Theo Luật Quản lý thuế 2019, từ ngày 01/7/2022, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, kinh phí; ngăn chặn việc làm giả hóa đơn, giảm thủ tục hành chính…Vậy quy định về hóa đơn điện tử thế nào?
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 119/2018 của Chính phủ:Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Trong đó có:
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử: gồm số giao dịch là 1 dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Tại Điều 5 Nghị định Nghị định 119/2018 của Chính phủ hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng
Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Trong trường hợp này hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng
Là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
Trong trường hợp này hóa đơn bán hàng bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Ngoài ra, còn có các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử…
Quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử
Điều 6 Nghị định 119/2018 quy định về nội dung hóa đơn điện tử bao gồm:
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
4. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
5. Tổng số tiền thanh toán;
6. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
7. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
8. Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
9. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
10. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Tuy nhiên, không phải hóa đơn điện tử nào cũng phải có đủ những nội dung trên.
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử gồm những ai?
Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định 123/2020, Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
1. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
- Các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.
2. Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
3. Đối với hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh
- Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ở 2 trường hợp trên nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc
- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng
thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
Tuy nhiên, phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Trường hợp nào phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Điều 16 Nghị định 23, có 7 trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: (Cả hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế)
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
1. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
2. Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
3. Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
4. Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
Hoặc thuộc trường hợp:
5. Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
6. Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;
7. cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.
Lưu ý: Trong các trường hợp trên nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để:
- Thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc
- Sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định,
cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Biểu mẫu về hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/7/2022
1. Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Mẫu 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót.
3. Mẫu 06/ĐN-PSĐT: Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của CQT theo từng lần phát sinh.
4. Mẫu 03/DL-HĐĐT: Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
5. Mẫu 01/TH-HĐĐT: Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
Trên đây là giải đáp liên quan đến quy định về hóa đơn điện tử. Nếu còn băn khoăn, bạn vui lòng gửi câu hỏi cho chúng tôi để được hỗ trợ.
Tác giả: Bảo Hà 
Chủ đề:
