Từ những năm 1950, ở Việt Nam đã áp dụng phương thức quản lý theo sổ hộ khẩu. Sổ hộ khẩu sắp tới sẽ chấm dứt sứ mệnh lịch sử của mình. Tuy nhiên, chức năng, vai trò của loại sổ này trong suốt quá trình tồn tại là không thể phủ nhận.
1. Sổ hộ khẩu là gì?
1.1 Định nghĩa sổ hộ khẩu là gì?
Sổ hộ khẩu được quy định tại khoản 1 Điều 24 Luật cư trú 2006 như sau:
1. Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân.
Như vậy, Sổ hộ khẩu chính là phương thức cơ quan Nhà nước dùng quản lý nhân khẩu ở các hộ gia đình. Thông qua Sổ hộ khẩu có thể xác định nơi cư trú hợp pháp của công dân, cụ thể hơn là nơi thường trú của công dân để quản lý nơi cư trú của công dân tại từng địa điểm cụ thể.
Sổ hộ khẩu còn có vai trò xác định thẩm quyền giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến mỗi công dân.
Hiện nay, tại Luật Cư trú 2020, không còn khái niệm cụ thể về sổ hộ khẩu.
1.2. Sổ hộ khẩu tiếng Anh là gì ?
Sổ hộ khẩu khi dịch sang tiếng Anh có thể sử dụng một trong các từ sau:
- Number of inhabitants
- Household Book
- Household Registration Book
- Family Register
- Family Record Book
1.3. Các loại sổ hộ khẩu
Sổ hộ khẩu giúp chứng minh việc cư trú hợp pháp của một công dân. Sổ hộ khẩu là sổ thường trú (KT1) của công dân, còn sổ tạm trú có các loại mẫu sổ KT2, KT3 và KT4.
Như vậy chỉ có một loại sổ hộ khẩu là KT1, đây là loại sổ mà bất cứ gia đình nào cũng có. Được hiểu là nơi thường trú lâu dài của các công dân có tên trong sổ, địa chỉ thường trú này cũng được ghi rõ trên Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân.
1.4. Ảnh sổ hộ khẩu
Sổ hộ khẩu bìa đỏ là mẫu sổ được sử dụng gần đây nhất trước khi Luật Cư trú 2020 có hiệu lực
Thời điểm trước khi có mẫu sổ hộ khẩu bìa đỏ thì có các loại sổ hộ khẩu có bìa xanh.
Bên trong sổ hộ khẩu là các trang để ghi thông tin các thành viên trong gia đình. Thông tin bao gồm: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, nghề nghiệp…
2. Cấu tạo của sổ hộ khẩu thế nào?
2.1. Kích thước sổ hộ khẩu
Sổ hộ khẩu kí hiệu là HK08, dùng theo mẫu quy định tại Thông tư 35/2014/TT-BCA được in trên khổ giấy 120mm x 165mm, in màu.
Sổ hộ khẩu gồm có 20 trang được Bộ Công An in và phát hành.
2.2. Thông tin sổ hộ khẩu
Các thông tin trong sổ hộ khẩu phải được trình bày rõ ràng, chính xác và không được tự ý tẩy xóa hay bổ sung.
- Họ tên: ghi bằng chữ in hoa, có dấu.
- Ngày tháng năm sinh: ghi theo ngày tháng dương lịch, đầy đủ 2 chữ số đối với ngày, tháng; đủ 4 chữ số đối với năm sinh.
- Chứng minh thư nhân dân/Thẻ căn cước công dân: Ghi đầy đủ chữ số có trên thẻ.
- Nơi sinh, quê quán, quốc tịch, dân tộc: ghi chính xác theo giấy khai sinh.
- Nghề nghiệp, nơi làm việc: Cần phải ghi rõ tên cơ quan, đơn vị cùng với địa chỉ trụ sở công tác.
- Địa chỉ cư trú: Cần ghi đầy đủ thông tin về số nhà, tổ, thôn, xóm, phường…
3. Sổ hộ khẩu để làm gì?
Theo nội dung trên có thể thấy, sổ hộ khẩu là công cụ để Nhà nước quản lý nơi cư trú của công dân. Mặc dù hết năm 2022 Sổ hộ khẩu không còn giá trị sử dụng. Tuy nhiên, qua những chức năng của sổ hộ khẩu trong quá trình tồn tại, có thể thấy sổ hộ khẩu đóng vai trò rất quan trọng.
Trong Sổ hộ khẩu có các thông tin về chủ hộ và các thành viên khác như họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quan hệ với chủ hộ,…
Như vậy, sổ hộ khẩu thể hiện nơi cư trú của cá nhân thường xuyên sinh sống. Trong một số trường hợp, nếu không xác định được nơi ở của công dân thì sổ hộ khẩu chính nơi cư trú người đó đang sinh sống.
Sổ hộ khẩu còn là giấy tờ quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch dân sự như thực hiện chuyển nhượng, mua bán đất.
Ngoài ra, sổ hộ khẩu giấy tờ chứng nhận, văn bản pháp lí trong trường hợp nhận thừa kế; đảm bảo thi hành án cho các trường hợp liên quan đến quyền sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất,…
Các thủ tục hành chính liên quan đến đăng kí kết hôn, hộ chiếu, chứng minh nhân dân, khai sinh, khai tử hay giấy phép kinh doanh, hồ sơ xin việc,… cũng đều cần đến hộ khẩu làm giấy tờ chứng thực.
4. Theo quy định, sổ hộ khẩu ai cấp?
Điều 24 Luật cư trú năm 2006 quy định:
1. Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân.
2. Sổ hộ khẩu bị hư hỏng thì được đổi, bị mất thì được cấp lại.
3. Bộ Công an phát hành mẫu sổ hộ khẩu và hướng dẫn việc cấp, cấp lại, đổi, sử dụng, quản lý sổ hộ khẩu thống nhất trong toàn quốc.
Về thẩm quyền cấp sổ hộ khẩu, khoản 1 Điều 21 Luật cư trú 2006 quy định người đăng ký thường trú nộp hồ sơ đăng ký thường trú tại cơ quan công an sau đây:
- Đối với thành phố trực thuộc trung ương: nộp hồ sơ tại Công an huyện, quận, thị xã;
- Đối với tỉnh: nộp hồ sơ tại Công an xã, thị trấn thuộc huyện, Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Bên cạnh đó, theo khoản 6 Điều 10 Thông tư 35/2014/TT-BCA thì 6. Trưởng Công an huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương, Trưởng Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh và Trưởng công an xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh là người có thẩm quyền ký sổ hộ khẩu.
Tuy nhiên, khi Luật Cư trú 2020 có hiệu lực từ ngày 01/07/2021 thay thế Luật Cư trú cũ thì toàn bộ thông tin của công dân trên sổ hộ khẩu sẽ được cập nhật đầy đủ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Các cơ quan công an không còn cấp sổ hộ khẩu bằng giấy từ thời điểm 01/07/2021.
5. Sổ hộ khẩu bao giờ hết hạn?
5.1. Các trường hợp bị thu hồi sổ hộ khẩu
Theo khoản 2 Điều 26 Thông tư 55/2021/TT-BCA thì cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thu hồi Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã cấp, thực hiện điều chỉnh, cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, và không cấp mới, cấp lại Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú khi công dân thực hiện một trong các thủ tục:
- Công dân đăng ký thường trú
- Có sự điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú
- Công dân thực hiện tách hộ
- Công dân xóa đăng ký thường trú
- Công dân đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú
- Thực hiện xóa đăng ký tạm trú dẫn đến thay đổi thông tin trong Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú.
5.2. Sổ hộ khẩu có giá trị sử dụng đến khi nào?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 38 Luật Cư trú 2020:
3. Kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022.
Có thể thấy từ 01/7/2021 trở đi khi người dân thực hiện một trong các thủ tục nêu trên sẽ bị thu hồi Sổ hộ khẩu giấy, không được cấp mới loại sổ này. Toàn bộ thông tin trên sổ hộ khẩu của công dân sẽ được cập nhật đầy đủ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Như vậy, Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã được cấp hiện vẫn được sử dụng, có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú đến hết 31/12/2022. Có nghĩa, thời điểm hết hạn của sổ hộ khẩu là từ 01/01/2023.
6. Sổ hộ khẩu bị thu hồi thì phải làm sao?
Khi sổ hộ khẩu bị thu hồi, nhiều người dân hoang mang không biết nên dùng loại giấy tờ nào để thay thế trong các trường hợp cần đến sổ hộ khẩu.
6.1. Giấy tờ thay thế khi sổ hộ khẩu bị thu hồi
Theo Luật Cư trú năm 2020, từ ngày 01/7/2021, tất cả thông tin liên quan đến cư trú của công dân đều được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú đồng thời được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Do đó, khi bỏ sổ hộ khẩu, công dân chỉ cần xuất trình thẻ CCCD để cơ quan có thẩm quyền tra cứu các thông tin cư trú, nhân thân.
Tuy nhiên nếu bị thu hồi sổ hộ khẩu khi làm các thủ tục quy định mà vẫn cần giấy tờ chứng minh cư trú, công dân có thể dùng “Giấy xác nhận thông tin về cư trú”
Để được cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú, công dân thực hiện theo một trong 02 cách:
Cách thứ nhất là đến trực tiếp cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước để đề nghị cấp xác nhận thông tin về cư trú (không phụ thuộc vào nơi cư trú của công dân)
Cách thứ hai là gửi yêu cầu về cư trú qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú
Thông tin cư trú bằng văn bản giấy hoặc điện tử sẽ được cơ quan có thẩm quyền sẽ xác nhận trong 03 ngày làm việc.
6.2. Thời hạn sử dụng của giấy xác nhận thông tin cư trú
Về thời hạn giấy xác nhận thông tin cư trú, khoản 2 Điều 17 Thông tư 55/2017/TT-BCA của Bộ Công an nêu rõ:
2. Nội dung xác nhận thông tin về cư trú bao gồm thời gian, địa điểm, hình thức đăng ký cư trú. Xác nhận thông tin về cư trú có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp đối với trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Cư trú xác nhận về việc khai báo cư trú và có giá trị 30 ngày kể từ ngày cấp đối với trường hợp xác nhận thông tin về cư trú. Trường hợp thông tin về cư trú của công dân có sự thay đổi, điều chỉnh và được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì xác nhận thông tin về cư trú hết giá trị kể từ thời điểm thay đổi.
Như vậy, xác nhận cư trú của công dân có giá trị trong vòng 06 tháng nếu:
+ Nơi cư trú là nơi ở hiện tại của người đó nếu người không có nơi thường trú và nơi tạm trú do không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú
+ Người không có nơi thường trú/tạm trú phải khai báo thông tin về cư trú với cơ quan đăng ký cư trú tại nơi ở hiện tại.
Nếu xác nhận thông tin thường trú hay tạm trú, giấy này chỉ có thời hạn trong vòng 30 ngày.
Trong trường hợp công dân thực hiện thay đổi, điều chỉnh thông tin về cư trú và được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu về cư trú, Giấy xác nhận thông tin về cư trú hết giá trị từ thời điểm thực hiện thay đổi.
6.3. Sổ hộ khẩu bị thu hồi làm Căn cước công dân thế nào?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 60/2021/TT-BCA, sau khi tiếp nhận đề nghị cấp CCCD của công dân, cán bộ tiếp nhận tiến hành tìm kiếm thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lập hồ sơ cấp, đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân.
Nếu chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, công dân phải xuất trình giấy tờ chứng minh khi làm CCCD gắn chíp.
Vậy nhưng tại khoản 3 Điều 38 Luật Cư trú 2020 lại quy định khi cơ quan đăng ký cư trú thu hồi Sổ hộ khẩu thì phải điều chỉnh, cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, cũng như không cấp mới, cấp lại Sổ hộ khẩu.
Do đó, nếu sổ hộ khẩu của công dân đã bị thu hồi, thông tin của công dân đã có sẵn trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì người đó vẫn làm được CCCD gắn chip.
Trên đây là giải đáp cho sổ hộ khẩu là gì? nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ 
19006192 để được hỗ trợ.
Tác giả: Bảo Hà 
