KPI là gì? Các bước xây dựng hệ thống KPI thế nào?

KPI là cụm từ phố biến thường thấy ở hầu hết các vị trí, bộ phận làm việc. Vậy KPI là gì, làm thế nào để xác định được KPI, xây dựng hệ thống KPI thế nào? Dưới đây là thông tin chi tiết.

KPI là gì?

KPI (Key Performance Indicator) là một chỉ số dùng để đo lường, đánh giá  hiệu quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận làm việc và toàn doanh nghiệp.

Việc xây dựng KPI nhằm đảm bảo rằng người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm của mình trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh công việc.

KPI là gì? (Ảnh minh họa)

Phân loại KPI

KPI có nhiều loại khác nhau, nhưng thông thường được phân thành 02 loại chính sau:

* KPI gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược, gồm các mục tiêu liên quan trực tiếp đến sự phát triển tài chính của doanh nghiệp như tiền, lợi nhuận, thị phần...

* KPI gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật, gồm các hoạt động quy mô nhỏ hơn nhằm giúp công ty đến được gần hơn với các mục tiêu mang tính chiến lược. Đây chính là các KPI liên quan đến từng cá nhân, bộ phận, từng thành phần nhỏ trong doanh nghiệp.

Tiêu chí xác định KPI

Để xây dựng KPI cần dựa trên các tiêu chí cơ bản như:

- Cụ thể, rõ ràng: KPI đưa ra cần đảm bảo tính cụ thể, rõ ràng;

- Có thể đo lường được: KPI phải đo lường được bằng số liệu và báo cáo;

- KPI phải đảm bảo thực thi được: KPI được đưa ra phải đảm bảo được thực hiện;

- KPI phải đảm bảo tính thực tế: Điều quan trọng nhất là KPI cần phải mang tính thực tế dựa trên tình thực thực tế tại doanh nghiệp;

- Có thời hạn cụ thể và nhất định: KPI đưa ra phải đặt mốc thời gian cụ thể phải hoàn thành nhắm tránh việc trì trệ trong thực hiện.

Cách xác định KPI?

Việc xác định KPI cần phải dựa theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng. Mô hình chung, để xác định được bản KPI thường dựa trên các nội dung sau:

- Kết quả mong muốn đạt được là gì?

- Tại sao kết quả này quan trọng?

- Ai là người chịu trách nhiệm về kết quả công việc?

- Làm thế nào để biết rằng bạn đã đạt được mục tiêu?

- Bạn thường xuyên đánh giá tiến độ của kết quả công việc không và bạn thực hiện nó như thế nào?

Dựa trên việc xác định và trả lời được các vấn đề thông qua các câu hỏi trên giúp cá nhân đánh giá được mức độ hoàn thành công việc và là động lực phấn đấu trong thời gian tới.

Các bước xây dựng hệ thống KPI thế nào?

Việc xây dựng thang KPI cho một doanh nghiệp, tổ chức rất quan trọng, KPI cần đảm bảo tính sát thực, cụ thể, đo lường, đánh giá được. Đề xây dựng hệ thống KPI cần đảm bảo được các bước cơ bản sau:

- Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức;

- Thống nhất định hướng chiến lược;

- Xây dựng bản đồ chiến lược (Strategy Map);

- Thiết lập hệ thống chỉ tiêu công ty và phân bổ cho các bộ phận;

- Xây dựng hệ thống chỉ tiêu bộ phận và phân bổ cho các vị trí;

- Xây dựng chỉ tiêu cho các vị trí;

- Viết quy chế đánh giá;

- Hướng dẫn triển khai.
Việc xây dựng được hệ thống KPI hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng được một tổ chức mà mọi thành viên gắn kết lẫn nhau, cùng hướng tới một mục tiêu phát triển chung.