên của trưởng văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng.
Tên gọi của văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận nhưng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm văn hóa, đạo đức, truyền thống lịch sử và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
2.5. Điều kiện về trụ sở
Theo Điều 17 Nghị định 29/2016/NĐ-CP, trụ sở của văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Phải có địa chỉ cụ thể.
- Có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp.
- Có nơi tiếp người yêu cầu công chứng.
- Có nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
- Công chứng viên khi thành lập văn phòng công chứng phải nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động văn phòng công chứng.
Sở Tư pháp sẽ kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.
2.6. Điều kiện về con dấu
Văn phòng công chứng phải có con dấu riên và không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập.
Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
2.7. Điều kiện về tài sản
Văn phòng công chứng phải có tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Theo đó, văn phòng công chứng là một pháp nhân có tài sản độc lập với chủ sở hữu.
Điều kiện mở văn phòng công chứng (Ảnh minh họa)
3. Hồ sơ, thủ tục mở văn phòng công chứng
3.1. Hồ sơ mở văn phòng công chứng
Để mở văn phòng công chứng, cần phải chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng.
- Đề án thành lập văn phòng công chứng nêu rõ sự cần thiết thành lập và dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
- Quyết định bổ nhiệm công chứng viên (bản sao).
(theo Điều 23 Luật Công chứng)
3.2. Thủ tục thành lập văn phòng công chứng
Căn cứ Điều 23 Luật Công chứng, trình tự, thủ tục thành lập văn phòng công chứng được thực hiện như sau:
Bước 1: Công chứng viên thành lập văn phòng công chứng gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đến Ủy ban nhân dân tỉnh.
Bước 2: Ủy ban nhân nhân tỉnh xem xét hồ sơ
Trong 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Bước 3:
Trong 90 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập.
Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.
Bước 4:
Trong 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Văn phòng công chứng được phép hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Trên đây là điều kiện mở văn phòng công chứng và thủ tục thành lập theo quy định của pháp luật. Nếu có thắc mắc, bạn đọc vui lòng gửi câu hỏi cho chúng tôi để được giải đáp.
Tác giả: Hoàng Anh 
