Văn bản hợp nhất 8023/VBHN-BTP năm 2013 hợp nhất thi việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 79/2007/NĐ-CP NGÀY 18 THÁNG 5 NĂM 2007 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, có hiệu lực kể từ ngày 28 tháng 9 năm 2008, được sửa đổi, bổ sung bởi:

Thông tư số 19/2011/TT-BTP ngày 31 tháng 10 năm 2011 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP ngày 23 tháng 9 năm 2008, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 và Thông tư số 01/2010/TT-BTP ngày 09 tháng 02 năm 2010 của Bộ Tư pháp, có hiệu lực kể từ ngày 14 tháng 12 năm 2011.

Căn cứ Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi là Nghị định số 79) như sau^[1]:

1. Việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng Tư pháp cấp huyện

a) Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Ủy ban nhân dân cấp xã;

b) Đối với các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ bằng tiếng Việt (ví dụ: Văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên người Việt Nam bằng tiếng Việt...) thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực là Phòng Tư pháp cấp huyện;

c) Đối với các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (ví dụ: Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài) thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã;

d) Đối với trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì để thuận tiện, người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong hai phương án sau đây:

- Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

- Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

đ) Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chưa bố trí đủ cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã, cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã chưa được đào tạo trung cấp pháp lý hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã chưa trang bị máy photocopy để phục vụ công tác chứng thực thì Sở Tư pháp tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao thêm cho Phòng Tư pháp cấp huyện được chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã.

2. Việc chứng thực tại huyện đảo chưa có đơn vị hành chính xã, thị trấn

Đối với huyện đảo chưa có đơn vị hành chính xã, thị trấn thì ngoài thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện theo quy định tại khoản 1 Điều 5 của Nghị định số 79, Phòng Tư pháp cấp huyện còn có thẩm quyền chứng thực tất cả các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định số 79.

3. Văn bản làm cơ sở để đối chiếu, chứng thực bản sao

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 của Nghị định số 79 thì "Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng... ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bị hỏng được cấp lại... Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:

a) Bản chính cấp lần đầu;

b) Bản chính cấp lại;

c) Bản chính đăng ký lại.

4.^[2] Chứng thực điểm chỉ

Theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện việc chứng thực chữ ký của mình trong các giấy tờ, văn bản. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ.

Khi điểm chỉ người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón tay khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón tay nào, của bàn tay nào.

Không thực hiện chứng thực điểm chỉ trong giấy tờ, văn bản tiếng nước ngoài.

5. Người dịch

Theo quy định tại khoản 1 Điều 18 của Nghị định số 79 thì người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch. Để xác định người thông thạo tiếng nước ngoài thì căn cứ vào một trong các tiêu chuẩn sau đây:

a) Người dịch có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch;

b) Người dịch có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên tại nước ngoài đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.

6. Cộng tác viên dịch thuật

Để tạo điều kiện thuận tiện cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ tìm người dịch, Phòng Tư pháp cấp huyện có thể tổ chức đội ngũ cộng tác viên dịch thuật. Người có đủ một trong các tiêu chuẩn nêu tại điểm a hoặc b khoản 5 của Thông tư này được đăng ký làm cộng tác viên dịch thuật của một hoặc nhiều Phòng Tư pháp cấp huyện trong phạm vi cả nước.

Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải ký hợp đồng dịch thuật với Trưởng phòng Tư pháp, trong đó cam kết thực hiện dịch chính xác và chấp hành nội quy dịch thuật của Phòng Tư pháp.

Danh sách cộng tác viên dịch thuật được niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người có nhu cầu dịch thuật liên hệ.

7. Về thù lao dịch thuật

Về nguyên tắc, mức thù lao dịch thuật do người yêu cầu dịch và người dịch tự thỏa thuận. Tuy nhiên, để tránh tình trạng người dịch đưa ra mức thù lao quá cao, đồng thời để tạo điều kiện cho công tác quản lý nhà nước về dịch thuật, Sở Tư pháp cần phối hợp với Sở Tài chính xây dựng biểu mức thù lao dịch thuật.

Mức thù lao dịch thuật phải được niêm yết công khai tại trụ sở làm việc của Phòng Tư pháp.

8. Việc từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng

Luật công chứng và Nghị định số 79 đã phân biệt rõ hai loại hoạt động công chứng và chứng thực, theo đó công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; còn Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, chứng thực chữ ký.

Để tạo điều kiện cho Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã tập trung thực hiện tốt công tác chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định của Nghị định số 79, đồng thời từng bước chuyển giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo đúng tinh thần của Luật công chứng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cần thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương; căn cứ vào tình hình phát triển của tổ chức hành nghề công chứng để quyết định giao các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện; trong trường hợp trên địa bàn huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì người tham gia hợp đồng, giao dịch được lựa chọn công chứng của tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn khác hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.

9. Về chế độ báo cáo

Ủy ban nhân dân các cấp phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số liệu về chứng thực theo quy định tại điểm d khoản 5 và điểm c khoản 6 Điều 20 của Nghị định số 79. Số liệu thống kê kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng 3 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo.

Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau:

a) Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã, báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Ủy ban nhân dân cấp huyện (qua Phòng Tư pháp) trước ngày 10 tháng 4; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 10 của năm;

b) Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (qua Sở Tư pháp) trước ngày 20 tháng 4; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 20 tháng 10 của năm;

c) Đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Bộ Tư pháp trước ngày 30 tháng 4; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 30 tháng 10 của năm.

10. Chế độ kiểm tra

Chế độ kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong công tác chứng thực phải được tiến hành thường xuyên, định kỳ hàng năm theo quy định tại khoản 3, điểm b khoản 5 và điểm b khoản 6 Điều 20 của Nghị định số 79.

Người thực hiện việc kiểm tra có trách nhiệm kiểm tra theo nội dung đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; sau khi kết thúc kiểm tra, phải có báo cáo kết quả kiểm tra và chịu trách nhiệm về báo cáo đó.

Ngoài ra, việc kiểm tra, thanh tra được tiến hành khi có khiếu nại, tố cáo và được giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

11. Tổ chức thực hiện^[3]

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau mười lăm (15) ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

2. Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu chứng thực và các mẫu sổ chứng thực./.

PHỤ LỤC

MẪU CHỨNG THỰC, MẪU SỔ CHỨNG THỰC
(Ban hành kèm theo Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký)

1. Mẫu chứng thực

a) Mẫu chứng thực bản sao từ bản chính

Chứng thực bản sao đúng với bản chính.

Số chứng thực ......Quyển số...SCT/BS

Ngày......tháng.....năm.......

Chủ tịch UBND............. (*)

b) Mẫu chứng thực chữ ký

Chứng thực ông/bà...................................

CMND/HC số........... , cấp ngày........ tại...........

đã ký trước mặt tôi.

Số chứng thực ........... Quyển số .... SCT/CK.

Tại.................. , ngày...... tháng ..... năm......

Chủ tịch UBND............. (*)

c) Mẫu chứng thực điểm chỉ

Chứng thực ông/bà...................................

CMND/HC số........... , cấp ngày........ tại...........

đã điểm chỉ trước mặt tôi bằng ngón.... của bàn tay....

Số chứng thực ........... Quyển số .... SCT/CK.

Tại.................. , ngày...... tháng ..... năm......

Chủ tịch UBND............. (*)

Chú thích:

- (*) Nếu Phó Chủ tịch ký chứng thực thì ghi là Phó Chủ tịch, nếu là Trưởng Phòng tư pháp, Phó Trưởng phòng Tư pháp thì ghi tương ứng là Trưởng Phòng tư pháp, Phó Trưởng phòng Tư pháp.

- Khi chứng thực chữ ký của người dịch thì người dịch phải ghi cam đoan vào phần cuối của bản dịch như sau:

Tôi...................................

CMND/HC số........... , cấp ngày........ tại...........

cam đoan đã dịch chính xác giấy tờ/văn bản này

từ tiếng...... sang tiếng.......

Ngày...... tháng..... năm......

Người dịch

- Mẫu chứng thực có thể được khắc trên dấu; đối với các địa phương đã khắc dấu mẫu chứng thực đầy đủ nội dung theo quy định của Nghị định số 79 thì vẫn tiếp tục được sử dụng.

2. Mẫu sổ chứng thực

a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính

b) Sổ chứng thực chữ ký, điểm chỉ

Chú thích: Trường hợp chứng thực chữ ký của người dịch thì trong cột “Ghi chú” (5) phải ghi thêm “chữ ký của người dịch".

^[1] Thông tư số 19/2011/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP ngày 23 tháng 9 năm 2008, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 và Thông tư số 01/2010/TT-BTP ngày 09 tháng 02 năm 2010 của Bộ Tư pháp có căn cứ ban hành như sau:

“Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Thực hiện Nghị quyết số 52/NQ-CP ngày 10 tháng 12 năm 2010 của Chính phủ về đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp, Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP, Thông tư số 03/2008/TT-BTP và Thông tư số 01/2010/TT-BTP như sau:”

^[2] Khoản này được sửa đổi theo quy định tại Điều 2 của Thông tư số 19/2011/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP ngày 23 tháng 9 năm 2008, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 và Thông tư số 01/2010/TT-BTP ngày 09 tháng 02 năm 2010 của Bộ Tư pháp, có hiệu lực kể từ ngày 14 tháng 12 năm 2011.

^[3] Điều 4 của Thông tư số 19/2011/TT-BTP sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP ngày 23 tháng 9 năm 2008, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 và Thông tư số 01/2010/TT-BTP ngày 09 tháng 02 năm 2010 của Bộ Tư pháp, có hiệu lực kể từ ngày 14 tháng 12 năm 2011 quy định như sau:

“Điều 4. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 14 tháng 12 năm 2011.

Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Giám đốc các Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Tư pháp để nghiên cứu giải quyết.”