Hóa đơn đỏ là gì? Hóa đơn đỏ có vai trò, chức năng gì?... Dưới góc độ là nhà quản lý thì hóa đơn đỏ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý các giao dịch, thu thuế. Còn dưới góc độ là những người kinh doanh thì khi trả lời được hai trong nhiều câu hỏi mà chúng tôi nêu trên về hóa đơn đỏ là có thể hiểu sơ bộ về hóa đơn và công dụng của hóa đơn đỏ trong kinh doanh.
Hóa đơn đỏ là gì?
Trước hết, pháp luật không định nghĩa hóa đơn đỏ là gì mà hóa đơn đỏ chính là hóa đơn giá trị gia tăng (vì khi tồn tại là hình thức hóa đơn giấy thì nó có màu đỏ nên thường được gọi với tên thông dụng là hóa đơn đỏ). Hóa đơn đỏ được doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể đăng ký/thông báo phát hành hoặc mua trực tiếp tại cơ quan thuế theo quy định pháp luật.
Nếu định nghĩa theo công dụng thì hóa đơn đỏ (tên tiếng anh là Value Added tax invoice/gọi tắt là VAT bill) chính là chứng từ thể hiện giá trị của hàng hóa giao dịch, số lượng hàng hóa giao dịch, thông tin của các bên… và cũng là căn cứ để tính toán tiền thuế giá trị gia tăng phải nộp của người nộp thuế.
Hóa đơn đỏ được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động giao dịch, mua bán, trao đổi…hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ hiện nay. Tất cả các ngành nghề, mặt hàng kinh doanh chịu thuế giá trị gia tăng đều phải có hóa đơn đỏ. Hiện nay, hóa đơn đỏ có thể có nhiều mẫu mã, hình thức, màu sắc. Hóa đơn đỏ cũng chính là căn cứ mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể…sử dụng để kê khai, đóng nộp, khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo quy định pháp luật.
Có mấy hình thức hóa đơn hiện nay?
Trước đây, hóa đơn đỏ được lưu hành duy nhất dưới hình thức là dạng giấy. Hiện nay, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn giá trị gia tăng có thể tồn tại dưới hình thức điện tử hoặc giấy.
Việc lập hóa đơn điện tử có thể có nhiều ưu điểm như có thể tồn tại trong thời gian dài, thậm chí là tồn tại vĩnh viễn nên chắc chắn sẽ không có trường hợp hóa đơn bị nhòe, mờ; linh hoạt, nhanh chóng và tiện lợi khi thực hiện xuất hóa đơn;...
Dù hóa đơn đỏ được thể hiện dưới hình thức giấy hay điện tử thì hóa đơn đỏ cũng được lập trong trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện bán/cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua (khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Như vậy, có 2 hình thức của hóa đơn đỏ hiện nay là hóa đơn giấy được đặt in tại cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử do tự các doanh nghiệp, thương nhân phát hành theo quy định của pháp luật. Hóa đơn đỏ được lập trong trường hợp bên bán bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho bên mua.
Thông tin trên hóa đơn đỏ gồm những gì?
Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đỏ bao gồm những nội dung sau đây:
Một là, tên hóa đơn: Ví dụ hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế,...
Hai là, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC: Ví dụ như ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử gồm số 1 là phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng, số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng,...;
Ba là, tên liên hóa đơn: Quy định cụ thể tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, ví dụ như hóa đơn đặt in tại cơ quan thuế gồm có 3 liên, trong đó, liên 1 dùng để lưu, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng để sử dụng nội bộ…;
Bốn là, số hóa đơn: Số hóa đơn là số thứ tự được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, thể hiện thứ tự lập hóa đơn của người bán;
Năm là, tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Đây là thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn đỏ. Các thông tin này phải được ghi theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh…mà bên bán đã được cấp;
Sáu là, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Các thông tin cơ bản của người mua cũng phải được thể hiện trên hóa đơn đỏ. Nếu bên mua không có mã số thuế thì bên bán không cần phải ghi thông tin này;
Bảy là, thông tin về hàng hóa, dịch vụ mua bán, giao dịch ví dụ như tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
Thông tin về tổng số tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất và cuối cùng là toàn bộ tiền thuế giá trị gia tăng, tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
Tám là, chữ ký của các bên: Nếu là hóa đơn giấy thì cần có chữ ký của các bên trong giao dịch. Nếu là hóa đơn điện tử thì sử dụng chữ ký số (nếu có) hoặc chữ ký của cá nhân đối với bên mua.
Chín là, thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ví dụ như thời điểm chuyển hàng hóa ra khỏi kho bãi,...;
Mười là, thông tin về mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử trong trường hợp bên bán đã có mã số hóa đơn điện tử;
Mười một là, thông tin về chữ viết, chữ số, đồng tiền sử dụng trong hóa đơn: Chữ viết được sử dụng trong hóa đơn là chữ tiếng Việt, chữ số được viết theo số Ả - rập, đồng tiền sử dụng là Đồng Việt Nam, ký hiệu là đ.
Lưu ý: Ngoại trừ các trường hợp được pháp luật Việt Nam cho phép giao dịch bằng ngoại tệ thì bên bán được phép ghi đơn vị tiền ngoại tệ trong hóa đơn đỏ và có thể phải quy đổi thành tiền đồng hoặc không (tùy thuộc việc nộp thuế được phép thực hiện bằng ngoại tệ hay tiền đồng);
Mười hai là, nội dung khác trên hóa đơn: Ngoài các nội dung bắt buộc thì bên bán cũng có thể có thêm các nội dung khác như logo, hình ảnh đại diện, slogan,...trong hóa đơn đỏ.
Như vậy, đây là các thông tin có trong hóa đơn đỏ.
Vai trò của hóa đơn đỏ là gì?
Như đã phân tích, hóa đơn đỏ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như quá trình quản lý của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Cụ thể, vai trò của hóa đơn đỏ có thể được liệt kê như sau:
- Là căn cứ để xác định số tiền thuế phải nộp/hoặc được khấu trừ: Hóa đơn đỏ là minh chứng cho việc thực hiện giao dịch, mua bán hàng hóa, sản phẩm của các bên. Do vậy, đây chính là căn cứ để người nộp thuế, cơ quan thuế tính toán tiền thuế phải nộp hoặc được khấu trừ;
- Là tài liệu chứng minh đã có giao dịch dân sự phát sinh: Hóa đơn ghi nhận thông tin về hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ của các bên nên đây là căn cứ xác định giao dịch đã phát sinh;
- Là cơ sở để bên bán cân đối các nguồn thu chi trong nộp bộ doanh nghiệp: Hóa đơn đỏ một phần ý nghĩa là thể hiện số hàng hóa, dịch vụ bán ra. Do vậy, đây cũng là căn cứ để bên bán có thể có chính sách mua bán hàng hóa, sản xuất thêm sản phẩm theo nhu cầu, khả năng của mình cũng như thị trường.
Như vậy, hóa đơn đỏ có một số vai trò nổi bật như chúng tôi đã nêu trên.
Trên đây là giải đáp về hóa đơn đỏ là gì? Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ 
19006199 để được hỗ trợ.
Tác giả: Trần Điệp 
