Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 thì công ty cổ phần phải lưu giữ sổ đăng ký cổ đông:

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;”

Ngoài ra, khoản 1 và khoản 3 Điều 121 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 còn quy định về việc lưu giữ sổ đăng ký cổ đông như sau:

“Điều 121. Sổ đăng ký cổ đông

1. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.

[…]

3. Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán.”

Như vậy, pháp luật hiện hành quy định công ty cổ phần có trách nhiệp phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông của công ty tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp công ty cổ phần không thực hiện lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông theo quy định thì bị coi là vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điểm đ Khoản 2 và Điểm g Khoản 3 Điều 34 Nghị định số 50/2016/NĐ-CP, cụ thể như sau::

"Điều 34. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

[…]

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

[…]

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

[…]

3. Biện pháp khắc phục hậu quả:

[…]

g) Buộc lưu giữ tài liệu theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này."

Như vậy: Trường hợp doanh nghiệp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. Ngoài ra, còn buộc phải lưu giữ tài liệu theo quy định.

Do đó: Đối với trường hợp công ty cổ phần không lưu giữ sổ đăng ký cổ đông tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán thì bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng và buộc phải lưu giữ sổ đăng ký cổ đông theo quy định.