. Ví dụ: Trong Sở Thông tin và Truyền thông nhiều cán bộ, công chức có cùng tên là Nguyễn Văn An thì tài khoản được đặt theo thứ tự ưu tiên là: annv.stttt@quangbinh.gov.vn (nếu là cán bộ, công chức có cấp bậc, chức vụ lãnh đạo); annv1.stttt@quangbinh.gov.vn, annv2.stttt@quangbinh.gov.vn, annv3.stttt@quangbinh.gov.vn... (đối với các trường hợp khác).
1. Trong trường hợp có nhu cầu cấp lại mật khẩu và hỗ trợ kỹ thuật, các cá nhân, đơn vị có thể gửi văn bản đề nghị hoặc liên hệ trực tiếp theo số điện thoại đường dây nóng hoặc địa chỉ thư điện tử tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ (các thông tin này được đăng tải chính thức trên trang web https://mail.quangbinh.gov.vn).
2. Căn cứ theo yêu cầu đề nghị, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tiến hành xác thực thông tin. Sau khi đã có đầy đủ thông tin Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tiến hành cài đặt lại mật khẩu và thực hiện việc phúc đáp cho đơn vị, cá nhân yêu cầu trong thời hạn 02 ngày làm việc.
3. Sau khi nhận được phản hồi từ Sở Thông tin và Truyền thông, người sử dụng phải tiến hành đăng nhập hệ thống và thực hiện ngay việc thay đổi mật khẩu mới.
1. Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân có yêu cầu chấm dứt hoạt động của hộp thư điện tử công vụ đã đăng ký, đơn vị trực tiếp quản lý hộp thư gửi danh sách và yêu cầu cụ thể bằng văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông. Sau khi có đầy đủ thông tin, trong thời hạn 05 ngày làm việc, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ gửi văn bản phúc đáp đơn vị đề nghị.
2. Trong trường hợp các tổ chức, đơn vị, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử công vụ không đúng mục đích, không tuân thủ các quy định về an toàn, an ninh thông tin và các hộp thư được cấp sau 03 tháng không đăng nhập, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ chủ động tạm dừng hoạt động đối với hộp thư điện tử công vụ của tổ chức, đơn vị, cá nhân và gửi thông báo cho tổ chức, đơn vị, cá nhân vi phạm.
1. Mật khẩu phải chứa ít nhất 14 ký tự đối với mật khẩu mức quản trị hệ thống và phải chứa ít nhất 7 ký tự đối với mật khẩu người sử dụng.
2. Mật khẩu phải bao gồm tối thiểu ba trong bốn loại ký tự sau: chữ thường, chữ in hoa, chữ số và các ký tự đặc biệt.
3. Mật khẩu ở mức quản trị hệ thống phải được thay đổi tối đa 01 tháng một lần.
4. Không sử dụng cùng một mật khẩu cho các tài khoản quản trị khác nhau của hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình.
Dung lượng tối đa của mỗi hộp thư điện tử công vụ là 2 Gigabyte (trừ một số trường hợp đặc biệt do Uỷ ban nhân dân tỉnh Quyết định), dung lượng tập tin đính kèm tối đa của mỗi thư là 20 Megabyte.
Chương III
1. Hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong cơ quan, đơn vị sử dụng.
2. Trong phạm vi nội bộ từng cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định cụ thể việc sử dụng và chấp hành thông tin được gửi, nhận qua hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị và xem đó như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
3. Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị cho Thủ trưởng mới.
1. Tất cả cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị phải thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử công vụ để giao dịch trao đổi công việc. Hộp thư điện tử phải được công khai để thuận tiện cho việc trao đổi, thông tin liên lạc trong công việc và tiếp nhận thông tin, trả lời công dân.
2. Khuyến khích ứng dụng chữ ký số trong việc trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.
3. Trong trường hợp chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị khác thuộc tỉnh thì phải báo cho cán bộ chuyên trách Công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị cũ biết để thay đổi hộp thư điện tử cá nhân theo quy định tại (Khoản 1, Điều 4 của Quy chế này).
1. Đối với hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị (hoặc người được ủy quyền) phải kiểm tra hộp thư điện tử tối thiểu 4 lần trong ngày làm việc (đầu, cuối giờ buổi sáng và đầu, cuối giờ buổi chiều); Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm nếu để tình trạng thiếu thông tin do không sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị.
2. Đối với hộp thư điện tử công vụ cá nhân: Người dùng phải thường xuyên kiểm tra hộp thư của mình để xử lý kịp thời thư điện tử gửi đến.
1. Các thông tin có nội dung xấu gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc.
2. Tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác do pháp luật quy định.
3. Đưa thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của công dân.
4. Quảng cáo, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ bi cấm; truyền bá tác phẩm báo chí, văn học, nghệ thuật, xuất bản phẩm bị cấm.
5. Phát tán virus máy tính thông qua hộp thư điện tử của cá nhân mình vào hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.
6. Truy nhập vào hộp thư của người khác và để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.
7. Phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua hộp thư điện tử của mình.
8. Sử dụng các hộp thư điện tử công cộng để trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị trên môi trường mạng.
Chương IV
SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ
1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.
2. Tuyên truyền nâng cao nhận thức về việc sử dụng thư điện tử công vụ trong công việc cho cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lý.
3. Chỉ đạo việc quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin chuyển, nhận qua hệ thống thư điện tử theo quy định tại Quy chế này.
4. Đăng tải danh bạ thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị, hộp thư của cán bộ, công chức trên Cổng/Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị mình.
5. Báo cáo về cơ quan quản lý hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình (Sở Thông tin và Truyền thông) về thay đổi nhân sự có đăng ký sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong trường hợp có cán bộ không có nhu cầu sử dụng hộp thư điện tử công vụ (nghỉ hưu, chuyển công tác,…)
6. Định kỳ 6 tháng một lần báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện Quy chế này (qua Sở Thông tin và Truyền thông).
1. Thường xuyên kiểm tra, sử dụng hộp thư điện tử để phục vụ công việc theo Điều 12 Quy chế này; chịu trách nhiệm về các nội dung thông tin gửi, nhận qua hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân.
2. Bảo vệ thông tin cá nhân của hộp thư điện tử công vụ, không cung cấp mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào hệ thống thư điện tử công vụ cho người khác; không truy nhập vào hộp thư điện tử công vụ của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử công vụ của mình. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp mật khẩu mới.
3. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư có chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước phải kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi phát hiện tài liệu mật phải thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông và cơ quan nơi gửi đi tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ; đồng thời báo cáo cơ quan chức năng phối hợp đánh giá mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu mật để có biện pháp khắc phục.
4. Khi phát sinh lỗi hoặc sự cố trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo với cán bộ đầu mối phụ trách công nghệ thông tin của đơn vị mình để đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục và sửa chữa.
Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan quản lý, vận hành hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Quảng Bình, có trách nhiệm:
1. Cung cấp hộp thư điện tử công vụ cho các đối tượng quy định tại Khoản 2 Điều 1, Quy chế này.
2. Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố để hệ thống thư điện tử công vụ vận hành thông suốt, liên tục 24/7.
3. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử công vụ theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, đơn vị được cấp hộp thư.
4. Ngăn chặn thư rác và các thư điện tử công vụ có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ.
5. Thực hiện chế độ lưu trữ dự phòng dữ liệu hệ thống thư điện tử công vụ.
6. Tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh phát triển, nâng cấp hệ thống thư điện tử công vụ; tích hợp và triển khai ứng dụng chữ ký số và chứng thực chữ ký số vào việc gửi/nhận văn bản trên môi trường mạng thay cho văn bản giấy tờ thông thường.
7. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị nhằm khai thác, sử dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ.
8. Hàng năm lập dự toán kinh phí phục vụ quản lý, duy trì, vận hành và nâng cấp hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh, gửi Sở Tài chính thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
9. Tổ chức theo dõi, thanh tra, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị sử dụng thư điện tử công vụ theo Quy chế này; định kỳ báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh tình hình triển khai của cơ quan, đơn vị, cá nhân; xử lý hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.
Tham mưu, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm cho công tác quản lý, duy trì, vận hành và kinh phí nâng cấp, mở rộng hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
Tham mưu, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh đưa việc ứng dụng thư điện tử công vụ vào tiêu chí thi đua hàng năm và lồng ghép vào chỉ tiêu đánh giá chỉ số cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức tại cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
Chương V
1. Hàng năm hoặc đột xuất, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh hình thức khen thưởng đối với những cơ quan, đơn vị và cá nhân ứng dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử công vụ.
2. Việc sử dụng thư điện tử công vụ tại các cơ quan, đơn vị, cá nhân là tiêu chí đánh giá khi bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm.
3. Các hành vi vi phạm Quy chế này phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.