Scan là một công việc thường ngày đối với nhân viên văn phòng. Scan là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc lưu trữ văn bản, hợp đồng,… Vậy thực tế scan là gì? Các bản scan có giá trị pháp lý hay không?
San là gì?
Scan là cách thức để chuyển đổi dữ liệu giấy tờ, ảnh thành các file dữ liệu mềm trong thiết bị lưu trữ. Phương pháp scan tài liệu được thực hiện trên một loại thiết bị chuyên dụng có tên là máy scan. Khi các văn bản giấy như công văn, hợp đồng, hồ sơ, sách đều được đưa vào, máy scan sẽ thực hiện quét hình ảnh bằng quang học. Sau đó, dữ liệu quét được chuyển thành các file mềm trên điện thoại, máy tính.
Nếu photocopy hay in là cách thức chuyển đổi file văn bản mềm thành giấy tờ cứng thì scan là công việc trái ngược hoàn toàn. Vậy có thể hiểu đơn giản scan là gì, thì đây là một phương thức biến đổi giấy tờ thành file dữ liệu lưu trữ. Thay vì cất giữ giấy tờ, việc lưu trữ file scan của các chúng sẽ đảm bảo tài liệu không bị hư hại.
Scan là cách chuyển văn bản cứng thành file mềm trên máy tính
So với việc chụp hình giấy tờ, scan bằng máy chuyên dụng sẽ đảm bảo được chất lượng của file lưu trữ giống bản gốc nhất. Độ sắc nét, chi tiết của ảnh chụp sẽ bị phụ thuộc rất lớn vào ánh sáng, góc máy,… Do đó, scan vẫn là phương thức, công cụ để chuyển dữ liệu đảm bảo sao y bản gốc 100% và đơn giản hơn.
4 công dụng của scan có thể bạn chưa biết
Máy scan có thể thực hiện quét chuyển đổi tất cả loại văn bản giấy từ bản vẽ, hồ sơ, hợp đồng đến giáo trình, tạp chí và sách,… Phương pháp scan cho phép sao chép chính xác, chi tiết, sắc nét văn bản cứng thành file mềm. Do đó, phương thức scan đã và đang công cụ hỗ trợ đắc lực cho dân văn phòng.
Lưu trữ đơn giản dữ liệu
Thay vì phải in hay photo dữ liệu dưới dạng giấy tờ, scan giúp việc lưu trữ trở nên đơn giản hơn. Bạn sẽ không cần mất thời gian sao in, phân loại, cất giữ bảo quản. Việc lưu trữ tài liệu chỉ còn là một thao tác scan lại tài liệu gốc.
Bảo mật dữ liệu an toàn
Sao in là phương thức lưu trữ tài liệu theo cách truyền thống. Tuy nhiên, việc lưu trữ kiểu truyền thống tồn tại nhiều nhược điểm. Đặc biệt, những tài liệu lưu trữ lâu năm theo cách truyền thống rất dễ thất lạc, hư hại. Chính vì vậy, lưu trữ tài liệu theo cách scan giúp tài liệu lưu trữ an toàn, tránh được hủy hoại của yếu tố bên ngoài (mối mọt, ẩm mốc,…).
Dữ liệu sau khi scan được bảo mật an toàn hơn
Bên cạnh đó, phương thức này còn đảm bảo tài liệu được bảo mật. Các tài liệu sau khi được chuyển sang dạng file (chủ yếu là dạng PDF) và, lưu lại trên máy. Bạn có thể bảo mật các file này một cách an toàn, chỉ những người được cấp quyền bởi chủ sở hữu mới có thể đọc và sao in lại các tài liệu này.
Song song với đó, bạn cũng có thể lưu trữ tài liệu này trên các ứng dụng lưu trữ (đám mây điện tử, Google Drive,…). Điều này sẽ giúp bạn có thể khôi phục dữ liệu đơn giản, nhanh chóng trong trường hợp bị mất tài liệu do thiết bị lưu trữ có sự cố.
Tiết kiệm không gian
Số lượng công văn, hồ sơ, hợp đồng,… ở mỗi doanh nghiệp là một con số không hề nhỏ. Không chỉ vậy, số lượng giấy tờ còn liên tục gia tăng. Doanh nghiệp sẽ cần không gian rất lớn mới đủ để có thể lưu trữ hết giấy tờ.
Với một chiếc máy scan nhỏ, bạn đã có thể chuyển đổi toàn bộ những chồng giấy tờ văn bản bừa bài thành tập file dữ liệu. Các giấy tờ sau khi được scan có thể cất giữ chỉ trong một chiếc máy tính hay một thiết bị lưu trữ nhỏ gọn. Hiện nay để tối ưu công năng sử dụng, nhiều dòng máy in và máy photo được tích hợp thêm chức năng scan trong cùng thiết bị.
Chính vì vậy, scan chính là một cách giúp tiết kiệm không gian diện tích cho doanh nghiệp. Văn phòng sẽ không còn tình trạng chật chội với vô số các tủ đựng hồ sơ giấy tờ.
Đơn giản việc tìm kiếm dữ liệu
Các dữ liệu scan được lưu trữ trên máy tính sẽ giúp việc tìm kiếm trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian hơn. Thực tế, việc lưu trữ truyền thống vẫn có thể phân loại tài liệu. Tuy nhiên, phương pháp tìm kiếm thủ công sẽ vẫn luôn tốn thời gian và công sức hơn.
Lưu trữ tài liệu bằng scan giúp tìm kiếm dữ liệu đơn giản hơn
Trong khi đó, dữ liệu ở dạng file có thể được tìm kiếm thông qua các công cụ lọc, công cụ tìm kiếm trên máy tính. Không chỉ vậy, các file được phân loại lưu trữ theo từng nhóm theo cách khoa học, logic. Như vậy, việc phân loại, tìm kiếm hiệu quả và đơn giản hơn.
Giá trị pháp lý của văn bản scan như thế nào?
Ngoài việc hiểu scan là gì, bạn cũng cần tìm hiểu thêm về giá trị pháp lý của bản scan. Nguyên tắc của các bản scan là sử dụng thiết bị tích điện kép để biến cường độ sáng phản xạ từ văn bản cứng thành thông tin dạng số. Sau đó, chúng sẽ được lưu trữ thành file trên thiết bị máy tính.
Hình thức photocopy tạo ra văn bản cứng giống y hệt với văn bản gốc. Các file scan chỉ sử dụng với mục đích số hóa tài liệu là lưu giữ, chia sẻ dữ liệu. Chính vì vậy, các văn bản scan không có tính pháp lý.
Văn bản scan không được công chứng
Theo Điều 63 của Luật Công chứng 2014, tất cả cơ quan giải quyết thủ tục công chứng chỉ thực hiện công chứng đối với những hồ sơ đảm bảo các yêu cầu sau:
Hồ sơ công chứng phải có đủ giấy tờ bao gồm: phiếu yêu cầu công chứng; bản chính văn bản công chứng, bản sao văn bản cần công chứng; giấy tờ xác minh, giám định; các giấy tờ liên quan khác.
Hồ sơ công chứng bắt buộc phải đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với thời gian ghi trong sổ công chứng.
Văn bản scan không được công chứng
Như vậy, bản sao được công chứng phải là văn bản cứng được sao chép theo hình thức photocopy từ văn bản gốc. Như vậy theo quy định của pháp luật, bản scan không đủ điều kiện để được công chứng và không phải bản sao có tính pháp lý.
Văn bản scan không được thay thế cho văn bản chính
Theo quy định của pháp luật, không phải bản sao nào cũng được sử dụng để thay thế cho văn bản chính. Các loại bản sao được công nhận có thể sử dụng thay thế cho các bản chính có bao gồm:
Loại bản sao được cấp từ sổ gốc: Bản sao cấp từ sổ gốc có nội dung chính xác và đầy đủ như nội dung của sổ gốc. Việc cấp bản sao từ sổ gốc phải do cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc thực hiện cấp bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc phải được căn cứ theo sổ gốc để cấp.
Loại bản sao được chứng thực từ bản chính: Việc chứng thực bản sao từ bản gốc phải được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận và chứng thực. Các cơ quan có quyền chứng thực bản sao từ bản gốc sẽ là: Cơ quan công chứng, Phòng Tư pháp cấp xã/phường, cấp huyện/quân,… Việc chứng thực bản sao phải được căn cứ vào bản chính.
Bản scan được xem là bản sao của văn bản, giấy tờ gốc. Tuy nhiên, bản scan lại không nằm trong các loại bản sao có tính pháp lý để thay thế bản chính. Do vậy, bất kỳ hồ sơ, hợp đồng bản scan đều không có tính pháp lý và có thể sử dụng để thay thế bản chính trong mọi trường hợp. Trong việc giải quyết các vấn đề nếu có tranh chấp, bạn sẽ không thể sử dụng hợp đồng scan.
Trên đây, chúng tôi đã chia sẻ tới bạn độc một vài thông tin về scan là gì và giá trị của bản scan. Bản scan chỉ có tác dụng trong việc lưu trữ và chia sẻ tài liệu nội bộ. Các văn bản scan không có tính pháp lý. Do đó, bạn nên cẩn thận trong việc sử dụng các văn bản scan này nhé.
Tác giả: Vũ Ngọc Lan 
