Ký nháy là gì? Ký nháy để làm gì?

Trong nội bộ doanh nghiệp, cơ quan, việc ký nháy diễn ra khá phổ biến. vậy, ký nháy là gì? Ký nháy để làm gì?

Ký nháy là gì?

Hiện nay, pháp luật không có khái niệm thế nào là ký nháy. Căn cứ vào tình hình thực tế, ký nháy có thể hiểu là việc người có trách nhiệm liên quan (chẳng hạn trường phòng pháp chế, trường phòng hành chính nhân sự) ký tên vào văn bản nhằm xác định văn bản đã được kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước khi trình người ký chính thức.

Thông thường, chữ ký nháy không được ký hoàn chỉnh như chữ ký thông thường mà ký tắt ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, một số chữ ký nháy đặt ở cuối cùng của văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở vị trí bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc về phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Chữ ký nháy thường có một số loại như sau:

- Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản: thể hiện việc đã kiểm tra, rà soát nội dung và thể hiện tính liền mạch của văn bản. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

- Chữ ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản: thường áp dụng với người soạn thảo văn bản.

- Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận: đây là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Người ký nháy văn bản phải chịu trách nhiệm thế nào?

Trước đây tại văn bản 04/2013/TT-BNV (đã hết hiệu lực) quy định, người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Hiện nay, chữ ký nháy vẫn có giá trị xác nhận cá nhân thực hiện ký nháy đã rà soát văn bản tại trang mình ký nháy hoặc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản nếu ký nháy ở cuối.

Vì thế, người ký nháy phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy trước khi trình ký chính thức.

Tuy nhiên, nếu bản thân văn bản đó có vấn đề gì thì người chịu trách nhiệm chính vẫn là người có chức danh ký ở cuối văn bản. Người ký nháy chỉ phải chịu trách nhiệm trong nội bộ.

Trên đây là giải đáp ký nháy là gì? Trách nhiệm của người ký nháy thế nào? Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ  19006199 để được hỗ trợ.