Cách thực hiện thủ tục quyết toán thuế TNCN 2023

Cách thực hiện thủ tục quyết toán thuế TNCN 2023 là điều nhiều doanh nghiệp, người lao động quan tâm vào thời điểm cuối năm.

Căn cứ

- Thông tư 151/2014/TT-BTC;

- Thông tư số 119/2014/TT-BTC;

- Thông tư số 128/2014/TT-BTC;

- Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

Chú ý, đây là hướng dẫn thực hiện quyết toán thuế TNCN 2023 cho phần thu nhập đã trả/đã nhận vào năm 2022.

I. ĐỐI TƯỢNG QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN

Cụ thể:

1. Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập (Doanh nghiệp - Công ty)

1.1. Các doanh nghiệp phải làm tờ khai Quyết toán thuế TNCN

- Doanh nghiệp có trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền.

Tức là, trong năm 2019, doanh nghiệp cứ phát sinh chi trả thu nhập (tiền lương tiền công) là phải làm tờ khai Quyết toán thuế TNCN. Dù năm 2019 không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ hay phải nộp thì vẫn phải làm tờ khai Quyết toán TNCN.

- Ngoài ra, doanh nghiệp chuyển đổi, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi phải thực hiện khai quyết toán thuế TNCN (theo tiết a.3 điểm a khoản 1 Điều 16 Thông tư 156/2013 sửa đổi tại Thông tư 151/2014, Thông tư 92/2015):

+ Doanh nghiệp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của tổ chức trước chuyển đổi (như chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ Công ty trách nhiệm hữu hạn sang Công ty cổ phần hoặc ngược lại; chuyển đổi Doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thành Công ty cổ phần và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật) thì Doanh nghiệp trước chuyển đổi không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp và không cấp chứng từ khấu trừ thuế đối với người lao động được điều chuyển từ Doanh nghiệp cũ đến Doanh nghiệp mới, bên tiếp nhận thực hiện khai quyết toán thuế năm theo quy định.

+ Doanh nghiệp sau khi tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi), người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới (tổ chức được hình thành sau khi tổ chức lại doanh nghiệp), cuối năm người lao động có ủy quyền quyết toán thuế thì Doanh nghiệp mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động để làm căn cứ tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và quyết toán thuế thay cho người lao động.

+ Doanh nghiệp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì phải quyết toán thuế đối với số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể hoặc phá sản và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động để làm cơ sở cho người lao động thực hiện quyết toán thuế TNCN.

1.2. Các đối tượng doanh nghiệp không phải làm tờ khai Quyết toán thuế TNCN

- Doanh nghiệp không phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương tiền công.

Trong năm 2019, doanh nghiệp không phát sinh trả lương thì không phải làm tờ khai quyết toán thuế TNCN.

- Doanh nghiệp giải thể, chấm dứt hoạt động có phát sinh trả thu nhập nhưng không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì Doanh nghiệp không thực hiện quyết toán thuế TNCN, chỉ cung cấp cho cơ quan thuế danh sách cá nhân đã chi trả thu nhập trong năm (nếu có) theo mẫu số 05/DS-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định về việc giải thể, chấm dứt hoạt động.

2. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công (Người lao động)

2.1. Người lao động phải làm quyết toán thuế TNCN

(Căn cứ: Điều 26 Thông tư 111/2013/TT-BTC sửa đổi tại Điều 12 Thông tư 151/2014/TT-BTC)

- Trường hợp 1: Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế nếu có số thuế phải nộp thêm (bắt buộc phải làm tờ khai quyết toán thuế TNCN).

- Trường hợp 2: Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công nộp thừa tiền thuế TNCN mà muốn hoàn hoặc bù trừ thuế vào kỳ khai thuế tiếp theo

(Với trường hợp này thì không bắt buộc phải làm tờ khai quyết toán: Nếu cá nhân có số thuế TNCN nộp thừa mà muốn hoàn hoặc bù trừ vào kỳ tính thuế sau (năm sau) thì phải làm tờ khai quyết toán thuế.

Còn nếu cá nhân có số thuế TNCN nộp thừa mà không muốn hoàn hoặc bù trừ vào kỳ sau thì không phải làm tờ khai quyết toán thuế).

- Ngoài ra, còn có các trường hợp khác như:

+ Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.

+ Cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.

=> Cá nhân có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN bằng 1 trong 2 cách sau:

+ Cách 1: Tự làm quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế.

+ Cách 2: Ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, nếu đủ điều kiện.

2.2. Người lao động không phải quyết toán TNCN

- Cá nhân cư trú có số thuế TNCN nộp thừa mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ khai thuế sau;

- Cá nhân cư trú đã nộp đủ số thuế TNCN phải nộp trong năm (không phát sinh thuế TNCN phải nộp thêm).

- Cá nhân có thu nhập vãng lai bình quân trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được đơn vị chi trả khấu trừ 10% nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

- Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

3. Uy quyền quyết toán thuế TNCN

3.1. Trường hợp đủ điều kiện để ủy quyền quyết toán thay

1- Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm;

2- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế.

Kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được khấu trừ thuế 10% tại nguồn mà không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

3- Người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp, nếu trong năm người lao động không có thêm thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một nơi nào khác thì được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới quyết toán thay đối với cả phần thu nhập tổ chức cũ chi trả.

Xem thêm: Mẫu Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2020 và cách viết chi tiết

3.2. Các trường hợp không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thay

- Cá nhân không thuộc trường hợp được ủy quyền nêu trên;

- Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế;

- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì không ủy quyền quyết toán thuế mà cá nhân tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 46 Thông tư 156/2013/TT-BTC.

Xem chi tiết: Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2020

Cách thực hiện thủ tục quyết toán thuế TNCN 2023 (Ảnh minh họa)

II. CÁCH TÍNH THUẾ TNCN PHẢI NỘP CHO THU NHẬP NĂM 2021

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền công, tiền lương sẽ được xác định theo các công thức sau:

Trong đó:

Cụ thể, xem tại chi tiết cách tính thuế thu nhập cá nhân 2020 từ A-Z.

III. HỒ SƠ QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN

1. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN thực hiện theo hướng dẫn tại:

- Tiết b.2 điểm b khoản 1, tiết b.2 điểm b khoản 2 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC;

- Thông tư số 119/2014/TT-BTC;

- Thông tư số 128/2014/TT-BTC;

- Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

1.1. Đối với tổ chức trả thu nhập

- Tờ khai quyết toán thuế (mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC).

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu tính thuế lũy tiến từng phần (mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC).

- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất từng phần (mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC).

- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC).

Lưu ý:

- Tại bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN và 05-2/BK-QTT-TNCN phải đảm bảo 100% người nộp thuế có mã số thuế;

- Các tổ chức trả thu nhập khi kê khai quyết toán thuế điền đầy đủ các thông tin sau: Địa chỉ chính xác để liên hệ, số điện thoại và địa chỉ email.

- Không khấu trừ thuế TNCN đã nộp tại nước ngoài khi kê khai quyết toán tại qua cơ quan chi trả thu nhập.

1.2. Đối với cá nhân quyết toán với cơ quan thuế

- Tờ khai quyết toán thuế (mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC).

- Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

- Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Cá nhân cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên bản chụp đó.

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khầu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thếu căn cứ cơ sở dực liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Trường hợp, theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp, người nộp thuế có thể nộp bản chụp Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc bản chụp chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế.

- Bản chụp các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

- Trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức Quốc Tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài phải có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.

Lưu ý:

- Khi kê khai quyết toán thuế các cá nhân điền đầy đủ các thông tin sau: Địa chỉ chính xác để liên hệ, số điện thoại , email, họ tên và tên của vợ hoặc chồng, mã số thuế của vợ hoặc chồng hoặc số chứng minh thư.

- Đối với hồ sơ hoàn thuế đề nghị ghi chính xác số tài khoản ngân hàng và mở tại ngân hàng - chi nhánh.

2. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế

2.1. Đối với tổ chức trả thu nhập

Theo khoản 1 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC, tổ chức chi trả thu nhập nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN tại:

- Tổ chức trả thu nhập là cơ sở sản xuất, kinh doanh nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức;

- Tổ chức trả thu nhập là cơ quan Trung ương , cơ quan thuộc, trực thuộc Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh, cơ quan cấp tỉnh nộp hồ sơ khai thuế tại Cục thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính;

- Tổ chức trả thu nhập là cơ quan thuộc, trực thuộc UBND cấp huyện, cơ quan cấp huyện nộp hồ sơ khai thuế tại Chi cục thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính;

- Tổ chức trả thu nhập là các cơ quan ngoại giao, tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài nộp hồ sơ khai thuế tại Cục thuế nơi tổ chức đang đóng trụ sở chính.

2.2. Đối với cá nhân quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế

Theo điểm c khoản 3 Điều 21 thông tư 92/2015/TT-BTC, nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công:

- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế trong năm thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Cục thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ khai thuế trong năm;

- Cá nhân đang tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó;

- Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng;

- Cá nhân nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú) bao gồm:

+ Cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân.

+ Cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất kỳ tổ chức trả thu nhập nào.

+ Cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10%.

+ Cá nhân trong năm có thu nhập từ tiền lương.tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán thuế không làm việc tại tổ chức trả thu nhập nào.

- Trường hợp cá nhân cư trú tại nhiều nơi và thuộc diện quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú thì cá nhân lựa chọn một nơi cư trú để quyết toán thuế.

- Trường hợp cá nhân sử dụng ứng dụng để gửi file dữ liệu tại trang web: http://thuedientu.gdt.gov.vn (eTax) thì sẽ được ứng dụng hỗ trợ tự động việc xác định cơ quan thuế nộp hồ sơ quyết toán thuế sau khi cá nhân khai các thông tin liên quan.

3. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán 

Theo điểm đ khoản 3 Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày thứ 90 (chín mươi), kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Đồng thời, khoản 4 Điều 8 Thông tư 156/2013/TT-BTC quy định, trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn giải quyết thủ tục hành chính trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Như vậy, hạn cuối cùng quyết toán thuế TNCN năm 2021 là ngày 31/3/2023.

Trên đây là các thông tin về thủ tục quyết toán thuế TNCN 2023. Nếu còn băn khoăn, bạn đọc thể liên hệ với chúng tôi qua hotline  19006192 để được các chuyên gia pháp lý hỗ trợ.