Nghị định về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước

NGHỊ ĐỊNH

CỦA HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG SỐ 45-HĐBT NGÀY 27-2-1991 VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC

HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

Để tăng cường quản lý xã hội bằng pháp luật và giúp đỡ pháp lý cho công dân, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội;
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng Bộ trưởng ngày 4 tháng 7 năm 1981;
Xét đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp,

NGHỊ ĐỊNH:

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.

Công chứng Nhà nước là việc chứng nhận tính xác thực các hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội (sau đây gọi chung là các tổ chức), góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.

Các hợp đồng và giấy tờ đã được công chứng có giá trị chứng cứ.

Điều 2. Khi thực hiện công chứng phải tuân theo các nguyên tắc, trình tự, thủ tục được quy định trong Nghị định này, các quy định khác của pháp luật và các điều ước quốc tế mà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc công nhận.

Điều 3. Tiếng nói và chữ viết dùng trong khi thực hiện công chứng là tiếng Việt; trường hợp người nước ngoài đến yêu cầu công chứng không biết tiếng Việt thì phải có phiên dịch.

Điều 4. Công chứng viên và các nhân viên khác trong phòng công chứng Nhà nước có trách nhiệm giữ bí mật về người đến yêu cầu công chứng, nội dung công chứng, những sự việc mà mình được biết có liên quan đến hoạt động nghề nghiệp.

Điều 5.

Công dân và các tổ chức có thể yêu cầu công chứng tại bất kỳ phòng công chứng Nhà nước nào, trừ các việc công chứng theo quy định của pháp luật phải thực hiện tại một phòng công chứng Nhà nước nhất định.

Các việc công chứng được thực hiên tại trụ sở của phòng công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng không thể đến trụ sở vì có lý do chính đáng.

Điều 6.

Người yêu cầu công chứng phải có đầy đủ năng lực pháp luật và năng lực hành vi theo quy định của pháp luật.

Việc công chứng được thực hiện sau khi đương sự nộp hoặc xuất trình đầy đủ các giấy tờ, tài liệu hợp pháp cần thiết.

Điều 7.

Văn bản công chứng phải được thể hiện rõ ràng và theo đúng mẫu thống nhất do Bộ Tư pháp quy định.

Hồ sơ, văn bản công chứng và sổ công chứng phải được lưu trữ, bảo quản đầy đủ, chặt chẽ, lâu dài tại phòng công chứng Nhà nước.

Điều 8.

Khi yêu cầu công chứng, công dân và các tổ chức phải nộp lệ phí công chứng.

Bộ Tư pháp cùng Bộ Tài chính quy định mức thu lệ phí đối với từng việc công chứng cụ thể.

Điều 9. Bộ Tư pháp quản lý thống nhất về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi cả nước.

Điều 10.

Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) có trách nhiệm quản lý công tác công chứng ở địa phương mình.

Giám đốc Sở Tư pháp giúp Uỷ ban Nhân dân tỉnh thực hiện các nhiệm vụ nói trên.

Chương 2:

PHÒNG CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC, CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 11.

Phòng công chứng Nhà nước là cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng ở Ngân hàng, có con dấu mang hình quốc huy.

Ở mỗi tỉnh thành lập các phòng công chứng Nhà nước.

Điều 12. Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh ra quyết định thành lập phòng công chứng Nhà nước; bổ nhiệm và miễm nhiệm các công chứng viên, Trưởng phòng công chứng Nhà nước sau khi đã thống nhất với Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Điều 13.

Phòng công chứng Nhà nước có trưởng phòng, các công chứng viên và các nhân viên khác. Trưởng phòng công chứng Nhà nước phải được chọn trong số các công chứng viên.

Biên chế của phòng công chứng Nhà nước được quyết định căn cứ vào khối lượng công việc.

Trưởng phòng công chứng Nhà nước được hưởng lương như cấp Trưởng phòng của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Công chứng viên được hưởng lương theo chế độ chuyên viên.

Điều 14. Những người có đủ các điều kiện sau đây có thể được bổ nhiệm làm công chứng viên:

1- Là công dân nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

2- Có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt;

3- Tốt nghiệp đại học pháp lý;

4- Đã làm công tác pháp luật từ 5 năm trở lên và được huấn luyện nghiệp vụ công chứng.

Công chứng viên được cấp và sử dụng thẻ công chứng viên trong khi làm nhiệm vụ.

Điều 15. Công chứng viên thực hiện các việc công chứng sau đây:

1- Chứng nhận các hợp đồng dân sự, hợp đồng kinh tế và các hợp đồng khác;

2- Chứng nhân giấy uỷ quyền;

3- Chứng nhân di chúc, chứng nhận khước từ hoặc nhường quyền hưởng di sản, chứng nhân giấy thuận phân chia di sản;

4- Chứng nhận tài sản chung của vợ chồng hoặc tài sản riêng của vợ hoặc chồng;

5- Chứng nhận kháng nghị hàng hải;

6- Chứng nhận chữ ký của người dịch giấy tờ, tài liệu;

7- Chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt và tiếng nước ngoài;

8- Nhận giữ giấy tờ, tài liệu;

9- Cấp bản sao văn bản công chứng và giấy tờ, tài liệu hiện đang lưu giữ;

10- Các việc công chứng khác do pháp luật quy định.

Điều 16. Khi thực hiện công chứng, công chứng viên có nhiệm vụ:

1- Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do đương sự nộp, xuất trình; trường hợp cần thiết phải tiến hành xác minh. Trực tiếp soạn thảo hoặc hướng dẫn cho đương sự soạn thảo hợp đồng và giấy tờ nếu họ đề nghị.

2- Trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng, đóng dấu phòng công chứng Nhà nước và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện;

3- Ghi việc công chứng đã thực hiện vào sổ công chứng;

4- Lưu giữ các văn bản công chứng;

5- Trường hợp cần thiết giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng.

Điều 17. Khi thực hiện công chứng, công chứng viên có quyền:

1- Yêu cầu đương sự nộp hoặc xuất trình đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần thiết cho việc thực hiện công chứng.

2- Yêu cầu các cơ quan Nhà nước, tổ chức khác cung cấp giấy tờ, tài liệu cần thiết để thực hiện công chứng.

3- Yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định hoặc làm tư vấn khi thấy cần thiết.

4- Từ chối thực hiện công chứng đối với các trường hợp quy định tại điều 18 của Nghị định này.

Điều 18. Công chứng viên không được thực hiện công chứng trong các trường hợp sau đây:

1- Những việc không thuộc phạm vi công chứng;

2- Những yêu cầu công chứng trái pháp luật;

3- Những việc liên quan đến bản thân mình, vợ hoặc chồng; anh chị em ruột (kể cả anh chị em vợ hoặc chồng, anh chị em nuôi), cha, mẹ (kể cả cha, mẹ vợ hoặc cha, mẹ chồng, cha, mẹ nuôi), ông bà nội, ông bà ngoại; con (kể cả con nuôi, con dâu, con rể); cháu (các con của con trai, con gái, con nuôi);

4- Những việc mà đương sự chưa nộp hoặc xuất trình đầy đủ các giấy tờ, tài liệu hợp pháp cần thiết để thực hiện công chứng.

Điều 19.

Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc Lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thực hiện các yêu cầu công chứng của công dân và tổ chức của Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của Pháp lệnh Lãnh sự và điều 15 của Nghị định này.

Người được giao thực hiện các việc công chứng của cơ quan đại diện ngoại giao hoặc Lãnh sự phải tuân theo các điều 16, 17, 18 của Nghị định này.

Các văn bản công chứng do cơ quan đại diện ngoại giao hoặc Lãnh sự thực hiện có giá trị như các văn bản công chứng ở trong nước.

Điều 20. Ở các huyện, thị xã nơi chưa có Phòng công chứng Nhà nước, Uỷ ban Nhân dân huyện, thị xã thực hiện các việc công chứng sau đây:

1- Chứng nhận hợp đồng dân sự;

2- Chứng nhận giấy uỷ quyền;

3- Chứng nhận di chúc;

4- Chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu tiếng Việt.

Điều 21.

Các việc công chứng quy định tại điều 20 được Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân huyện, thị xã giao cho một thành viên có kiến thức pháp lý cần thiết, được huấn luyện nghiệp vụ công chứng của Uỷ ban Nhân dân cấp mình thực hiện và đóng dấu Uỷ ban Nhân dân. Cơ quan tư pháp cùng cấp cử cán bộ chuyên trách công chứng giúp về nghiệp vụ để thành viên Uỷ ban Nhân dân thực hiện các việc công chứng.

Thành viên Uỷ ban Nhân dân khi thực hiện công chứng phải tuân theo các Điều 16, 17, 18 Nghị định này.

Chương 3:

TRÌNH TỰ THỰC HIỆN CÁC VIỆC CÔNG CHỨNG

Điều 22.

Chứng nhận hợp đồng dân sự, hợp đồng kinh tế và các hợp đồng khác.

Công chứng viên chứng nhận nội dung các hợp đồng dân sự, hợp đồng kinh tế và các hợp đồng khác theo quy định của pháp luật.

Việc công chứng hợp đồng chuyển giao tài sản phải được thực hiện trước khi sang tên trước bạ tài sản. Các hợp đồng chuyển giao bất động sản phải được chứng nhận tại phòng công chứng Nhà nước nơi có bất động sản đó.

Khi đến yêu cầu công chứng đương sự phải xuất trình giấy tờ xác nhận quyền sở hữu của mình đối với tài sản.

Điều 23.

Chứng nhận giấy uỷ quyền.

Người uỷ quyền phải trực tiếp đến yêu cầu công chứng.

Trong giấy uỷ quyền phải ghi rõ người uỷ quyền và người được uỷ quyền, nội dung và thời hạn uỷ quyền. Việc chấm dứt uỷ quyền trứơc thời hạn do người uỷ quyền hoặc người được uỷ quyền yêu cầu cũng phải thực hiện công chứng.

Trường hợp pháp luật quy định được uỷ quyền lại thì giấy uỷ quyền lại phải được người uỷ quyền đồng ý và cũng phải thực hiện công chứng. Giấy uỷ quyền đó phải phù hợp về nội dung và thời hạn của giấy uỷ quyền ban đầu.

Điều 24.

Chứng nhận di chúc.

Công chứng viên chứng nhận di chúc của công dân do chính họ yêu cầu, không chứng nhận di chúc thông qua người đại diện.

Trường hợp người lập di chúc yêu cầu huỷ bỏ hoặc thay đổi một phần hay toàn bộ di chúc bằng di chúc mới thì cũng thực hiện công chứng.

Điều 25.

Chứng nhận khước từ hoặc nhường quyền hưởng di sản.

Người yêu cầu chứng nhận khước từ hoặc nhường quyền hưởng di sản phải nộp đơn và các giấy tờ cần thiết khác cho phòng công chứng Nhà nước.

Sau khi xác định được việc chết của người để lại di sản, xác định đương sự là người thuộc hàng thừa kế nào, công chứng viên chứng nhận khước từ hoặc nhường quyền hưởng di sản của đương sự theo các quy định của pháp luật về thừa kế.

Điều 26.

Chứng nhận giấy thuận phân chia di sản.

Công chứng viên chứng nhận giấy thuận phân chia di sản trên cơ sở xác định việc chết và các giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản, địa điểm mở thừa kế và những người được thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật, nếu họ thoả thuận bằng văn bản về sự phân chia di sản đó.

Điều 27.

Chứng nhận tài sản chung của vợ chồng hoặc tài sản riêng của vợ hoặc chồng.

Công chứng viên chứng nhận tài sản chung của vợ chồng hoặc tách một phần tài sản trong khối tài sản chung của vợ chồng thành tài sản riêng của vợ hoặc chồng trên cơ sở đơn viết chung của vợ chồng khi quan hệ hôn nhân đang tồn tại.

Công chứng viên chứng nhận tài sản mà vợ hoặc chồng có trước khi kết hôn, tài sản được thừa kế riêng hoặc được cho riêng trong thời kỳ hôn nhân hoặc tài sản đó được nhập vào khối tài sản chung của vợ chồng trên cơ sở đơn của người có tài sản đó.

Công chứng viên phải kiểm tra giấy chứng nhận kết hôn và các giấy tờ cần thiết khác.

Điều 28.

Chứng nhận kháng nghị hàng hải.

Công chứng viên tiếp nhận bản kháng nghị hàng hải do thuyền trưởng lập nói về sự kiện xảy ra trong thời gian tầu đi trên biển hoặc trong khi tầu đỗ ở cảng.

Sau khi xem xét bản kháng nghị hàng hải, nhật ký tầu, những giải thích thêm của thuyền trưởng và có thể hỏi hai nhân chứng của tầu (một người trong ban chỉ huy tầu, một người trong đội thuỷ thủ của tầu), công chứng viên chứng nhận việc trình kháng nghị này.

Theo đề nghị của thuyền trưởng, công chứng viên yêu cầu cơ quan chuyên môn thực hiện việc giám định.

Điều 29.

Chứng nhận chữ ký của người dịch giấy tờ, tài liệu.

Việc dịch các giấy tờ, tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại; dịch từ tiếng nước ngoài này sang tiếng nước ngoài khác phải do người có đủ trình độ ngoại ngữ của các thứ tiếng đó thực hiện.

Người dịch phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch. Công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch trên bản dịch đó.

Điều 30.

Chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu.

Công chứng viên chứng nhận bản sao giấy tờ, tài liệu từ bản chính.

Công chứng viên không chứng nhận: bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung trái pháp luật hoặc không xác định rõ mục đích sử dụng; các bản sao bản án, trích lục bản án, các quyết định của các Toà án Nhân dân; các văn bản quy phạm pháp luật; các loại thẻ do cơ quan Nhà nước hoăc tổ chức xã hội cấp; các loại giấy tờ khác mà pháp luật quy định không được sao lục.

Điều 31.

Nhận giữ giấy tờ, tài liệu.

Phòng công chứng Nhà nước nhận giữ giấy tờ, tài liệu trừ các loại mà Nhà nước cấm lưu hành. Khi nhận giữ công chứng viên phải kiểm tra và ghi thứ tự các loại giấy tờ, tài liệu vào giấy nhận giữ. Giấy nhận giữ phải lập thành hai bản có nội dung như nhau, một bản giao cho người gửi và một bản lưu tại phòng công chứng Nhà nước.

Giấy tờ, tài liệu đã nhận giữ được trả lại cho người gửi hoặc cho người được uỷ quyền khi hết thời hạn nhận giữ hoặc trước thời hạn nếu đương sự yêu cầu.

Chương 4:

ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG

Điều 32.

Đương sự có quyền khiếu nại về việc từ chối thực hiện công chứng hoặc về nội dung công chứng đã làm của cơ quan công chứng. Khiếu nại được gửi cho Uỷ ban Nhân dân tỉnh để xem xét giải quyết và trả lời cho người khiếu nại; nếu không nhất trí với giải quyết của Uỷ ban Nhân dân tỉnh thì gửi khiếu nại lên Bộ Tư pháp.

Công dân và tổ chức có quyền tố cáo các việc thực hiện công chứng trái pháp luật. Các tố cáo được gửi cho Uỷ ban Nhân dân tỉnh hoặc Bộ tư pháp để xem xét, giải quyết và trả lời cho người tố cáo.

Điều 33. Công chứng viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước; người nào vi phạm pháp luật trong khi thi hành nhiệm vụ thì tuỳ theo mức độ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Điều 34. Bộ trưởng Bộ Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn thi hành Nghị định này.

Điều 35. Bộ trưởng các Bộ, Chủ nhiệm Uỷ ban Nhà nước, Thủ trưởng các cơ quan khác thuôc Hội đồng Bộ trưởng, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ương chịu trách nhệm thi hành Nghị định này.

Điều 36. Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Những quy định trước đây trái với Nghị định này đều bãi bỏ.