Văn bản là gì? 5 loại văn bản phổ biến nhất cần biết

Văn bản là gì là vấn đề được nhiều người quan tâm

Văn bản là một khái niệm có nhiều cách hiểu khác nhau. Tuy nhiên, chúng ta sẽ tiếp cận nghĩa đơn giản nhất. Theo đó:

Văn bản là một phương tiện giúp các chủ thể trao đổi công việc với nhau thông qua quá trình tiếp nhận, lưu giữ và truyền đạt thông tin. Những thông tin này được thể hiện dưới hình thức là chữ viết.

Văn bản là tài liệu gồm các câu từ có sự kết nối, mang nội dung thống nhất, bố cục rõ ràng và hướng đến mục đích cụ thể.

Nói cách khác, sự giao tiếp bằng ngôn ngữ của con người là yếu tố để văn bản hình thành. Chúng xuất hiện dưới dạng chữ viết trên những chất liệu khác nhau như da, bia đá, giấy, thư điện tử,...

Ngày nay, văn bản là khái niệm để chỉ các tài liệu, giấy tờ được pháp luật công nhận; được ban hành và sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp,...

Văn bản có vai trò, chức năng như thế nào?

Sau khi biết được văn bản là gì, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu thêm về vai trò và chức năng của văn bản trong xã hội.

Vai trò của văn bản

Văn bản có 3 vai trò chính, đó là:

- Vai trò đối với nhà nước:

• Bộ máy nhà nước, cụ thể hơn là các cơ quan nhà nước giữ vai trò đại diện cho chính quyền của một quốc gia. Tất cả hoạt động của các cơ quan đều được thể hiện rõ ràng qua văn bản. Có thể hiểu rằng, vai trò của văn bản chính là sự hiện diện và hành vi của chính quyền.
• Minh chứng cho tính liên tục của quốc gia cũng là một vai trò của văn bản, bởi vì cho dù bộ máy chính quyền có sự xáo trộn, thay thế thì những văn bản đã được đưa ra trước đó vẫn giữ nguyên giá trị, trừ trường hợp đặc biệt.

- Vai trò đối với các tổ chức xã hội khác ngoài nhà nước:

Giống vai trò đối với nhà nước, văn bản cũng là cơ sở để căn cứ vào đó mà một tổ chức được hình thành và phát triển. Văn bản sẽ nêu rõ phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hành cũng như công nhận mọi hoạt động của các tổ chức theo quy định của pháp luật.

- Vai trò đối với các cá nhân:

Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân đều được quy định cụ thể trong văn bản. Bên cạnh đó, văn bản còn đóng vai trò làm bằng chứng cho những hoạt động của các cá nhân đó.

Chức năng của văn bản

Văn bản bao gồm 5 chức năng chính sau:

- Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý có ở trong văn bản quy phạm pháp luật

• Chỉ những văn bản quản lý nhà nước (nhất là văn bản quy phạm pháp luật) mới có chức năng pháp lý. Nó bao gồm các quy tắc, chế độ, chính sách… để dựa vào đó các cơ quan, cán bộ nhà nước thực hiện nhiệm vụ theo luật quy định.
• Công dân được nêu rõ quyền hạn và nghĩa vụ của mình thông qua chức năng pháp lý của văn bản. Chức năng này cũng là căn cứ để quản lý bộ máy nhà nước cùng các cơ quan trong đó.

- Chức năng thông tin:

• Sự giao tiếp, trao đổi thông tin bằng ngôn ngữ của con người là yếu tố để hình thành nên văn bản. Đây là chức năng quan trọng và được nhắc đến đầu tiên, vì nhờ có nó thì các chức năng khác mới có thể tiến hành được.

• Muốn làm tốt chức năng thông tin thì trong quá trình hình thành văn bản, những tin tức tiếp nhận phải được nắm bắt nhanh chóng, có tính chính xác cao, sự chuẩn mực trong ngôn ngữ diễn đạt.

​- Chức năng quản lý:

Các hoạt động tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức như quản lý việc lập kế hoạch, triển khai thực hiện, kiểm tra và đánh giá…  đều phải dùng đến văn bản. Vậy nên, chúng là một công cụ rất hữu ích và có quyền lực trong xã hội ngày nay.

Với chức năng quản lý, văn bản tham gia vào tất cả quá trình hoạt động từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Vì thế, để làm tốt nhiệm vụ của mình, chúng phải đáp ứng được đầy đủ yêu cầu về thành phần chính, phụ và được ban hành đúng thời điểm.

- Chức năng văn hóa - xã hội

• Trong mỗi một văn bản đều tồn tại chức năng văn hóa - xã hội, được thể hiện ở việc lưu lại những giá trị về vật chất và tinh thần do con người tạo ra trong quá trình làm việc.

• Tính văn hóa của văn bản có thể được tăng thêm thông qua việc tiến hành soạn thảo một cách chỉn chu, tỉ mỉ, cẩn thận.

- ​Các chức năng khác

• Bên cạnh 4 chức năng chính nêu trên, văn bản còn có thêm những chức năng khác như chức năng sử liệu, thống kê,...

• Những chức năng này được thể hiện trong văn bản qua những con số; sự kiện; giai đoạn lịch sử quan trọng của một thời đại, quốc gia, tổ chức;...

5 loại văn bản phổ biến nhất cần biết

Ngoài việc giúp cho người đọc hiểu được văn bản là gì cũng như vai trò, chức năng của chúng trong đời sống xã hội, bài viết còn cung cấp thêm thông tin về 5 loại văn bản phổ biến nhất cần biết, đó là:

Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một loại văn bản được thấy nhiều, có tính chất quy định chặt chẽ, thường sử dụng trong hoạt động quản lý các cơ quan nhà nước.

Văn bản hành chính có 2 loại cơ bản, đó là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

Văn bản hành chính cá biệt bao gồm các quyết định tăng lương, bổ nhiệm vị trí, khen thưởng, kỷ luật, biểu dương cán bộ,... Văn bản hành chính thông thường bao gồm công văn, báo cáo, các loại giấy phép ủy nhiệm, phiếu trình,...

Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật hiểu đơn giản là luật lệ được viết ra, trình bày dưới dạng văn bản. Chúng chứa đựng những quy định, quy tắc ban hành theo đúng trình tự, thủ tục bởi các cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền nhằm điều chỉnh các vấn đề trong quan hệ xã hội.

Văn bản quy phạm pháp luật còn được gọi là văn bản pháp quy, được nhà nước quản lý và theo dõi việc thực hiện thông qua việc áp dụng các biện pháp về kinh tế, chính trị, văn hóa, pháp luật,…

Tất cả các hiến pháp, quyết định, nghị quyết, chỉ thị, thông tư, luật, pháp lệnh,... đều là những văn bản quy phạm pháp luật.

Hóa đơn

Hóa đơn là một loại văn bản được sử dụng thường xuyên, rộng rãi ở đời sống hàng ngày. Chúng luôn xuất hiện trong hoạt động kinh doanh, trao đổi, mua bán các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ.

Thông thường hóa đơn sẽ là giấy tờ theo đúng quy định của pháp luật, trình bày rõ số lượng, chủng loại hàng hóa cùng với giá tiền, được bên bán lập ra để giao cho bên mua.

Hợp đồng

Đây là một loại giao dịch, thỏa thuận bằng văn bản có sự tham gia từ hai bên trở lên để quyết định tiến hành hay hủy bỏ một việc nào đó theo quy định của pháp luật. Hợp đồng thường được sử dụng cho các dự án về xã hội hoặc kinh doanh.

Văn bằng, chứng chỉ

- Văn bằng:

• Văn bằng là một loại văn bản được sử dụng trong lĩnh vực giáo dục. Sau khi người học hoàn thành xong chương trình đào tạo và đáp ứng đủ các điều kiện để tốt nghiệp, họ sẽ nhận được giấy chứng nhận tốt nghiệp hoặc các chứng nhận về bằng cấp của mình.
• Hệ thống giáo dục Việt Nam hiện nay công nhận các loại văn bằng như: bằng tốt nghiệp THCS - THPT, bằng tốt nghiệp Trung cấp - Cao đẳng - Đại học, bằng tốt nghiệp Thạc sĩ, bằng tốt nghiệp Tiến sĩ…​

- Chứng chỉ:

• Chứng chỉ cũng là loại văn bản dùng trong giáo dục, giống với văn bằng. Sau khi học viên hoàn thành khóa học hoặc chương trình đào tạo nào đó thì sẽ được nhận chứng chỉ do cơ quan giáo dục có thẩm quyền cấp theo đúng quy chế.

• Hiện nay, chứng chỉ ngoại ngữ được nhiều người theo học nhất. Những chứng chỉ phổ biến gồm: tiếng Trung (HSK), tiếng Hàn (TOPIK), tiếng Anh (TOEIC, TOEFL, IELTS), tiếng Nhật (JLPT).

• Đối với nhiều vị trí công việc, chứng chỉ về Tin học cũng là một trong những yêu cầu cơ bản, đó là: ICDL, MOS, IC3,...

Chứng chỉ Tin học cũng là một trong những yêu cầu cơ bản đối với nhiều vị trí công việc hiện nay

Kết luận

Trên đây là những thông tin được cung cấp nhằm giúp cho người đọc hiểu rõ văn bản là gì cũng như những đóng góp của chúng trong sự phát triển của xã hội. Mong rằng qua bài viết, mọi người đều sẽ tích lũy thêm cho mình những kiến thức, kinh nghiệm để hiểu và sử dụng văn bản một cách hiệu quả nhất.