Hồ sơ xin việc gồm những gì? Có cần công chứng không?

Hồ sơ xin việc 2023 bao gồm những giấy tờ, tài liệu gì? Cần lưu ý gì khi chuẩn bị hồ sơ xin việc? Hồ sơ xin việc buộc phải công chứng không? Cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Hồ sơ xin việc 2023 gồm có tài liệu, giấy tờ gì? 

Hồ sơ xin việc 2023 là toàn bộ những giấy tờ, tài liệu, bằng cấp, chứng chỉ,... mà người lao động chuẩn bị, nộp cho người sử dụng lao động/người tuyển dụng.

Dưới góc độ pháp luật lao động, hồ sơ xin việc không được quy định cụ thể gồm những tài liệu gì (trừ trường hợp người lao động đang dự tuyển kỳ thi viên chức hoặc hồ sơ của công chức, cán bộ, người làm việc trong lĩnh vực cơ yếu, lực lượng công an...thì theo pháp luật chuyên ngành).

Do đó, thông thường, xuất phát từ vị trí, đặc điểm công việc mà người sử dụng lao động sẽ yêu cầu những loại giấy tờ khác nhau.

Để không bị bỏ sót hoặc nhầm lẫn khi chuẩn bị, người lao động có thể chia tài liệu cần nộp thành các nhóm như:

• Nhóm giấy tờ về nhân thân: Căn cước công dân, sơ yếu lý lịch, lý lịch tư pháp, sổ hộ khẩu...;

• Nhóm giấy tờ về năng lực chuyên môn: Bằng cấp, chứng chỉ, giấy khen, công trình nghiên cứu khoa học,..;

• Nhóm giấy tờ về việc được giới thiệu: Thư giới thiệu, thư tiến cử,...;

• Nhóm giấy tờ về sức khỏe của người lao động: Giấy khám sức khỏe, hồ sơ bệnh án (nếu có),...;

• Nhóm giấy tờ khác: Ảnh chân dung, ảnh thẻ, CV/bản tóm lược quá trình làm việc cũng như năng lực, sở thích, trình độ của bản thân ứng viên....;

Cụ thể một số giấy tờ người lao động cần chú ý khi chuẩn bị như sau:

• Đơn xin việc: Đơn xin việc thường được viết tay hoặc đánh máy, cũng có thể mua mẫu có sẵn trong bộ hồ sơ xin việc hoặc theo mẫu của nhà tuyển dụng.

  • Để được người tuyển dụng đánh giá cao, ứng viên nên viết tay đơn xin việc để thể hiện sự cầu thị của mình. Đơn xin việc phải có ngày tháng viết, chữ ký của người nộp đơn và không cần công chứng.

• Sơ yếu lý lịch tự thuật: Đây là bản tóm tắt những thông tin cá nhân của người khai sơ yếu lý lịch: tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, thông tin gia đình, bằng cấp,… với mục đích giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên.

  • Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu sơ yếu lý lịch có xác nhận bởi Uỷ ban nhân dân xã, phường nơi cư trú hoặc có công chứng.

• CV xin việc (bản tóm lược về bản thân người ứng tuyển): Đây là hồ sơ năng lực, thể hiện trình độ, kinh nghiệm, năng lực của ứng viên.

  • CV nếu được đầu tư nghiêm túc, được chú trọng vào nội dung lẫn cả hình thức, thì cơ hội được phỏng vấn, trúng tuyển sẽ cao hơn.

• Bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến công việc ứng tuyển: Ứng viên cần photo hoặc công chứng, chứng thực các bằng cấp, chứng chỉ như: bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học.

  • Đây là bằng chứng chứng minh những thông tin ứng viên đã kê khai trong sơ yếu lý lịch, CV xin việc, đơn xin việc.

• Giấy khám sức khỏe của người ứng tuyển: Giấy khám sức khỏe để đảm bảo rằng sức khỏe của người này sẽ đáp ứng được công việc, từ đó tạo sự tin tưởng cho nhà tuyển dụng.

  • Giấy khám sức khỏe xin việc có 2 loại: giấy A4 2 mặt và giấy A3 gấp đôi (4 mặt). Tùy từng vị trí làm việc và yêu cầu ở các lĩnh vực khác nhau, công ty sẽ có yêu cầu khác nhau về giấy khám. Tuy nhiên giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực trong 06 tháng.

• Chứng minh nhân dân/căn cước công dân, sổ hộ khẩu/văn bản xác nhận nơi cư trú: Nếu như vị trí tuyển dụng có yêu cầu thì thì các giấy tờ tùy thân như chứng minh thư/ căn cước công dân cũng cần photo, công chứng và chuẩn bị, đây cũng là để chứng minh rõ ràng hơn cho lý lịch của ứng viên.

• Ảnh chân dung: Ảnh chân dung cũng cần được dán ở bên ngoài bìa hồ sơ xin việc, và bên trong mẫu sơ yếu lý lịch. Ảnh chân dung có thể là 3x4 hoặc 4x6;

• Phiếu lý lịch tư pháp số 1, giấy xác nhận dân sự: Đây là 2 loại giấy tờ mà hiện nay rất nhiều đơn vị tuyển dụng yêu cầu ứng viên phải cung cấp.

  • Về bản chất, nhà tuyển dụng yêu cầu loại giấy tờ này để nhằm mục đích không mong muốn người ứng tuyển thuộc trường hợp có tiền án, tiền sự hoặc có những vi phạm pháp luật về hình sự, hành chính làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc hoặc tăng rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Như vậy, hồ sơ xin việc 2023 về cơ bản cũng không có sự khác biệt so với 2022 về số lượng, loại hồ sơ, tài liệu cần chuẩn bị.

Tùy thuộc từng doanh nghiệp, vị trí công việc mà người tuyển dụng sẽ yêu cầu những loại tài liệu, giấy tờ tương ứng của ứng viên để chứng minh năng lực và sự phù hợp của họ với công việc.

Hồ sơ xin việc 2023 không bắt buộc phải công chứng 

Hồ sơ xin việc có bắt buộc công chứng sổ hộ khẩu không?

Một trong những loại giấy tờ mà nhà tuyển dụng yêu cầu người ứng tuyển phải có trong hồ sơ xin việc 2023 là sổ hộ khẩu.

Tuy nhiên, hiện nay, sổ hộ khẩu đã không còn giá trị pháp lý từ 1/1/2023 theo Luật cư trú 2020.

Thay thế sổ hộ khẩu là văn bản xác nhận nơi cư trú do công an có thẩm quyền cấp hoặc căn cước công dân có gắn chip.

Điều này cũng có nghĩa là việc nhà tuyển dụng của bạn yêu cầu sổ hộ khẩu có công chứng là không phù hợp với quy định hiện hành (do sổ hộ khẩu không còn giá trị pháp lý trong các giao dịch dân sự).

Kết luận: Việc nhà tuyển dụng yêu cầu phải có sổ hộ khẩu công chứng trong hồ sơ xin việc 2023 là chưa phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

Bạn có thể trao đổi lại với nhà tuyển dụng và đề nghị cung cấp văn bản xác nhận nơi cư trú hoặc đề nghị nhà tuyển dụng quét mã QR/đọc chip gắn trên thẻ căn cước công dân để kiểm tra nơi cu trú của bạn.

Đơn xin việc có cần dán ảnh không?

Đơn xin việc là một trong những loại giấy tờ không thể thiếu trong hồ sơ xin việc 2023.

Tùy thuộc vào vị trí ứng tuyển và quy định của từng công ty mà ứng viên sẽ phải chuẩn bị đơn xin việc có dán ảnh hoặc không.

Đơn xin việc dán ảnh thường sử dụng khi ứng tuyển vào các vị trí việc làm thuộc các lĩnh vực đòi hỏi ngoại hình như khách sạn, nhà hàng, du lịch, hàng không, PG,…

Với các vị trí tuyển dụng này, ngoài yêu cầu bắt buộc về bằng cấp, chứng chỉ chuyên ngành liên quan cũng như kinh nghiệm làm việc cần có, thì ngoại hình ưu nhìn cũng là một yếu tố ứng viên buộc phải đáp ứng được.

Bên cạnh đó, việc dán ảnh trên đơn xin việc sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng chọn lựa các ứng viên phù hợp cho vòng phỏng vấn tiếp theo mà nó còn thể hiện sự chuẩn bị kỹ càng và chuyên nghiệp của người ứng tuyển.

Chính vì vậy, các ứng viên cần chuẩn bị những tấm ảnh đẹp để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng dù ứng tuyển ở ngành nghề nào.

Về kích thước ảnh, nếu dùng mẫu đơn xin việc tải sẵn có kèm khung ảnh, thì ứng viên có thể dựa vào đó để lựa chọn cỡ ảnh 3x4 hoặc 4x6.

Nếu sử dụng đơn xin việc viết tay hoặc các đơn thông dụng thì nên chọn ảnh 3x4, vì kích thước của nó cân đối với lá đơn. Còn ảnh 4x6 thích hợp để dán vào bìa hồ sơ xin việc và sơ yếu lý lịch hơn là dán vào đơn xin việc.

Lưu ý, đối với tất cả các mẫu đơn xin việc, ứng viên phải dán ảnh vào góc bên trái phía trên của lá đơn.

Như vậy, đơn xin việc trong hồ sơ xin việc 2023 không bắt buộc phải có ảnh/dán ảnh.

Việc dán ảnh được thực hiện theo yêu cầu của từng nhà tuyển dụng và tùy thuộc từng vị trí công việc cụ thể.

Đơn xin việc không bắt buộc phải dán ảnh

Mua hồ sơ xin việc ở đâu?

Bộ hồ sơ xin việc 2023 có thể được bán sẵn tại các cửa hàng sách - văn phòng phẩm, cửa hàng chuyên photocopy tài liệu, các cửa hàng tạp hóa…

Giá của mỗi bộ hồ sơ này cũng khá rẻ khoảng 10.000 đồng tùy loại.

Hiện nay, ngày càng có nhiều bạn trẻ tự tìm cho mình các mẫu hồ sơ xin việc online trên mạng để tự chỉnh sửa, thiết kế và in ấn theo phong cách của riêng mình.

Trong nhiều trường hợp, đơn vị tuyển dụng sẽ đăng tải toàn bộ hồ sơ mà ứng viên cần chuẩn bị trên trang chủ tuyển dụng của mình hoặc sẽ cung cấp mẫu trực tiếp cho từng ứng viên đến nộp hồ sơ trực tiếp.

Do đó, các ứng viên cũng cần tham khảo, tìm hiểu các thông tin mà người tuyển dụng cung cấp trên trang thông tin điện tử chính thức của họ hoặc ngay tại bài tin đăng tuyển dụng.

Kết luận: Bộ mẫu hồ sơ xin việc 2023 có thể mua được tại các cơ sở kinh doanh tạp hóa, văn phòng phẩm...

Một số đơn vị tuyển dụng có thể đăng tải mẫu bộ hồ sơ xin việc kèm theo thông tin tuyển dụng hoặc trên trang thông tin điện tử chính thức của mình.

Người ứng tuyển có thể có được các mẫu hồ sơ xin việc thông qua một trong những cách thức nêu trên.

Công chứng hồ sơ xin việc là bắt buộc phải không?

Hồ sơ xin việc 2023 là tập hợp các loại tài liệu, văn bản giấy tờ để ứng viên có thể sử dụng để nộp theo yêu cầu của người tuyển dụng.

Như chúng tôi đã phân tích ở trên, trừ hồ sơ ứng tuyển vào vị trí viên chức, công chức, chức danh đặc thù, cán bộ,... thì thực hiện theo luật chuyên ngành.

Các trường hợp còn lại, pháp luật không quy định người ứng tuyển buộc phải công chứng các loại văn bằng, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch,... trong hồ sơ xin việc.

Mà việc công chứng các loại giấy tờ này thường là theo yêu cầu của từng người tuyển dụng/từng doanh nghiệp.

Trong nhiều trường hợp, ứng viên chỉ cần mang theo hồ sơ photo không cần công chứng, chứng thực nhưng cần có bản chính để người tuyển dụng đối chiếu.

Thông thường, nếu người tuyển dụng yêu cầu công chứng một số giấy tờ, tài liệu trong hồ so xin việc là để đảm bảo có xác nhận của bên thứ 3 về tính pháp lý, chân thật của văn bản mà ứng viên cung cấp.

Đặc biệt, khi ứng viên được nhận làm chính thức sẽ được ký kết hợp đồng lao động, việc đảm bảo thông tin chính xác là điều quan trọng vì nó liên quan đến việc đóng bảo hiểm xã hội cùng các thủ tục khác.

Kết luận: Việc công chứng, chứng thực hồ sơ xin việc 2023 là không bắt buộc.

Ứng viên thực hiện công chứng tài liệu, giấy tờ có trong hồ sơ xin việc thường theo yêu cầu của người tuyển dụng.

Hồ sơ xin việc 2023 có thể được mua tại các nhà sách

Những giấy tờ gì trong hồ sơ xin việc cần công chứng?

Như chúng tôi đã giải đáp ở trên, việc công chứng, chứng thực tài liệu, giấy tờ có trong hồ sơ xin việc là không bắt buộc.

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ thường gồm các giấy tờ: Đơn xin việc, CV xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe, bằng cấp và chứng chỉ nghề nghiệp, chứng minh thư/ căn cước công dân, giấy khai sinh,…

Trong những giấy tờ trên, thông thường, các giấy tờ, tài liệu sau cần phải công chứng/chứng thực nếu có yêu cầu của người tuyển dụng:

• Sơ yếu lý lịch;

• Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân;

• Giấy khai sinh;

• Bằng tốt nghiệp và chứng chỉ liên quan;

Như vậy, một số tài liệu có trong hồ sơ xin việc 2023 cần phải công chứng hoặc chứng thực là những loại mà chúng tôi đã nêu ở trên.

Tùy yêu cầu của từng nhà tuyển dụng mà những loại tài liệu cần phải công chứng/chứng thực cũng có sự khác biệt.

Công chứng, chứng thực hồ sơ xin việc ở đâu?

Chứng thực hồ sơ xin việc 2023 là việc người có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký của người ứng tuyển trong sơ yếu lý lịch hoặc chứng thực bản sao từ bản chính của một số tài liệu, giấy tờ.

Công chứng hồ sơ xin việc được hiểu là công chứng viên thực hiện chứng thực chữ ký của người ứng tuyển trong  trong sơ yếu lý lịch hoặc chứng thực bản sao từ bản chính của một số tài liệu, giấy tờ.

Căn cứ quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người làm hồ sơ có thể xin xác nhận sơ yếu lý lịch hoặc thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ nêu trên tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng, phòng tư pháp cấp huyện.

Đặc biệt, theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015, người làm hồ sơ có thể đến các cơ quan, tổ chức này ở bất kỳ địa phương nào mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.

Như vậy, bạn có thể thực hiện chứng thực, công chứng sơ yếu lý lịch trong hồ sơ xin việc 2023 tại bất kỳ Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc phòng tư pháp nào hoặc tại bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng.

Sơ yếu lý lịch có thể được chứng thực tại UBND cấp xã

Bản chứng thực của giấy tờ trong hồ sơ xin việc có thời hạn bao lâu?

Hồ sơ xin việc bao gồm rất nhiều các loại giấy tờ khác nhau.

Dưới góc độ pháp lý, bản sao y/bản chứng thực/tài liệu được chứng thực bản sao từ bản chính không được quy định về thời hạn có giá trị.

Điều này có thể hiểu rằng, nó có giá trị vĩnh viễn (ví dụ như bản sao chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, bằng cấp, chứng chỉ...).

Việc đặt ra thời hạn cho các bản chứng thực/bản sao y trên thực tế thường áp dụng đối với giấy tờ là sổ hộ khẩu hoặc căn cước công dân/chứng minh nhân dân.

Sở dĩ các văn bản này được các nhà tuyển dụng yêu cầu thời hạn chứng thực thường là trong khoảng 6 tháng gần nhất là để đảm bảo ứng viên không có sự thay đổi về giấy tờ chứng minh nơi cư trú và giấy tờ về nhân thân.

Kết luận: Bản chứng thực/sao y của các giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ xin việc 2023 không bị áp thời hạn có giá trị hiệu lực theo quy định hiện hành.

Nói cách khác, các văn bản chứng thực, sao y này có giá trị vĩnh viễn.

Tuy nhiên, nhà tuyển dụng thường có một số yêu cầu tài liệu có sao y trong khoảng 6 tháng để nhằm đảm bảo người ứng tuyển không có sự thay đổi về nơi cư trú hoặc giấy tờ tùy thân.

Làm giả hồ sơ xin việc, người lao động bị xử lý thế nào?

Làm giả hồ sơ xin việc không phải là trường hợp hiếm gặp hiện nay.

Thậm chí, nhiều người vì mục đích trục lợi hoặc vì một số lý do khác mà có hành vi làm giả một số loại tài liệu, giấy tờ trong hồ sơ xin việc gửi cho người tuyển dụng.

Hầu hết các loại giấy tờ trong hồ sơ xin việc đều yêu cầu người lao động phải công chứng, chứng thực. Do đó, theo quy định tại khoản 2 Điều 81 Nghị định 82/2020/NĐ-CP, người có hành vi làm giả giấy tờ để làm thủ tục yêu cầu chứng thực sẽ bị phạt tiền từ10 - 20 triệu đồng.

Người sử dụng giấy tờ giả còn bị thu hồi, hủy bỏ giấy tờ giả, buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp từ hành vi làm giả hồ sơ để chứng thực, công chứng.

Về vấn đề liên quan đến chế độ bảo hiểm, theo điểm a khoản 1 Điều 39 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, người lao động có hành vi kê khai không đúng sự thật những nội dung có liên quan đến việc hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì bị phạt tiền từ 01 - 02 triệu đồng.

Người lao động còn có thể bị xử lý kỷ luật như cảnh cáo, sa thải,.... nếu hành vi làm giả hồ sơ xin việc vi phạm nội quy lao động của đơn vị theo Bộ luật Lao động 2019.

Nặng nhất là người làm giả giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ xin việc còn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự với tội danh làm giả giấy tờ của cơ quan, tổ chức.

Như vậy, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà cá nhân có hành vi làm giả hồ sơ xin việc 2023 có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, xử lý kỷ luật, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.

Trên đây là giải đáp thắc mắc của chúng tôi về hồ sơ xin việc 2023, nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ  19006192 để được hỗ trợ.