[2023] Sổ bảo hiểm xã hội là gì? Sổ bảo hiểm xã hội do ai giữ?

Sổ bảo hiểm xã hội được xem là một trong những tài liệu quan trọng đối với người lao động, nhưng không phải ai cũng hiểu sổ này là gì, ai được giữ và quản lý sổ bảo hiểm xã hội…

Sổ bảo hiểm xã hội rất quan trọng với những người lao động (Ảnh minh họa)

Không nhớ số sổ bảo hiểm xã hội tra cứu thế nào?

Trường hợp quên mã số sổ bảo hiểm xã hội người lao động có thể tra cứu bằng những cách sau:

Xem trên thẻ bảo hiểm y tế

- Theo mẫu thẻ cũ: số sổ bảo hiểm xã hội chính là 10 chữ số cuối cùng thuộc ô thứ 4;

- Theo mẫu thẻ mới: số sổ bảo hiểm xã hội chính là mã thẻ bảo hiểm y tế.

Xem trên Cổng thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Sau khi truy cập Cổng thông tin (link: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx), người lao động điền: họ tên, phần tỉnh/thành phố đang sống và thông tin ngày sinh hoặc số giấy tờ tùy thân đã dùng để đăng ký sổ bảo hiểm xã hội (CMND, CCCD…) rồi tra cứu.

Tra cứu qua ứng dụng VssID

Để tìm được mã số số bảo hiểm xã hội, người lao động phải có tài khoản và mật khẩu hợp lệ do cơ quan bảo hiểm cung cấp.

Cách lấy sổ bảo hiểm xã hội sau khi nghỉ việc như thế nào?

Khi công ty còn hoạt động

- Nếu công ty cũ còn hoạt động và đang giữ sổ bảo hiểm xã hội của người lao động thì có thể đến công ty và yêu cầu trả lại sổ.

Trường hợp công ty làm mất sổ thì người lao động có thể thực hiện cấp lại sổ BHXH.

- Nếu công ty không hợp tác, từ chối chốt sổ thì người lao động có thể làm đơn khiếu nại tới Thanh tra sở Lao động – Thương Binh và xã hội nơi công ty đặt trụ sở chính.

- Sau khi được giải quyết, người lao động có thể nhận lại sổ bảo hiểm từ công ty cũ.

Khi công ty phá sản

Trường hợp công ty cũ phá sản, không còn hoạt động để tiến hành chốt sổ bảo hiểm thì người lao động cần đến cơ quan bảo hiểm đề nghị xác nhận thời gian đóng bảo hiểm cho đến thời điểm doanh nghiệp bị đóng cửa.

>>>Xem tiếp: Hướng dẫn cách lấy sổ bảo hiểm xã hội tại công ty cũ hoặc khi bị mất

Sổ bảo hiểm xã hội bị mất xin cấp lại như thế nào?

Cách lấy sổ trực tiếp từ cơ quan BHXH

Khi bị mất sổ bảo hiểm, người lao động cần nộp Tờ khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS Quyết định 490/QĐ-BHXH) cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Về nơi tiếp nhận và giải quyết thủ tục, Quyết định 222/QĐ-BHXH có hướng dẫn như sau:

• Trường hợp người mất sổ đang đi làm: cơ quan bảo hiểm nơi doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm giải quyết;
• Trường hợp người lao động đã nghỉ việc: bất kì cơ quan bảo hiểm xã hội nào;
• Người mất sổ là người tham gia BHXH tự nguyện: cơ quan bảo hiểm hoặc các đại lý thu.

(Căn cứ: khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH, khoản 31 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH).

Cách lấy lại sổ bảo hiểm xã hội online

Để xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online thì người lao động cần đăng nhập VssID, chọn phần “Dịch vụ công” >> chọn “[607A] - Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin” để xác nhận và hoàn tất thủ tục.

Sổ bảo hiểm xã hội bị sai thông tin phải làm gì?

Việc sai thông tin trên sổ bảo hiểm là điều không thể tránh khỏi. Căn cứ Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021:

* Khi sổ bị sai thông tin cá nhân của người tham gia (họ tên, ngày sinh, giới tính…)

Hồ sơ cần có: Tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (mẫu TK1-TS) và Giấy tờ chứng minh việc điều chỉnh (Ví dụ: Căn cước công dân, chứng minh nhân dân...)

- Quy trình giải quyết:

Bước 1: Nộp hồ sơ đã chuẩn bị cho cơ quan bảo hiểm;

Bước 3: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, xem xét và giải quyết theo quy định.

Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bước 4: Sau khi có thông báo hợp lệ, người lao động nhận sổ bảo hiểm xã hội mới.

- Lệ phí: Không.

* Trường hợp điều chỉnh thông tin Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu…:

Lúc này, người lao động cần chuẩn bị Mẫu TK1-TS điều chỉnh thông tin giấy tờ tùy thân mới rồi nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội và nhận sổ mới.

Giải đáp một số thắc mắc khác về sổ bảo hiểm xã hội

Nghỉ việc sau bao lâu doanh nghiệp phải trả sổ cho người lao động?

Khi một người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp phải tiến hành:

- Báo giảm lao động: giải quyết trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ (Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014);

- Làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm: Việc chốt sổ sẽ diễn ra trong 05 ngày làm việc.

Như vậy, người sử dụng lao động phải chờ khoảng 15 ngày để được giải quyết hồ sơ và trả lại sổ bảo hiểm xã hội.

Sổ bảo hiểm xã hội có được cầm cố không?

Có thể khẳng định, người lao động không được phép dùng sổ bảo hiểm xã hội của mình đi cầm cố.

Thứ nhất, sổ bảo hiểm xã hội không phải là đối tượng được sử dụng để cầm cố, mua bán hoặc thế chấp.

Nếu sử dụng sai mục đích nhưng lại khai bị mất thì người lao động khi bị phát hiện có thể bị phạt lên đến 02 triệu đồng vì đã kê khai không đúng sự thật (Căn cứ: Điều 39 Nghị định 28/2020/NĐ-CP).

Thứ hai, cầm cố sổ bảo hiểm thì sẽ không được cơ quan bảo hiểm cấp lại, vì theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH, sổ này chỉ được cấp lại trong trường hợp hỏng, mất hoặc cần điều chỉnh nội dung.

Khi không có sổ bảo hiểm, quyền lợi của người lao động sẽ bị ảnh hưởng vì nếu cần làm thủ tục hưởng chế độ (ví dụ: đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp, bảo hiểm xã hội một lần…) thì hồ sơ sẽ bị từ chối vì thiếu giấy tờ bắt buộc.

Người lao động có thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được không?

Căn cứ điểm a khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, có thể thấy trách nhiệm xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại các giấy tờ (nếu cần) là trách nhiệm của doanh nghiệp, tổ chức (bên sử dụng lao động) sau khi 02 bên chấm dứt hợp đồng.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm thực hiện chốt sổ bảo hiểm để người lao động được ghi nhận và giải quyết chế độ khi cần theo hướng dẫn.

Như vậy có nghĩa là, người lao động sau khi nghỉ việc không thể tự mình tiến hành chốt sổ bảo hiểm mà phải là doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động tiến hành tại cơ quan có thẩm quyền.

Người lao động có thể có nhiều sổ bảo hiểm xã hội không?

Trên thực tế, không hiếm trường hợp một người lao động có từ 02 sổ bảo hiểm trở lên. Nguyên nhân của hiện tượng này đến từ việc người lao động dùng 02 loại giấy tờ tùy thân để đăng ký cấp sổ, chủ quan không kiểm tra trước khi thông báo cho công ty khi chuyển nơi làm việc...

Tuy nhiên theo quy định của khoản 2.13 Điều 2 tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, mỗi người lao động chỉ được cấp duy nhất 01 mã số bảo hiểm xã hội.

Việc có nhiều sổ bảo hiểm sẽ gây bất lợi cho người lao động, vì có nhiều sổ thì cơ quan bảo hiểm sẽ từ chối giải quyết các quyền lợi khi người đó cần.

Do vậy, nếu phát hiện mình có đồng thời nhiều sổ bảo hiểm thì cần ngay lập tức tiến hành gộp sổ.

Thủ tục gộp sổ sẽ áp dụng theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2018, Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 cùng với Quyết định số 222/QĐ-BHXH năm 2021 và Phụ lục Quyết định 896/QĐ-BHXH 2021. Cụ thể:

*Hồ sơ chuẩn bị:

- Tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (TK1-TS mới nhất tại Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

- Các sổ bảo hiểm xã hội đề nghị gộp (nếu có).

*Nơi giải quyết: Cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh/huyện.

*Quy trình giải quyết:

- Bước 1: Nộp hồ sơ cho doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm có thẩm quyền.

- Bước 2: Chờ giải quyết hồ sơ

Thông thường, người lao động chỉ cần chờ tối đa 10 ngày để cơ quan bảo hiểm tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Tuy nhiên nếu trường hợp làm việc ở nhiều nơi khác nhau thì cần nhiều thời gian xác minh hơn, tối đa là 45 ngày sẽ được thông báo kết quả.

- Bước 3: Nhận sổ bảo hiểm mới

Sổ bảo hiểm mới mà người lao động được cấp lúc này chỉ còn 01 mã số duy nhất, toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm đã được gộp và tích hợp vào sổ này và hủy những mã số sổ còn lại.

Người lao động có thể kiểm tra thông tin ngay sau khi nhận, đối chiếu với sổ bảo hiểm online và khiếu nại, yêu cầu hỗ trợ nếu thấy còn sai sót.

*Lệ phí: Không.

Sổ bảo hiểm xã hội bị rách bìa có sao không?

Sổ bảo hiểm xã hội bị rách không ảnh hưởng gì đến quá trình đóng bảo hiểm nói riêng hay những thông tin pháp lý nói chung về quyền lợi của người đó.

Tuy nhiên, là giấy tờ bắt buộc khi thực hiện các thủ tục hưởng chế độ bảo hiểm (ví dụ: bảo hiểm thất nghiệp), cho nên nếu sổ bị rách hoặc hỏng bìa khiến thông tin không còn được rõ ràng thì sổ sẽ không được cơ quan bảo hiểm chấp nhận.

Lúc này, người lao động cần đề nghị cấp lại sổ và chờ để được cơ quan bảo hiểm cấp lại.

Trên đây là một số nội dung tổng quan về sổ bảo hiểm xã hội theo quy định mới nhất. Nếu còn thắc mắc, xin mời độc giả liên hệ hotline 19006192 để được hỗ trợ.